3.4. Seulonta ja hävittäminen
Seulonnan tarve
Sen enempää kaiken analogisen kuin sähköisenkään asiakirjallisen tiedon säilyttäminen ei ole tarpeen: asiakirjat voivat sisältää vähämerkityksellistä tarpeetonta tietoa. Tällainen tieto seulotaan, toisin sanoen erotetaan tällaiset asiakirjat pysyvästi säilytettävän joukosta, ja hävitetään.
Ennakkoseulonnan puuttuminen analogisessa tai varhaisvaiheen sähköisessä yhdistysten, yritysten jne. arkistonmuodostuksessa heijastuu kotiseutuarkiston toimintaan. Vähämerkityksellisiä asiakirjoja ei ole tällöin alun perin sijoitettu erilleen merkittävistä asiakirjoista helposti seulottaviksi ja hävitettäviksi säilytysajan päätyttyä. Tämän seurauksena joko luovuttaja tai viimeistään kotiseutuarkisto seuloo taannehtivasti sekä analogisen että sähköisen aineiston.
Viimeistään arkistotilan täyttyminen pakottaa kiinnittämään huomiota analogisen asiakirja-aineiston seulontaan. Koska asianmukainen arkistotila on sitä koskevien erityisvaatimusten vuoksi kallista tilaa, sitä ei kannata alun perinkään täyttää vähämerkityksellisellä aineistolla. Vastaavasti tärkeä sähköinen tieto hautautuu vähämerkityksellisen sähköisen tietomassan sekaan.
Kun kehityksen myötä sähköinen säilyttäminen halpenee, voisi ajatella seulonnan merkityksen häviävän. Tiedonhakijaa ilahduttaa kuitenkin olennaisen tiedon löytyminen, ei mahdollisimman suuri, runsaasti vähämerkityksellistä tietoa sisältävä osumien määrä. Merkityksettömän tiedon säilyttäminen tuhlaa lisäksi voimavaroja globaalisti kestävän kehityksen vastaisesti.
Seulontaohjeet perustana
Seulonta tai hävittäminen eivät perustu mielijohteisiin, tunnearvoon tai suojelunhaluun. Ne perustuvat paitsi lainsäädäntöön (esimerkiksi kirjanpitolaki 1336/1997) myös seulontaohjeisiin.
Kotiseutuarkistossa voidaan soveltaa esimerkiksi Kansallisarkiston ja Liikearkistoyhdistyksen yksityisarkistojen seulontaohjeita. Näitä laadittaessa on otettu huomioon lainsäädännön ja arkistot tuottaneiden toimijoiden oman toiminnan vaatimusten ohella arkistoihin sisältyvien tietojen merkitys tutkimuksen tiedonlähteenä. Näihin tukeutuminen sekä säästää aikaa että tukee kotiseutuarkiston toimintaa, mm. luovuttajien neuvontaa. On myös mahdollista selvittää jälkikäteen kotiseutuarkiston menettelyjä ja niiden taustoja. Sovellettavat seulontapäätökset sisällytetään kotiseutuarkiston ohjeistukseen.
Kotiseutuarkistoon saatetaan tarjota muualla säilytettävän arkistoaineiston kopioita. Esimerkiksi sukututkimusta harrastaneen henkilöarkistossa voi olla kopioita seurakuntien väestörekisteriasiakirjoista. Näiden säilyttäminen – ainakin suuressa määrin ja ilman henkilön merkintöjä – on kaksinkertaista säilyttämistä, koska alkuperäisasiakirjat löytyvät muusta arkisto-organisaatiosta.
Toisinaan voi olla tarpeen selvittää tilannetta tarkemmin. Jos tarjotussa arkistossa on esimerkiksi 1970-1980-luvuilla nauhoitettuja maakuntaradion ohjelmia, teknisesti kuunneltavissa ja digitoitavissa olevat nauhoitteet kannattaa säilyttää, koska näitä ohjelmia on Yleisradiossa säilynyt vain satunnaisesti. Näiden säilyminen tosin edellyttää laadukasta digitointia.
Tarvittaessa kotiseutuarkisto voi antaa luovuttajan käyttöön listan yhdistysten, seurojen, yritysten yms. asiakirjoista, jotka voidaan seuloa ja hävittää ja jotka tulee säilyttää. Yleensä voidaan seuloa ja hävittää seuraavat asiakirjat:
- erilaiset tilapäistä merkitystä omaavat tiedustelut, ilmoitukset, kokouskutsut
- rutiininomaiset saapuneet kirjeet ja sähköpostiviestit; saapuneet kiertokirjeet, yleiskirjeet, lähetekirjeet (nämä säilyvät lähettäjien arkistoissa); tiedoksi saapuneet jäljennökset yms.
