4. Arkistojen säilyttäminen kotiseutuarkistossa
Kotiseutuarkiston tarkoituksena on säilyttää paikallinen yksityisluontoinen asiakirjallinen kulttuuriperintö nykyisille ja tuleville käyttäjille. Paikallisia tarinoita, muistoja ja tietoa sisältävät asiakirjat säilyvät parhaiten asianmukaisissa säilytystiloissa, siihen tarkoitetuissa materiaaleissa sekä pitkäaikaissäilytyksen varmistavilla käytännöillä.
Suomen Kotiseutuliiton vuonna 2024 uusitun kotiseutuarkistojen suosituksen mukaan kotiseutuarkiston analogisten aineistojen säilytystilojen tulee täyttää arkistotiloja koskevat vaatimukset. Lisäksi huomiota on kiinnitettävä tilojen toimivuuteen myös mm. asiakaspalvelun, aineistojen saatavuuden, tietoturvan ja tietosuojan kannalta.
Kotiseutuarkiston tilojen tulisi:
- turvata aineistojen säilyminen fyysisesti,
- olla tietoturvalliset
- soveltua tietoa etsivien asiakkaiden palvelemiseen
- tarjota tarvittavat tilat työskentelyyn.
Suositus ohjaa suojaamaan ja säilyttämään kotiseutuarkiston analogiset ja sähköiset aineistot asianmukaisesti. Analogisten eli paperimuotoisten ja muiden ei-sähköisten aineistojen suojaus- ja säilytystapojen tulee varmistaa niiden säilyminen tuleville sukupolville käyttökelpoisina, mahdollisimman hyvässä kunnossa. Mikäli kotiseutuarkisto ottaa vastaan sähköisiä aineistoja, tarvitaan pitkäaikaissäilytykseen soveltuva säilytysjärjestelmä, joka turvaa aineiston pitkäaikaissäilytyksen.
Oppaan seuraavissa luvuissa kerrotaan tarkemmin arkistotiloista ja niitä koskevista vaatimuksista, sekä analogisen ja sähköisen aineiston säilyttämisestä.
4.1. Asianmukaiset arkisto-, työskentely- ja asiakastilat
Arkistotilavaatimukset täyttävä arkistotila
Arkistotilojen kalustus
Aineistojen sijoittaminen tiloihin ja hyllyille
Arkistotilojen puhtaanapito
Kotiseutuarkiston muut tilat: työskentely-, toimisto- ja asiakaspalvelutilat
4.2. Analogisen aineiston suojaaminen
Arkistokelpoiset materiaalit
Arkistokotelot ja aineistojen sijoittaminen koteloihin
Erityyppisten aineistojen suojaaminen
Nimiöinti
Homeisen aineiston käsittely
4.3. Sähköisen aineiston säilyttäminen
Sähköisen säilyttämisen järjestelmät
Huomioitavaa muistitikuista ja pilvipalveluista
Jos sähköistä aineistoa on otettu vastaan ilman hallintajärjestelmää
