4.1. Asianmukaiset arkisto-, työskentely- ja asiakastilat
Asianmukaisissa tiloissa korvaamattomat arkistoaineistot ovat turvassa tuhoutumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta käytökseltä.
Kotiseutuarkistolla olisi tärkeää olla erikseen varsinaiset arkistotilat pysyvästi säilytettävälle arkistoaineistolle sekä muita tiloja työskentelyyn, toimistotöille ja asiakaspalvelulle sekä varastointiin. Esimerkiksi vielä järjestämättömät ja luetteloimattomat, mahdollisesti pölyiset aineistot on asianmukaista säilyttää muualla kuin arkistotiloissa, kunnes ne on järjestetty ja luetteloitu.
Mikäli tiloihin päästään vaikuttamaan kotiseutuarkistoa perustettaessa tai muutettaessa uusiin tiloihin, on hyvä varata tiloja riittävästi edellä lueteltuihin tarkoituksiin. Huomioon otetaan myös arkistoaineistojen tuleva kartunta.
Kannattaa tutustua Kansallisarkiston antamaan arkistotilamääräykseen, joka löytyy Kansallisarkiston verkkosivuilta. Arkistotilamääräys koskee arkistolaissa mainittuja arkistonmuodostajia ja valtioapua saavia arkistoja, mutta myös kotiseutuarkistojen kannattaa hyödyntää sitä soveltaen.
Arkistotilavaatimukset täyttävä arkistotila
Arkistotilojen tulee suojata kotiseutuarkiston aineistoja asiakirjoille haitallisilta olosuhteilta ja rajoittaa aineistoihin pääsy vain niille henkilöille, joiden tehtäviin aineistojen käsittely kuuluu. Tilat suojaavat aineistoja esimerkiksi vedeltä ja kosteudelta, liialliselta lämmöltä ja valolta, tulelta ja palokaasuilta sekä ilkivallalta ja luvattomalta käytöltä. Arkistoaineistot ovat parhaiten turvassa mahdollisimman tasaisissa olosuhteissa.
Arkistotilojen yläpuolella tai vieressä ei tulisi olla kosteita tiloja tai LVI-tiloja, koska se lisää vesivahinkojen riskiä. Arkistotilan läpi ei myöskään saisi kulkea vesi- tai viemäriputkia. Mikäli vesiputkia ei voida välttää, tulisi niiden alle asentaa suojakourut. Myös kellarissa sijaitseviin tiloihin voi liittyä korkeampi vesivahinkoriski, mikä kannattaa huomioida.
Palo- ja räjähdysherkkien aineiden ja tilojen sekä sähkökaappien tulisi olla erillään arkistotilasta. Pistorasioiden tulee olla maadoitettuja ja roiskevedenpitäviä. Mitä vähemmän sähkölaitteita arkistotilassa on, sen parempi. Arkistotilan sähköt tulee saada jännitteettömiksi yhdestä kytkimestä arkistotilan ulkopuolelta.
Ilmankosteuden ja lämmön suhteen tulisi pyrkiä mahdollisimman tasaisiin olosuhteisiin. Esimerkiksi paperiaineistot säilyvät parhaiten matalissa lämpötiloissa ja liian kostea tai kuiva ilma on niille haitaksi. Tavoitearvot arkistotilan lämpötilalle ja ilmankosteudelle ovat:
- Tilan lämpötila välillä +16-20 C
- Ilman suhteellinen kosteus 40-50 %
Arkistotilan lämpötilaa ja suhteellista kosteutta olisi hyvä seurata säännöllisesti mm. vuodenaikavaihtelujen havaitsemiseksi ja tarvittaviin toimenpiteisiin ryhtymiseksi. Tilaan voi sijoittaa lämpö- ja kosteusmittarit ja kirjata niiden lukemat ylös säännöllisesti. Myös tietoja kerääviä mittalaitteita, kuten dataloggereita voi käyttää, mikäli tähän on mahdollisuus.
Jotkut aineistot, kuten esimerkiksi filmit ja valokuvat, saattavat tarvita viileämpää säilytystilaa. Tarkempia ohjeita löytyy Kansallisarkiston arkistotilamääräyksestä.
Arkistotilan turvallisuuden suhteen kannattaa kiinnittää huomiota myös lukitukseen, kulunvalvontaan ja paloturvallisuuteen. Kotiseutuarkiston paloturvallisuutta ja sen parantamista voi pohtia yhdessä alueen pelastusviranomaisen kanssa, jos se mietityttää.