- tarjoukset tavanomaisista kulutustavaroista
- tilaukset ja lähetysluettelot
- kaksoiskappaleet ts. kopiot, lopullista valmista asiakirjaa edeltäneet versiot
- vähimmäissäilytysaikaa vanhemmat tilitositteet
- kirjekuoret
- lukukelvottomat tiedostot
- saapuneet mainokset ja julkaisut
- epäonnistuneet valokuvat
Jos juuri mitään muuta aineistoa ei ole säilynyt tai jos aineisto liittyy poikkeusaikoihin, kuten sotavuosiin, edellä luetteloituja määräajan säilytettäviä aineistoja voidaan jättää seulomatta.
Pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja ovat pääsääntöisesti arkiston muodostaneen toimijan itse laatimat asiakirjat kuten
- diaarit eli kirjepäiväkirjat
- luettelot, esimerkiksi jäsenluettelot
- pöytäkirjat
- kirje- ja päätöstoisteet
- tilinpäätökset ja talousarvioesitykset
- vuosikertomukset
- rekisteriasiakirjat (perustaminen ja lopettaminen, nimenmuutokset yms yhdistysrekisteriin ilmoitetut), säännöt, historiikit
- tilastot, tutkimukset, selvitykset
- kartat, piirustukset, valokuvat, AV-aineistot
Henkilö-, perhe- ja sukuarkistoihin edellä esitetyt listat soveltuvat huonosti. Näitä arkistoja on yleensä syytä seuloa varovaisesti. Tilapäisluonteiset muistilaput, vähämerkitykselliset viestit ja kirjekuoret lienevät tavallisimpia hävitettäviä. Henkilö-, perhe- ja sukuarkistojen luovuttajaa neuvottaessa otetaan huomioon, että aineiston tunnearvo saattaa vaikuttaa luovuttajan ratkaisuihin. Tunnearvo ei ole peruste säilyttämiselle.
Henkilöarkistoihin saattaa sisältyä potilasasiakirjoja. Jos näitä poikkeuksellisesti päädytään ottamaan vastaan, peruste kirjataan luovutussopimuksen liitteeseen. Vasta arkiston järjestämisvaiheessa näihin törmättäessä on suositeltavaa seuloa ja hävittää nämä, jolloin kotiseutuarkisto välttää tältä osin salassapitovastuun. Potilastietojen lakisääteinen säilyttämisvastuu on terveysalan toimijoilla.
Sähköisen aineiston seulonta hoidetaan vastaanottovaiheessa, jolloin se on mahdollista ja vähemmän työlästä kuin myöhemmin. Periaatteessa hybridiarkistoissa, ts. osin analogisissa ja osin sähköisissä arkistoissa, noudatetaan samoja seulontaohjeita, jotka on päivitetty sisältämään myös sähköiset asiakirjat.
Kotiseutuarkiston ohjeissa linjataan periaatteet ja luovutussopimusneuvotteluissa sovitaan, mitä luovuttaja seuloo ennen luovutusta. Kotiseutuarkisto säästää näin vastaavat säilytys-, työ- ja hävittämiskustannukset.
Perusteita, joita ei voi käyttää seulonnalle ja hävittämiselle
Tilapula, nykyhetken kiinnostus tai median korvaava tieto eivät ole perusteita seuloa ja hävittää: Seulontaa tai arkiston häviämistä ei voi perustella kotiseutuarkiston tilapulalla, koska seulontaohjeissa ei tällaista perustetta ole ja koska välittömässä tuhoutumisvaarassa olevan merkittävän arkiston tarjoaja voidaan ohjata toisen arkisto-organisaation puoleen. On ongelmallista perustella seulontaa nykyhetken kiinnostuksella, koska kiinnostuksen kohteet muuttuvat ajan kuluessa. Ongelmallista on myös vedota tietoon sanomalehdissä, yleisissä tietoverkoissa tai kirjoissa. Tämä ei korvaa asiakirjallista tietoa.
Seulonta ja hävittäminen ei voi perustua haluun poistaa kiusallisiksi tms. koettuja tietoja arkistosta. Tämän ns. eettisen seulonnan sijaan ratkaisuna ovat käyttörajoitukset: joko lainsäädäntö estää tai luovutussopimuksin estetään tiedon päätyminen muille kuin käyttöoikeutetuille. Lopulta aika hoitaa ongelman, sillä ikuisesti salattavaa tietoa ei ole. Eettisellä seulonnalla menetetään arkistojen perustehtävän vastaisesti mahdollisuudet selvittää, mitä oikeasti tapahtui, ja estetään eettisen seulonnan kohteiden äänen kuuluminen.
