Yhdistyksen sähköinen kokous

Päivitetty 6.4.2020

Yhdistyslakiin tuli vuonna 2010 lisäys, jonka mukaan yhdistyksen kokoukseen voi osallistua myös postitse, tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla. Yhdistyksen kokoukseen voi osallistua etänä vain, jos asiasta on mainittu yhdistyksen säännöissä.

Yhdistyksen kokouksilla tulee aina olla aika ja paikka, ja etäosallistuminen voi olla mahdollista sen lisäksi.

Yhdistyslaki ei rajoita hallituksen kokoontumista sähköisesti. Alempana tällä sivulla onkin esimerkkejä maksuttomista etäkokousjärjestelmistä sekä ohjeita hallituksen sähköisen kokouksen pitämiseen ja tilinpäätöksen allekirjoittamiseen etänä.

Koronapandemian vaikutuksista, lue oikeusministeriön kanta 16.4.2020: ”Kokoukset voidaan myöhentää niin, että ne pidetään syyskuun loppuun mennessä. Yhdistyksen hallitus voi tarvittaessa myös sallia jäsenille etäosallistumisen, vaikka säännöissä etäosallistuminen olisi kielletty tai sitä ei olisi sallittu. Poikkeus on voimassa syyskuun 2020 loppuun.”

Mikäli yhteiskunnallinen tilanne estää fyysiset kokoontumiset, kannattaa pitää hallituksen kokoukset sähköisesti ja siirtää yhdistyksen kevät-/ vuosikokouksia. Yhdistystoimijat voivat melko turvallisesti lähteä siitä, että yhdistyslaki ja yhdistysten omat säännöt ovat toissijaisia esimerkiksi kokoontumiskieltoihin nähden.

Jos yhdistyksen säännöt eivät salli etäosallistumista, niin vuosikokous tulee lykätä turvalliseen aikaan ja pitää se kasvokkain, kun aika sallii. Pakottavia syitä pitää kokous poikkeusoloissa ei tavallisilla yhdistyksillä yleensä ole. Kunnat ja myös valtio ovat tulleet nyt keväällä 2020 vastaan näissä asioissa: toimintakertomukset ym. voi lähettää hallituksen hyväksyminä versioina.

Tärkeintä yhdistyslain hengessä: kaikkien halukkaiden jäsenten tulee voida osallistua kokoukseen tasavertaisesti ja turvallisesti. Siksi suositus keväällä 2020: lykätkää kokouksia. Kevätkokouksen asiat voi käsitellä vaikkapa vasta syyskokouksessa. Tästä on yhdistyksen johdon kuitenkin tehtävä päätös.

Tällä sivulla

  • Patentti- ja rekisterihallituksen ohje kevään 2020 koronatilanteen aikana
  • Kokousten ja päätösten pätevyys
  • Maksuttomia etäkokousjärjestelmiä
  • Sähköpostikokous
  • Tilinpäätöksen allekirjoittaminen etäkokouksen jälkeen

——————————-

Opintokeskus Sivis ja Soste ry: Yhdistysten vuosikokoukset poikkeustilan aikana -webinaari 27.3.2020, YouTube-tallenne

——————————

Patentti- ja rekisterihallituksen ohje kevään 2020 koronatilanteen aikana

Yhdistysten sääntömääräiset kokoukset

Yhdistyslain perusteella valtuuttamiseen ja etäosallistumisen järjestämiseen vaaditaan yleensä sääntömääräys. Yhdistyslaissa etäosallistumisesta on säädetty muun muassa 17 §:ssä.
Lisätietoa etäosallistumisesta saat yhdistysoppaista, joissa on tietoa myös muista yhdistyksen sisäiseen toimintaan liittyvistä kysymyksistä.

PRH ei voi ottaa kantaa yhdistysten sääntömääräisten kokousten järjestämiseen, mutta nykyisessä poikkeustilanteessa on ensisijaisesti noudatettava Suomen hallituksen, valmiuslain ja terveysviranomaisten määräyksiä.

