Suositus kotiseutuarkistoista

Hyväksytty Suomen Kotiseutuliiton hallituksessa 11.6.2024

Kotiseutuarkistot säilyttävät merkittävää osaa Suomen paikallisesta kulttuuriperinnöstä. Ne ovat tärkeä perusta paikallisen historiatietoisuuden ja paikallisidentiteetin vahvistamiseksi ja hyödyntämiseksi. Kotiseutuarkistot toteuttavat paikallistasolla jokaisen oikeutta tulla muistetuksi.

Tämän suosituksen tarkoituksena on tukea koko maan kattavan kotiseutuarkistoverkoston luomista ja toimintaa. Tavoitteena on kotiseutuarkistojen avulla turvata paikallisen asiakirjallisen kulttuuriperinnön sekä henkisen perinteen keruuta, tallentamista sekä asettamista tutkimuksen ja kansalaistoiminnan käyttöön.

Suositus on tarkoitettu kunnallista kotiseutuarkistotoimintaa varten, mutta se on sovellettavissa myös yhdistysten tai useampien toimijoiden yhdessä ylläpitämiin kotiseutuarkistoihin. Kotiseutuarkistotoiminnan pitkäjänteisyyden turvaamiseksi Kotiseutuliitto suosittelee yhteistyötä eri toimijoiden kesken kotiseutuarkiston ylläpitämisessä ja hoidossa.

Tämä suositus kumoaa Suomen Kotiseutuliiton 27.10.2000 hyväksymän suosituksen kotiseutuarkistoista. Päivityksessä on otettu huomioon muuttuneet säädökset (mm. arkisto-, kunta-, tekijänoikeus- ja tietosuojalainsäädäntö), sähköisten aineistojen ja ratkaisuiden yleistyminen sekä vuonna 2022 toteutetun valtakunnallisen kotiseutuarkistokyselyn tulokset.

Kotiseutuarkisto ja sen tehtävä

Kotiseutuarkistolla tarkoitetaan sitä organisaatiota, jonka tehtävänä on

1. tallentaa toiminta-alueensa kattava yksityisluontoinen arkistoaineisto ja henkinen perinne,
2. saada se säilymään tuleville sukupolville ja
3. saattaa se käytettäväksi analogisena tai sähköisenä ja aineiston hallintajärjestelmän avulla tutkimuksen, opetuksen, harrastustoiminnan ja kulttuurisen hyvinvoinnin tarpeisiin.

Kotiseutuarkistotoiminnassa tulee sitoutua seuraaviin periaatteisiin:

• noudatetaan kansainvälisesti hyväksyttyjä arkistoteoreettisia periaatteita
• toiminta on organisoitu kirjallisin määräyksin ja sillä on vastuunalainen hoitaja
• vastaanotettavan ja säilytettävän aineiston käytännön käsittelytoimet on määritelty erikseen analogisen ja sähköisen aineiston osalta
• analogisen ja sähköisen aineiston säilytys on asianmukaista
• tietopalvelu hoidetaan asianmukaisesti

Aineisto

Kotiseutuarkiston säilyttämiin yksityisarkistoihin sisältyy yksityisluontoisia analogisia ja sähköisiä asiakirjoja, mm.

• perinteiset paperimuotoiset ja vastaavat sähköiset asiakirjat, mm. pöytäkirjat, kirjeet, käsikirjoitukset, päiväkirjat
• kartat ja piirustukset
• valokuvat
• audiovisuaalinen aineisto kuten filmit, ääninauhat, videokasetit

Kotiseutuarkistoon kuuluvat ne yksityisten toimijoiden paikalliset aineistot, jotka eivät muutoin päädy säännöllisen ja julkisen arkistonhoidon piiriin.

Kotiseutuarkistoon voivat kuulua mm. analogiset ja sähköiset:

• paikallisten yhdistysten, seurojen ja kansanliikkeiden arkistot
• paikallisten yritysten, osuuskuntien ja talojen arkistot
• paikallisten perheiden, sukujen ja yksityishenkilöiden arkistot
• paikallisten painotuotteiden arkistokappaleet, jos nämä eivät sisälly kunnankirjaston kotiseutukokoelmaan, sekä
• muut paikallisen historian ja perinteen aineistot, jotka eivät kuulu kunnankirjaston kotiseutukokoelman tai paikallismuseon aineistoihin.

Valtion- ja kunnallishallinnon sekä ortodoksisen kirkon arkistoja säädellään arkistolailla ja ev.lut. seurakuntien arkistoja kirkkolailla. Nämä arkistot eivät kuulu kotiseutuarkistoon. Jos kotiseutuarkistoon toimitetaan näiden tahojen alkuperäisasiakirjoja, ne on toimitettava välittömästi asianomaiseen arkistoon provenienssi- eli alkuperäperiaatteen mukaisesti.

