7. Sanasto
Tässä ohjeistuksessa käytetyt käsitteet (esimerkiksi asiakirja) perustuvat ohjeistuksen laatimisaikana voimassa olleisiin säädöksiin.
Vaikka arkistolaki ei koske kotiseutuarkistoja, siinä määritellään keskeisiä kaikissa arkistoissa tarvittavia käsitteitä. Puolestaan tietosuojalainsäädäntö koskee kaikkia arkistoja. Jos kotiseutuarkistossa ei piitata arkistoterminologiasta, arkisto-organisaatioiden välinen keskustelu ja yhteinen ymmärrys, yhteiset päämäärät sekä arkistotoiminnan kehityksen seuraaminen on haasteellista ja muiden arkistojen näkökulmasta herää kysymyksiä kotiseutuarkiston asiallisesta toiminnasta.
ABC-kaava ks. arkistokaava
Alkuperäperiaate = kansainvälisesti noudatettava arkistoteoreettinen perusperiaate, jonka mukaan jokaisen toimijan arkisto on oma kokonaisuutensa ja jokaisella yksittäisellä asiakirjalla on arkistossaan oma paikkansa
Alkuperäinen käyttötarkoitus = tietosuojalainsäädännössä käytetty termi, jolla tarkoitetaan asiakirjan säilyttämistä sen aikaa, kun sitä tarvitaan sitä tarkoitusta varten, jonka vuoksi se on alun perin laadittu tai saapunut; alkuperäisen käyttötarkoituksen jälkeen elävien henkilötietoja sisältävät henkilörekisterit tai sähköiset asiakirjat joko hävitetään tai arkistoidaan eli luovutetaan arkistoon
Analoginen = analogiatekniikkaan perustuva digitaalisen vastakohtana; tässä oppaassa analoginen-termiä on käytetty em. merkityksessä, joten sillä viitataan paitsi paperiasiakirjoihin, myös valokuviin, karttoihin ja piirustuksiin, AV-aineistoihin jne.
Arkaluonteiset henkilötiedot ks. erityiset henkilötietoryhmät
Arkisto = termillä arkisto on kolme merkitystä eli sillä voidaan viitata
- organisaatioon: esimerkiksi Kansallisarkisto tai kotiseutuarkisto
- aineistokokonaisuuteen: tietyn toimijan toiminnan tuloksena kertynyt asiakirjojen kokonaisuus on kyseisen toimijan arkisto
- tilaan: asiakirja-aineistoja säilytetään arkistossa eli säilymisen turvaavassa arkistotilassa; myös sähköisen aineiston ns. pitkäaikaissäilytysjärjestelmää voidaan nimittää arkistoksi
Arkistointi = termi, jolla on eri merkitys arkisto- ja tietosuojalainsäädännössä:
- arkistolain mukaan tarkoittaa asiakirjan liittämistä arkistoon, ts. sen toimijan arkistoon, jonne se on päätynyt tehtävänsä täytettyään
- tietosuojalainsäädännössä tarkoittaa arkiston luovuttamista arkistoon
Arkistokaava = arkiston pysyvästi säilytettävien asiakirjojen luokitusjärjestelmä, joka esittää arkiston rakenteen ja jossa (kirjain- ja) numerotunnuksin osoitetaan, mihin sarjoihin (ja alasarjoihin) ja yksiköihin asiakirjat kuuluvat
Arkistoluettelo = luettelo tietyn arkiston sisältämistä sarjoista ja näihin sisältyvistä yksiköistä. Luettelon avulla hallitaan arkistokokonaisuutta ja asiakas voi tilata käyttöönsä asiakirjoja kotiseutuarkiston tutkijasaliin
Arkistoteoria = Arkistojen toiminta perustuu aina näkemyksiin siitä, miten ja miksi tulee toimia. Arkistoteorian avulla selvitetään näkemykset ja niiden taustat ja juuret ja voidaan nousta konkreettisista yksittäistapauksista yleiseen.
Ennakkoseulonta ks. seulonta
Erityiset henkilötietoryhmät = vuonna 2018 voimaan tulleen tietosuojalainsäädännön termi aiemassa laissa käytetylle arkaluonteisille henkilötiedoille, joita ovat
- rotu tai etninen alkuperä,
- poliittiset mielipiteet
- uskonnollinen tai filosofinen vakaumus
- ammattiliiton jäsenyys
- geneettisten tai biometristen tietojen käsittely henkilön yksiselitteistä tunnistamista varten
- terveyttä koskevat tiedot
- seksuaalista käyttäytymistä ja suuntautumista koskevat tiedot
Tässä ohjeessa käytetään ilmaisua arkaluonteinen henkilötieto, koska se kuvaa asiaa paremmin ja on luontevammin muistettava kuin tietosuojalainsäädännössä käytetty termi ”erityinen henkilötietoryhmä”.