Väestönsuojaa ei kannata käyttää arkistotilana, koska väestönsuoja on kriisitilanteessa tyhjennettävä ja kunnostettava väestönsuojaksi 72 tunnin kuluessa. Väestönsuojassa voidaan tilapäisesti säilyttää vähäisessä määrin määräajan säilytettävää arkistoaineistoa.
Arkistotilojen kalustus
Tarkoituksenmukaiset kalusteet tekevät aineistojen säilyttämisestä ja käytöstä helpompaa. Arkistotiloissa voidaan käyttää joko kiinteitä hyllyjä tai esimerkiksi maahan kiinnitettyjä kiskoja pitkin liikkuvia siirtohyllyjä. Siirtohyllyt säästävät tilaa, mutta ne ovat hintavia.
Metallihyllyt ovat suositeltavia, mutta myös puuhyllyjä voidaan käyttää, kunhan ne ovat siistejä ja helposti puhdistettavia. Kiinteiden hyllyjen välillä on hyvä olla riittävästi tilaa liikkumiseen ja aineistojen käsittelemiseen.
Sopivan kokoisia hyllyjä tai laatikostoja on hyvä varata myös standardikokoa (A4) suuremmalle aineistolle, kartoille, piirustuksille, kortistoille, filmeille, kelanauhoille ja muille mahdollisille kotiseutuarkiston aineistoille.
Arkistotiloissa olisi hyvä olla ainakin yksi työpöytä tai työskentelytaso asiakirjojen selaamista ja käsittelyä varten. Tällöin yksittäisen tarvittavan asiakirjan vuoksi ei tarvitse viedä kokonaista arkistokansiota pois arkistotiloista. Arkistotiloissa ei kuitenkaan tule työskennellä vakituisesti.
Arkistotilaan sijoitetaan ainakin kosteus- ja lämpömittarit olosuhteiden seurantaa varten sekä lähistölle helposti saataville palosammutin. Kopiokonetta tai skanneria ei sijoiteta arkistotilaan.
Arkistokalusteiden hankintapaikkoja:
Aineistojen sijoittaminen tiloihin ja hyllyille
Aineistojen sijoittaminen arkistotilan hyllyille on syytä tehdä järjestelmällisesti, samaa järjestämistapaa käyttäen. On myös tärkeää merkitä arkistojen ja aineistojen fyysinen sijainti kotiseutuarkiston sisäisessä käytössä oleviin arkistoluetteloihin arkiston tai tarvittaessa yksittäisen kotelon tarkkuudella. Asiakkaiden käytössä oleviin luettelotietoihin ei sisällytetä koteloiden sijainteja. Samoin hyllyn päätyyn on tarvittaessa hyvä merkitä etsimisen nopeuttamiseksi, mitä arkistoja kyseisessä hyllyssä on.
Arkistot voidaan sijoittaa hyllyille peräjälkeen täyttäen hyllyt seinästä seinään ja suoraan edellisen arkiston perään jatkaen. Tällöin kuitenkin lisäysten tekeminen arkistoon on hankalaa. Jos lisäyksiä on odotettavissa, kannattaa joko jättää hyllyihin täyttövaraa tai sijoittaa lisäykset luovutusjärjestykseen ja merkitä lisäyksen sijaintitiedot sisäisessä käytössä olevaan arkistoluettelon versiooon. Viimeksi mainittu tapa säästää työtä, kun uudelleen sijoittelut eivät tilapulan vuoksi ole tarpeen liian niukkojen tai runsaiden tai tapahtumatta jääneiden lisäluovutusvarausten vuoksi.
Toinen vaihtoehto on sijoittaa esimerkiksi yhdistysten, sukujen, henkilöiden ja yritysten arkistot lähelle toisiaan.
Kohtuullisen tiiviisti täytetyissä hyllyissä arkistokotelot pysyvät ryhdissä ja pystyssä paremmin. Arkistokotelot voidaan sijoittaa hyllyille joko pystyyn pitkälle tai lyhyelle sivulleen tai vaakasäilytykseen. Pitkällä sivulla pystyssä säilyttäminen säästää tilaa, kunhan hyllytys on tiheä. Vaakatasossa lappeellaan kannattaa säilyttää lähinnä sellaiset aineistot, jotka on hankalaa säilyttää pystyssä, kuten suurikokoiset aineistot. Vaakasäilytyksessä kannattaa sijoittaa vain pari koteloa päällekkäin ja tarkkailla, etteivät päällä olevat raskaat kotelot paina liiaksi alla olevia koteloita, samoin hyllyjen välien on hyvä olla korkeussuunnassa pieni, jotta arkistotila on tehokkaassa käytössä.