On väärinkäsitys, että tietosuojalainsäädäntö velvoittaisi kaiken eläviä henkilöitä koskevan henkilötiedon hävittämiseen ennen luovutusta arkistoon tai että salassa pidettävä tieto olisi hävitettävä ennen luovutusta arkistoon. Henkilötietojen minimointivaatimus ei edellytä kaiken henkilötiedon hävittämistä, vain tarpeettoman määräajan säilytettävän henkilötiedon seulontaa arkistoon luovutettaessa. Salassa pidettävät tiedot puolestaan pidetään salassa lainsäädännön tai luovutussopimuksen edellyttämän ajan. Nämä eivät ole perusteita hävittää asiakirjoja, jotka ovat inhimillisesti ikuisesti säilytettäviä arkistojen perustehtävän ja tutkimuksen ja muiden tietoja tarvitsevien näkökulmasta. Jos arkistoissa säilyisi henkilötietojen sijaan vain tilastollisista, määrällistä henkilötietoa, se riittäisi vain pienelle osalle tiedon tarvitsijoista sekä kaventaisi tutkimusmahdollisuuksia ja typistäisi muodostuvaa kuvaa menneisyydestä.
Periaatteessa kotiseutuarkisto ei hävitä sille luovutettuja kokonaisia arkistoja. Jos on otettu vastaan kopio muussa arkistossa säilytettävästä tai luovuttajan hallussa olevasta alkuperäisaineistosta, se voidaan tulkita kaksoiskappaleena hävitettäväksi. Kyse voi olla myös väärin arkistoksi aikoinaan nimetystä aineistosta, joka ei arkistoteoreettisesti ole arkisto.
Analoginen arkisto voidaan hävittää kokonaan, jos taannehtivan digitoinnin jälkeen säilytetään pelkkä digitaalinen ilmentymä. Tämä ei ole vielä arkipäivää monissa kotiseutuarkistoissa, joissa ei ole taloudellisia mahdollisuuksia ottaa vastaan ja säilyttää sähköisiä arkistoja sekä hoitaa tietopalvelua asianmukaisesti mm. digitoinnille ja sähköiselle tietojärjestelmälle asetettavien vaatimusten vuoksi.
Peruste sähköisen arkiston häviämiselle ei voi olla tietojärjestelmän teknisen tuen loppuminen tai muu olennaisesti tiedon säilymiseen tai kustannuksiin vaikuttava syy. Jos harkitaan muun kuin arkistoille kehitetyn sähköisen tietojärjestelmän käyttämistä, tulee ottaa huomioon mm. asiakirjallisen tiedon luonne, tietosuojavaatimukset, ja tarve säilyttää tieto inhimillisesti katsoen ikuisesti. Näistä ei voi tinkiä. Kotiseutuarkistossa kannattaa ennakoida myös, että muut kuin arkiston tarpeet ovat ratkaisevampia tällaista tietojärjestelmää kehitettäessä.
Seulotun aineiston hävittäminen
Kotiseutuarkisto ylläpitää hävitysluetteloa. On tärkeää säilyttää kotiseutuarkistoa itseään ja asiakkaita varten tieto siitä, mistä arkistoista, mitä, milloin ja mihin perustuen on hävitetty. Hävittämistä ei voi perua, ja se vaikuttaa arkistoihin ja siten niiden käyttömahdollisuuksiin.
Hävitysluetteloon, joka säilytetään kotiseutuarkiston ”virka-arkistossa”, merkitään kronologisesti,
- minkä arkiston hävitettävää asiakirja-aineistoa on seulottu ja
- mihin seulontaohjeeseen perustuen ja
- milloin ja miten asiakirjat on konkreettisesti hävitetty.
Hävittämistä odottavat asiakirjat säilytetään sivullisten ulottumattomissa. Ei ole asiallista viedä hävitettäviä asiakirjoja vihreisiin paperinkeräyslaatikoihin tai käyttää tyhjää puolta muistiinpano- tai piirustuspaperina, vaikka hävitettävät asiakirjat eivät olisi salassa pidettäviä tai sisältäisi henkilötietoja.
Asiallista on sen sijaan
- silputa,
- polttaa tai
- suuria määriä tuhottaessa luovuttaa ne paperikeräystä hoitavalle firmalle, joka sitoutuu tietoturvalliseen hävittämiseen sekä
- tuhota sisällöltään ja fyysisesti käytöstä poistettavat kovalevyt ja muistitikut.
Kannattaa tarvittaessa selvittää yhteistyömahdollisuudet kunnan keskusarkiston kanssa.