Henkilörekisteri = mikä tahansa jäsennelty henkilötietoa sisältävä tietojoukko, josta tiedot löytyvät tietyin perustein, olipa tietojoukko keskitetty, hajautettu tai toiminnallisin tai maantieteellisin perustein jaettu
Henkilötieto = tieto, jonka avulla elävä henkilö joko tunnistetaan tai voi olla tunnistettavissa; esimerkiksi nimi, osoite, ip-osoite (=tietokoneen tekninen osoite), henkilötunnus, kulttuurinen profiili, sormenjälki kuvana, terveystiedot, sähköpostiosoite, verkkotunnistetiedot, luottokortin numero, sijaintipaikka ja joissain tapauksissa myös puhelinnumero tai auton rekisterinumero.
Hyllymetri = arkistojen laajuutta ilmaiseva mitta, joka tarkoittaa sitä hyllytilaa, jonka arkisto täyttää
Hävittäminen = määräajan säilytettävien, seulottujen asiakirjojen tuhoaminen
Ilmentymä = asiakirjan toinen, alkuperäisen kanssa yhdenvertainen kappale. Esimerkiksi digitoitu asiakirja on yhdenvertainen alkuperäisen analogisen asiakirjan kanssa, jos digitointi on teknisesti toteutettu vaatimukset täyttäen ja laatu varmistaen, jolloin voidaan tulkita digitaalinen ilmentymä todistusarvoltaan vastaavaksi alkuperäisen ilmentymän kanssa. Tämä mahdollistaa alkuperäisen ilmentymän hävittämisen.
Järjestelykaava ks. arkistokaava
Kaksoiskappale = Asiakirjan toiste tai erikseen kirjoitettu tai kopioitu samansisältöinen kappale.
Konteksti = se ympäristö ja ne tapahtumat, joiden seurauksena asiakirja tai arkisto on syntynyt
Konvertoiminen = tiedon esitysmuodon tai rakenteen muuttaminen tietosisältöä muuttamatta
Kuvailu ks. sisällön kuvailu
Käyttöoikeus (käyttölupa) = lainsäädännöllä tai yksityisarkiston luovutussopimuksella ei-vapaasti käytettävän aineiston käyttöön saamisen edellyttämä kirjallinen lupa, jonka asiakas saa kirjallisessa hakemuksessaan ilmoittamaansa käyttötarkoitukseen, jos käyttöoikeus voidaan tähän tarkoitukseen myöntää
Käyttörajoitus = aineiston käyttö ei ole vapaata, vaan se edellyttää erillistä käyttöoikeutta/-lupaa ja/tai käyttö on rajattu vain arkiston omaan tutkijatilaan
Luovutussopimus = yksityisarkiston luovuttajan ja vastaanottavan arkisto-organisaation, esimerkiksi kotiseutuarkiston, välinen sopimus luovutusehdoista, jotka ovat osin yleisiä kaikkia luovutuksia koskevia vastaanottavan arkiston linjauksia ja joista osaan luovuttaja voi vaikuttaa
Metatieto = tietoa tiedosta; esimerkiksi luettelointi ja kuvailu tuottaa metatietoa eli tietoa arkistojen sisältämistä tiedoista
Määräajan säilytettävä asiakirja/tieto = asiakirja/tieto, joka ei ole pysyvästi, ts. inhimillisesti katsoen ikuisesti, säilytettävä. Määräajan säilytetään asiakirjoja/tietoja, jotka ovat vähämerkityksellisiä ja joiden käyttötarve lakkaa lainsäädännössä määritellyn ajan jälkeen tai ne tuottaneen toimijan tarpeen lakattua.
Näyttörajoitus = kun osa arkistoluettelon ja siihen sisältyvän kuvailutiedon tiedosta ei voi olla vapaasti saatavissa yleisistä tietoverkoista, sen näkyminen estetään tarvittavan joko lainsäädännön määrittämän tai luovutussopimuksessa sovitun ajan.
Otanta = toimenpide, jolla tietyistä hävitettävistä asiakirjoista otetaan pysyvästi säilytettäväksi niin suuri osa (5-10 %), että tämän avulla voidaan tehdä tilastollisin menetelmin johtopäätöksiä koko asiakirja-aineistosta.
Provenienssiperiaate, ks. alkuperäperiaate
Pseudonymisointi = tietosuojavaatimusten vuoksi asiakirja-aineistoa annetaan asiakkaan käyttöön kopiona, josta on poistettu henkilöiden tunnistamisen mahdollistavat tiedot. Alkuperäisaineistossa nämä tiedot luonnollisesti säilyvät.
Pysyvä säilyttäminen = termi, jolla on eri merkitys arkisto- ja tietosuojalainsäädännössä:
arkistolaissa ja arkistosanastoissa tarkoittaa asiakirjojen säilyttämistä pysyvästi, inhimillisesti ikuisesti
tietosuojalainsäädännössä tarkoittaa alkuperäisen käyttötarkoituksen ajan säilyttämistä, jonka jälkeen henkilötietoa sisältävä tieto joko hävitetään tai toissijaisesti arkistoidaan eli luovutetaan arkistoon.