PRH neuvoo yhdistyksiä yhdistysrekisteriin tehtävissä ilmoituksissa mutta ei kokousmenettelyissä tai muissa yhdistyksen sisäiseen toimintaan liittyvissä kysymyksissä. PRH ei myöskään valvo yhdistysten toimintaa.

Kokousten ja päätösten pätevyys

Kokouksessa tehtyjen päätösten pätevyyteen voi vaikuttaa se, miten etäosallistumista varten käyttöön otetut yhteydet ja muut tekniset ratkaisut käytännössä toimivat.

Yhdistyslain nojalla tuomioistuin on pitänyt päätöstä pätemättömänä yleensä silloin, kun kanne on nostettu päätöksen sisältöön vaikuttavan muotovirheen perusteella. Pätevyyden ennakoimisessa hyväksi havaittu keino on, että selvitetään etukäteen enemmistöön riittävä kannatus kokouksessa käsiteltäville päätösehdotuksille. Yleensä tarvittavaa enemmistöä voi arvioida aiempien kokousten osallistumisaktiivisuuden perusteella.

Tärkeintä yhdistyslain hengessä: kaikkien halukkaiden jäsenten tulee voida osallistua kokoukseen tasavertaiseti ja turvallisesti.

——————————-

Maksuttomia etäkokousjärjestelmiä

  • Microsoft Teamsistä on jaossa ilmaisversio, jossa ei ole kaikkia maksullisen version ominaisuuksia. Muiden järjestämiin Teams-kokouksiin voit liittyä maksutta. https://products.office.com/fi-fi/microsoft-teams/free Katso myös: Kotiseutuliiton Teams-kokousohje
  • Zoom on myös etäkokouskäyttöön tarkoitettu ohjelmisto, joka toimii Windows, Mac, Linux, iOS ja Android -laitteilla. Zoomista on olemassa maksuton versio. Zoom-palvelu on ilmainen ainakin toukokuun 2020 bloppuun saakka. Maksullisen version hinta lähtee noin 15 euron kuukausimaksusta alkaen, mutta ilmaisella versiolla voi kokoustaa 100 osallistujaa 40 minuuttia. Appsin saa ladattua kätevästi sovelluskaupasta ja toimii tietokoneella, kuten myös muut palvelut. https://zoom.us/pricing
  • Google Hangouts, kuten monet muutkin Googlen vastaavat palvelut, toimivat parhaiten Google Chrome -selaimella. https://hangouts.google.com
  • Google Meet toimii hyvin ainakin yritys- ja opetuskäytössä. Saat kokoukseen oman linkin, jolla klikkaan itsesi sisään keskusteluun. https://meet.google.com/_meet
  • Adobe Connect tarjoaa koronavirustilanteen takia tällä hetkellä 90-päivän trial-version seuraavin ehdoin: We are providing free 90-day access for Adobe Connect, until July 1st, 2020. Individuals and business who aren’t customers can now use Adobe Connect rooms with up-to 25 participants for free for up to 90 days if they sign-up for a trial license between now and July 1st. Eli tarjouksen puolesta kannattaa ainakin kokeilla, kunhan muistaa perua sitten, ettei koidu lisälaskua. Yleensä perumisen voi hoitaa saman tien. https://blogs.adobe.com/adobeconnect/2020/03/adobe-connect-extending-support-in-the-wake-of-covid-19.html

——————————

Sähköpostikokous

Alkujärjestelyt

Ensimmäisenä kannattaa laatia kokouksen esityslista, johon on selkeästi kirjattu jokaisesta käsiteltävästä asiasta päätösesitys tai vaihtoehtoisesti useampi päätösehdotus.

Käsiteltävillä asioilla voi  olla omat esittelijänsä, joilta asiasta saa lisätietoja. Selkeä esityslista ja valmiit, kirkkaat päätösesitykset tekevät kokouksesta jouhevan ja takaavat, että asioista saadaan päätettyä.