Hallinto

Kotiseutuarkistojen suositellaan ensisijaisesti oleva osa kunnan toimintaa vastaavasti kuin paikalliset museot ja kirjastot. Kotiseutuarkistotoiminnan pitkäjänteisyyden turvaamiseksi Kotiseutuliitto suosittelee yhteistyötä eri toimijoiden kesken kotiseutuarkiston ylläpitämisessä ja hoidossa.

Kotiseutuarkistotoimintaa hoitavien ja kotiseutuarkistoja ylläpitävien organisaatioiden tulee määritellä kotiseutuarkiston asema organisaatiossa ja käytännön hoitovastuu kirjallisesti. Kuntien ylläpitämissä kotiseutuarkistoissa toiminta järjestetään vastaavilla periaatteilla kuin kunnan muiden tehtävien hoito. Kunnan ja yhdistyksen yhteistyöllä hoidettavan kotiseutuarkiston osalta organisaatio ja vastuut määritellään vastaavasti. Kotiseutuarkistoa ylläpitävän yhdistyksen tai yhdistysten sääntöjen tulee sisältää vastaavat määräykset.

Organisoinnista päätettäessä tulee huolehtia kotiseutuarkistoon luovutetun aineistot säilymisestä myös tilanteessa, jossa kotiseutuarkiston toiminta päättyy. Kotiseutuarkiston aineistoa ei ole mahdollista hävittää tai jättää heitteille kotiseutuarkistotoiminnan pysyväisluonteen ja aineistojen luovuttajille luovutussopimuksissa tehtyjen lupausten vuoksi.

Toiminta ja hoito

Kotiseutuarkistolla tulee olla vastuullinen hoitaja, joka vastaa ja huolehtii kotiseutuarkiston käytännön toiminnasta ja jolla tulee olla asianmukaiset tiedot ja osaaminen tähän tehtävään.

Kotiseutuarkiston vastuullinen hoitaja huolehtii analogisen ja sähköisen aineiston asianmukaisesta vastaanottamisesta, hoidosta ja käyttöön asettamisesta. Annettaessa asiakirjoja käytettäväksi tutkijoille ja muille käyttäjille vastuullisen hoitajan on toimittava tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja kyseisen arkiston luovuttajan luovutussopimuksessa mahdollisesti asettamia käyttörajoituksia noudattaen.

Kotiseutuarkiston ylläpitäjä vastaa arkiston tietopalvelusta. Kotiseutuarkiston aineistojen tulee olla niistä kiinnostuneiden saavutettavissa ja saatavilla.

Kotiseutuarkisto laatii ohjeet ja menettelyt käytännön toiminnalleen, huolehtii tiedotuksesta paikallistasolla sekä edistää paikallisen asiakirjallisen perinteen tallennusta ja tutkimusta.

Aineistojen säilyttäminen

Kotiseutuarkiston analogiset ja sähköiset aineistot tulee suojata ja säilyttää asianmukaisesti.

Kotiseutuarkiston analogisten aineistojen säilytystilojen tulee täyttää arkistotiloja koskevat vaatimukset. Sähköisiä aineistoja varten tulee olla säilytysjärjestelmä, joka mahdollistaa aineiston pitkäaikaissäilytyksen. Huomiota on kiinnitettävä tilojen toimivuuteen myös mm. asiakaspalvelun, aineistojen saatavuuden, tietoturvan ja tietosuojan kannalta.

Kotiseutuarkisto on suositeltavaa sijoittaa kunnanarkiston, kunnankirjaston tai paikallisen museon yhteyteen. Erityistapauksissa myös yhdistyksen tilat ja sähköisen aineiston pitkäaikaisratkaisut soveltuvat, jos ne täyttävät edellä mainitut vaatimukset.

Yhteistyö

Kotiseutuarkistojen kannattaa mahdollisuuksien mukaan hakeutua yhteistyöhön keskenään.

Yhteistyö myös muiden yksityisarkistosektorilla toimivien arkistojen, kuten yksityisten keskusarkistojen kanssa on suositeltavaa, koska ne kohtaavat vastaavia haasteita kuin kotiseutuarkistot.

Suomen Kotiseutuliitto

Suomen Kotiseutuliitto huolehti resurssien mahdollistamalla tavalla yleisestä kotiseutuarkistojen kouluttamisesta ja ohjeistuksesta sekä osallistuu kotiseutuarkistojen sähköisen arkistohallinnan ratkaisemiseen.

Tämä suositus ja sitä täydentävät ja tarkentavat Kotiseutuliiton ohjeet kotiseutuarkistoille löytyvät Kotiseutuliiton verkkosivujen tietopankista (www.kotiseutuliitto.fi).