Kotiseutuarkistot ja tietosuoja
EU:n yleinen tietosuoja-asetus on voimassa, kaikkien on sovellettava sitä 25.5.2018 alkaen. Tietosuoja-asetus on suoraan sovellettavaa pakottavaa lainsäädäntöä EU:n alueella. Lisäksi tulee huomioida asetusta täydentävä kansallinen tietosuojalaki. Alle on koottu huomiot aiheesta kotiseutuarkistojen näkökulmasta.
Tämän sivun infolaatikosta pääset lukemaan myös kaikkia yhdistystoimijoita koskevia ohjeita.
Kotiseutuarkistojen vastaanottamissa ja säilyttämissä yhdistysarkistoissa on mm. jäsenluetteloita. Tällöin kotiseutuarkisto toimii rekisterinpitäjänä näiden suhteen niin kauan, kuin ne sisältävät edelleen elossa olevien henkilötietoja. Kotiseutuarkistojen tulee siis mm. laatia tietosuoja-asetuksen edellyttämä seloste käsittelytoimista näiden osalta.
Yksityisarkistoista ei pidä hävittää henkilötietoja ennen luovuttajan omaa ja esimerkiksi Kansallisarkiston arviointia. Jos aineisto halutaan joskus luovuttaa Kansallisarkistoon, niin Kansallisarkisto arvioi aineiston tutkimuksellisen ja kulttuuriperinnöllisen arvon ja ottaako se vastaan tarjotun aineiston. Henkilötietojen hävittäminen voi estää luovutuksen Kansallisarkistoon.
Kotiseutuarkisto toimii itse rekisterinpitäjänä mm. laatimiensa aineistoja koskevien hakemistojen suhteen silloin, kun on kyse manuaalista henkilörekistereistä tai sähköisestä henkilötietojen käsittelystä (esim. johonkin järjestelemään viedyt henkilöarkistonmuodostajien nimet tai kotiseutuarkiston henkilöarkistojen luettelo nettisivuilla), mutta myös haltuunsa yleisen edun mukaisessa arkistointitarkoituksessa arkistoidun aineiston suhteen.
Jäsenluetteloiden lisäksi voi erilaisissa arkistoissa olla toki muitakin elävien henkilöiden tietoja sisältäviä henkilörekistereitä, mutta yhdistysten jäsenluetteloita ainakin löytyy todennäköisesti jokaisesta kotiseutuarkistosta.
Kotiseutuarkistoissa kannattaa myös noteerata, että ainakaan tietosuojalakiesitykseen ei sisältynyt yleistä lupaa arkistoille ja museoille viedä aineistonsa eläviä henkilöitä koskevia henkilötietoja sisältävää metatietoa internetiin. Jos tätä lupaa ei ole lopullisessakaan laissa, ei ole itsestään selvää, voivatko kotiseutuarkistot luetella yleisissä tietoverkoissa hallussaan olevia arkistoja koskevaa sellaista tietoa, joka sisältää elävien henkilötietoja. Päivitämme tietoja asian edetessä.
- Aineistojen seloste käsittelytoimista (Excel). Soveltuu hyvin kotiseutuarkiston listatessa säilyttämiinsä eri arkistoihin sisältyvät analogiset henkilörekisterit.
- Pohjalomake: arkistojen seloste käsittelytoimista (Word). Soveltuu kotiseutuarkiston omia ja itse ylläpitämiä rekistereitä varten (esim. arkiston säilyttämien arkistojen hakemistotiedot Arvissa).
Vuosien 2021-2022 tietosuojakoulutusten yhteydessä on tehty tietosuojaa koskevia mallilomakkeita kotiseutuarkistoille. Mallilomakkeet ovat vielä luonnosvaiheessa, ja niistä otetaan mielellään kommentteja vastaan. Kommentit mallilomakkeista voi lähettää Kotiseutuliiton toimistoon, toimisto@kotiseutuliitto.fi.
