Tietosuoja

EU:n yleinen tietosuoja-asetus on voimassa, ja kaikkien on sovellettava sitä 25.5.2018 lukien. Tietosuoja-asetus on suoraan sovellettavaa pakottavaa lainsäädäntöä EU:n alueella. Lisäksi tulee huomioida asetusta täydentävä kansallinen tietosuojalaki, joka astunee voimaan loppuvuonna 2018.

Tälle sivulle on koottu ohjeita aiheesta yhdistysten näkökulmasta.

Huomioikaa myös ohjeistukset sivuilla Jäsenrekisteri ja tietosuojaseloste sekä Kotiseutuarkistot ja tietosuoja. Yhteyshenkilö ja neuvonta: järjestöpäällikkö Liisa Lohtander

EU:n tietosuoja-asetus ja kansallinen tietosuojalaki pähkinänkuoressa

• Tietosuoja-asetus on tullut voimaan 25.5.2016
• Asetusta sovellettava viimeistään 25.5.2018.
• Kansallinen laki tarkentaa asetusta ja saattaa lisätä velvoitteita.
• Aiemmin voimassa on ollut henkilötietolaki, paljon samaa, mutta velvoitteet tiukkenevat ja sanktiot kovenevat.
• Uuden asetuksen tavoitteena on varmistaa, että ihmisten oikeus henkilötietojen suojaan ja yksityisyyteen toteutuu myös digiaikana.
• Henkilötietoja ovat kaikki tiedot, joiden nojalla joku elossa oleva henkilö voidaan tunnistaa
• Asetusta sovelletaan henkilötietojen käsittelyyn, kun tiedoista muodostuu rekisteri (esim. jäsenluettelo, arkiston tai museon luettelotiedot)
• Rekisterinpitäjä saa käsitellä henkilötietoja vain tietosuoja-asetuksessa säädetyillä perusteilla:

Esim. henkilön suostumus (voidaan kysyä jäseneltä liittymislomakkeessa, jos kootaan muuta tietoja kuin yhteystieto) tai jos käsittely on tarpeen:
– sopimuksen täytäntöön panemiseksi
– rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (yhdistyslaki määrää yhdistyksiä)
– yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai
– rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi

• Organisaatiolla on oltava kyky osoittaa noudattavansa asetusta (seloste auttaa)
• Varsinkin internetiin vietävä aineisto harkittava tarkoin
• Valokuvien ja muiden henkilötietojen viemistä internetiin voidaan pitää henkilötietolain tarkoittamana automaattisena tietojenkäsittelynä
• Tarpeettomia henkilötietovarantoja on syytä välttää

Henkilötietoja ovat esimerkiksi: nimi, osoite, ip-osoite, henkilötunnus, kulttuurinen profiili, sormenjälki kuvana, terveystiedot, sähköpostiosoite, verkkotunnistetiedot, luottokortin numero, sijaintipaikka, joissakin tapauksissa myös puhelinnumero sekä auton rekisterinumero.

EU:n yleinen tietosuoja-asetus ei edellytä rekisteri- tai tietosuojaselosteen laatimista. Rekisteröityjä täytyy kuitenkin informoida henkilötietojen käsittelystä ja organisaatiolla on oltava kyky osoittaa noudattavansa asetusta. Näiden toteuttamiseksi tietosuojaselosteen laatiminen on hyvä ratkaisu.

Huomioikaa ainakin nämä neljä seikkaa:

1. Olkaa tietoisia kaikista keräämistänne henkilötiedoista. Yhdistyslain mukaan jäsenluettelo on pakollinen, siihen kootaan yhteystiedot.
2. Laatikaa rekisteri- ja tietosuojaseloste, jossa kerrotaan kuka kerää, mitä tietoja, miksi kerätään ja miten tiedot on suojattu. Kokoatteko jäsenistä muita kuin yhteystietoja? Miksi? Perustelkaa.
3. Varmistukaa että tietojen keräämiselle on yhdistyslain mukainen perustelu, tietosuoja-asetuksen mukainen perustelu tai henkilön suostumus. Arkaluonteisia tietoja ei saa kerätä.
4. Henkilön pitää pyytäessään saada nähdä, korjata tai poistaa kaikki häntä koskevat tiedot rekisteristänne.

Kotiseutuliitto 2018 / Liisa Lohtander. Yhteenveto: tietosuoja-asiat yhdistysten näkökulmasta

www.tietosuoja.fi

Päivitetty syyskuussa 2018.