3. Arkistojen vastaanottaminen, järjestäminen ja luettelointi
Tässä luvussa tarkastellaan arkistojen vastaanottamista, järjestämistä ja luettelointia. Mikä on alkuperäperiaate ja miksi sitä pitää noudattaa, kun otetaan vastaan, rajataan, nimetään sekä järjestetään ja luetteloidaan arkistoja? Mistä kaikesta pitäisi puhua luovuttajan kanssa ennen kuin arkisto otetaan vastaan? Miksi vastaan otettavista yksityisarkistoista laaditaan luovutussopimus, ja mitä sen pitäisi sisältää?
Lisäksi tarkastellaan konkreettisen vastaanottamisen jälkeisiä toimia kotiseutuarkistossa: Miksi arkistot on luetteloitava, kuvailtava ja kunnostettava? Millä perusteella seulotaan ja hävitetään se osa aineistoa,
jota ei ole tarpeen säilyttää?
3.1. Alkuperäperiaate ja arkiston nimeäminen
Jokainen arkisto on kokonaisuus ja jokaisella asiakirjalla on paikkansa
Arkiston ja kokoelman nimeäminen
3.2. Luovutusneuvottelut, luovutussopimus ja luovutuksen vastaanottaminen
Luovutuksia koskevat linjaukset ja luovutusneuvottelut
Luovutussopimus
Luovutuksen vastaanottaminen ja luovuttajalle koituvat kustannukset
Liite: Luovutussopimusmalli
3.3. Arkistoluettelon laatiminen ja arkiston kunnostaminen
Yksityiskohtaisesta inventointitasoiseen luettelointiin
Konkreettinen luettelointi
Aineiston kunnostaminen
Seulonnan tarve
Seulontaohjeet perustana
Perusteita, joita ei voi käyttää seulonnalle ja hävittämiselle
Seulotun aineiston hävittäminen
Tähän lukuun liittyvät liitteet:
Luovutussopimusmalli (mallipohja)
Esimerkkejä luovutussopimuksen soveltamisesta
Arkistoluetteloesimerkki 1
Arkistoluetteloesimerkki 2
Arkistoluetteloesimerkki 3