Arkistotilojen puhtaanapito
Pöly ja lika uhkaavat aineistoja, joten arkistotilan siisteydestä on tärkeää huolehtia. Tilat on tärkeää siivota säännöllisesti ja esimerkiksi kerran vuodessa olisi hyvä pitää suursiivous, jossa jokainen kotelo erikseen puhdistetaan pölystä. Myös esimerkiksi ilmanvaihtoputkien päälle kertyvä pöly on tärkeää pyyhkiä pois. Vapaat hylly- ja työskentelytilat sekä lattiapinnat siivotaan tiheämmin.
Siivouksessa huomioidaan työturvallisuus, mm. tukevat työtikkaat ja suojautuminen tarvittaessa suojavaattein ja -välinein, kuten hengityssuojaimin. Tunkkainen haju ja hengitysvaikeudet ovat merkki riittämättömästä ilmanvaihdosta ja/tai liian vähäisestä siivoamisesta.
Arkistotila puhdistetaan niin, että pöly ei jää leijumaan tilaan vaan se poistetaan työtasoilta ja hyllypinnoilta esimerkiksi mikrokuituliinalla. Arkistotilojen siivoukseen soveltuvat tavalliset siivousvälineet, kuten imurit, harjat, mikrokuituliinat ja pölyhuiskat.
Tarvittaessa käytetään niukasti vain mietoja ja neutraaleja puhdistusaineita. Myös liiallinen veden käyttö on haitallista. Jos pinnat jäävät märiksi siivouksen jäljiltä, voivat esim. arkistokotelot ja samalla niiden sisältämät aineisto vettyä tai jopa liimautua kiinni arkistohyllyihin.
Varsinaisen siivouksen lisäksi tulee huolehtia siitä, että arkistotiloihin viedään vain sinne kuuluvaa aineistoa. Arkistotila ei ole varasto. Tiloihin on hyvä luoda säännöllisesti katsaus ja siirtää sieltä pois mahdollisesti sinne kuulumattomat tavarat, kuten tilaan kulkeutuneet ylimääräiset kalusteet, säilytysmateriaalit ja muut arkistotilaan kuulumattomat tavarat.
Kotiseutuarkiston muut tilat: työskentely-, toimisto- ja asiakaspalvelutilat
Varsinaisten arkistotilojen lisäksi tarvitaan erilliset tilat työskentelylle, arkistointimateriaalien säilytykselle ja asiakaspalvelulle. Kotiseutuarkiston hoitamiseen liittyy erilaisia hallinnollisia tehtäviä, joihin tarvitaan työskentelytilaa arkistotilojen ulkopuolella. Huomioon on hyvä ottaa myös mahdolliset henkilöstön sosiaali- ja taukotilat.
Tilaa ja esimerkiksi riittävästi puhdasta ja hyvin valaistua pöytätilaa tarvitaan myös arkistojen järjestämiseen ja niiden luettelointiin.
Aineistojen suojaamiseen tarvittaville materiaaleille, kuten arkistokoteloille ja käärepapereille, on hyvä varata säilytyspaikka muualta kuin varsinaisista arkistojen säilytystiloista. On myös hyvä miettiä valmiiksi, missä säilytetään hävitettävät aineistot ulkopuolisten ulottumattomissa ennen niiden varsinaista hävittämistä. Erityisen tärkeää tämä on, mikäli aineistot hävitetään kopioimisen jälkeen vaikkapa homeen tai muun haitallisen syyn vuoksi, joka voi levitä muihin aineistoihin. Lisää aiheesta alaluvussa Homeisen aineiston käsittely.
Asiakaspalvelutilojen tulee olla helposti valvottavissa ja erilliset varsinaisista arkistotiloista. Asiakkaiden palveluun on hyvä varata tarkoituksenmukaisia kalusteita, esim. riittävästi pöytätilaa aineistojen tutkimiseen. Kannattaa myös harkita, olisiko asiakaspalvelutiloissa hyvä olla lukittavia kaappeja asiakkaiden henkilökohtaisille tavaroille.