Kokousaika voi olla esimerkiksi päivä tai viikko. Pääasia että alku- ja päättymisaika on määritelty tarkoin ennalta. Jos sähköisiä kokouksia järjestetään usein, niin kannattaa luoda vakiintunut käytäntö.

Kokouskutsun ja esityslistan voi lähettää ennakkoon, ja kertoa tarkoin milloin varsinainen kokous alkaa.

Kokoukselle on hyvä määrittää selkeä aloitusaika ja selkeä lopetusaika, jonka jälkeen jätettyjä kommentteja ei enää huomioida.

Kokouksen järjestäjä voi avata jokaiselle käsiteltävälle asialle oman keskustelunsa, jolloin aiheet pysyvät selkeinä ja erillään.

Sähköpostikokouksen eteneminen

Kokous alkaa puheenjohtaja avausviestillä. Tämän jälkeen jokainen osallistuja kuittaa olevansa paikalla ja vastaanottaneensa esityslistan ja liitteet. Kokoukseen voi liittyä mukaan koko keston ajan, mutta tällöin ei välttämättä ole läsnä joka pykälässä.

Aiheen esittelijän on syytä huolehtia hänen vastuullaan olevasta aiheesta käydystä keskustelusta.

Kun osallistujat ovat muodostaneet kantansa käsiteltävästä aiheesta, on aika tehdä päätös, pykälä kerrallaan. Kukin voi esimerkiksi lähettää mielipiteensä sähköpostilla kaikille osallistujille, jolloin kaikki saavat kannanoton ja perustelun. Puheenjohtaja tai esittelijä vetää kunkin pykälän keskustelun yhteen päätökseksi.

Äänestyksen voi toteuttaa myös keskustelussa tai yhteisellä verkkoalustalla, jonne osallistujat kirjaavat lopullisen äänensä.

Kokouksen jälkeen

Poikkeuksena fyysisiin kokouksiin sähköisen kokouksen päätösvaltaisuus todetaan siinä vaiheessa, kun kokous päätetään. Tällöin on nähty, kuinka moni on lopulta kuitannut itsensä läsnäolijaksi, esityslistan vastaanotetuksi ja osallistunut keskusteluun ja päätöksentekoon.

Käytännössä pöytäkirjaan voidaan kirjata päätösvaltaisuuden kohdalle esimerkiksi “Näin ja näin monta on antanut vastauksensa esityslistan asioihin…”

Sihteeri laatii keskustelujen pohjalta pöytäkirjan, joka tarkastetaan säännöissä sovitulla tavalla, esimerkiksi seuraavassa kokouksessa.

Tilinpäätöksen allekirjoittaminen etäkokouksen jälkeen

  1. vaihtoehto: puheenjohtaja tulostaa allekirjoitussivun ja allekirjoittaa sen sinisellä kuulakärkikynällä, skannaa/kuvaa sen ja lähettää sähköpostilla seuraavalle, joka tulostaa sen värillisenä, allekirjoittaa sen, skannaa sen ja lähettää seuraavalle jne.
  2. vaihtoehto: puheenjohtaja tulostaa allekirjoitussivun, allekirjoittaa osaltaan ja lähettää sen seuraavalle perinteisesti postitse. Ja sitten jokainen allekirjoittaa ja postittaa paperin eteenpäin. Postin hukkumisen vaara huomioitava.

Huom! Tilinpäätöksen allekirjoituskäytäntö on syytä kirjata siihen hallituksen pöytäkirjaan, jossa tilinpäätös vahvistetaan.

 

————

Kun yhdistyksen sääntöjä uusitaan, niin mahdollisuus etäyhteydestä kannattaa laittaa sääntöihin.

Lähde: Kotiseutuliiton kokousohjeistukset, PRH:N ohjeet keväälle 2020 sekä hyhdistystieto.fi/wiki.