Rekisterinpitäjä = henkilö tai organisaatio, joka ylläpitää henkilörekisteriä. Tietosuojalainsäädännössä tarkoitetaan tahoa, jolla on valta päättää henkilötietojen käsittelystä ja jonka velvollisuutena on noudattaa tietosuojalainsäädäntöä ja laatia sen edellyttämät ohjeet.
Salassa pidettävä = ei vapaasti tutkijatilassa käytettävissä olevaa tai yleisissä tietoverkoissa esitettävää tietoa, koska joko lainsäädäntö tai luovutussopimus estää tai rajaa käytön vain sallittuihin käyttötarpeisiin.
Sarja = saman luonteiset asiakirjat sisältävä arkiston jakso, johon myöhempi kartunta liitetään jatkoksi.
Seulonta = määräajan säilytettävien asiakirjojen/tietojen erottaminen pysyvästi säilytettävien joukosta. Seulonta voi olla ennakkoon tai taannehtivasti hoidettu:
- ennakkoseulonta tarkoittaa sitä, että jo asiakirjoja laadittaessa ja liitettäessä alun perin osaksi toimijan asiakirjojen kokonaisuutta otetaan huomioon niiden säilytysaika, jolloin pysyvästi ja määräajan säilytettävät asiakirjat/tiedot säilytetään erillään toisistaan
- taannehtivaa seulontaa tarvitaan, kun ennakkoseulonnasta ei ole huolehdittu, jolloin viimeistään arkistossa joudutaan taannehtivasti erottamaan määräajan säilytettävät pois pysyväsi säilytettävien joukosta ja hävittämään
Sisällön kuvailu = tiedot, jotka identifioivat ja kuvaavat arkiston luoneen toimijan ja sen toiminnasta kertyneen aineiston. Arkiston tietosisällön kuvailu koostuu arkiston luoneen toimijan historian/elämäkerran sekä tehtävien/toiminnan ja näiden myötä kertyneen aineiston käsittelyprosessin ja/tai kertyneen arkiston tietosisällön analyysistä ja esittämisestä.
Säilytysyksikkö = asiakirjoja sisältävä säilytysväline, joka voi olla kotelo, laatikko, piirustusputki, sidos, mikrofilmi tms. Säilytysyksikkö on pienin arkistoluetteloon merkittävä ja tutkijatilaan tilattavissa oleva asiakirjakokonaisuus.
Taannehtiva seulonta ks. seulonta
Tietosuoja = elossa olevaa henkilöä koskevien tietojen suoja oikeudetonta käyttöä vastaan.
Tietosuojalainsäädäntö = EU:n yleinen tietosuoja-asetus (689/2016) ja tietosuojalaki (1050/2018), joita molempia sovelletaan Suomessa. Kansallisella tietosuojalailla tarkennetaan ja täydennetään niitä asioita, jotka EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa on jätetty kansallisella lainsäädännöllä tarkennettaviksi ja täydennettäviksi.
Tietoturvaloukkaus = tapahtumaa, jonka seurauksena henkilötietoja tuhoutuu (tietoja ei enää olemassa tai käyttökelpoisessa muodossa), häviää (tiedot eivät rekisterinpitäjän valvonnassa tai hallussa tai sillä ei pääsyä niihin), muuttuu ((henkilötietoja muutettu, ne ovat vaurioituneet tai epätäydelliset), luovutetaan luvattomasti tai päätyy käsittelyoikeudettomalle sekä käyttö estyy
Toiste = asiakirjan toinen kappale, joka on syntynyt alkuperäisen kanssa samanaikaisesti; esimerkiksi asiakirjan laatijan oma kappale vuosikertomuksesta tai kirjeenlähettäjälle jäävä kappale
Yksityisarkisto = tietyn yksityisen toimijan, kuten yhdistyksen, yrityksen tai henkilön, toiminnan myötä kertynyt asiakirjojen kokonaisuus
Yleisen edun mukainen arkistointitarkoitus = tietosuojalainsäädännössä käytetty, mutta ei siinä määritelty termi. Tietosuojalain perusteluihin sisältyy yleishyödyllisyyden määritelmä, joka kattaa arkistojen tehtävinä säilyttämisen, järjestämisen, metatietojen määrittelemisen sekä tietojen yhdistelyn sekä käytettävissä olemisen. Tietosuojalain 4 §:n mukaan henkilötietoja saa käsitellä yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi, ”jos henkilötietoja sisältävien tutkimusaineistojen, kulttuuriperintöaineistojen sekä niiden kuvailutietoihin liittyvien henkilötietojen käsittely arkistointitarkoituksessa on tarpeen ja oikeasuhtaista sillä tavoiteltuun yleisen edun mukaiseen tavoitteeseen ja rekisteröidyn oikeuksiin nähden.”
