3.2. Luovutusneuvottelut, luovutussopimus ja luovutuksen vastaanottaminen
Kotiseutuarkistot saavat aineistonsa useimmiten luovutuksina, kun esimerkiksi yksityiset henkilöt tai yhdistykset tarjoavat kotiseutuarkistolle hallussaan olevia asiakirja-aineistoja. Seuraavaksi esitetään erilaisia näkökohtia otettavaksi huomioon luovutusneuvotteluissa, luovutussopimuksia laadittaessa ja luovutuksia vastaanotettaessa.
Luovutuksia koskevat linjaukset ja luovutusneuvottelut
Jo ensimmäisen kerran luovutuksesta keskusteltaessa käydään läpi perusasiat yksityisarkiston luovuttamisesta sekä kotiseutuarkistosta ja sen tehtävistä. Kotiseutuarkiston kirjalliset ohjeet ja valmiudet vastata luovuttajan kysymyksiin rakentavat osaltaan luottamusta ja edistävät mahdollisuuksia saada luovutuksia.
Arkiston vastaanottopäätöstä varten luovuttajalta saadaan tietoa arkistosta ja sen muodostaneesta toimijasta ja voidaan täydentää muista lähteistä löytyvää tietoa. Myös arkiston nimeäminen ja järjestäminen edellyttää tietoa arkiston muodostaneesta toimijasta, esimerkiksi yhdistyksestä tai henkilöstä, ja tämän vaiheista kuten syntymä- ja kuolinajasta ja elämänvaiheista tai perustamisesta, nimenmuutoksista ja lakkauttamisesta jne.
Luovutusneuvotteluissa, jotka voivat sisältää useita puheluja, sähköposteja tai tapaamisia, käydään läpi ja tarvittaessa käsitellään laajemmin seuraavia asioita:
- Arkistokokonaisuuden säilyminen turvataan.
- Arkistokokonaisuutta ei saa jakaa osiin ja luovuttaa näitä eri tahoille. Jos arkistoon kuuluvaa on jo luovutettu yhdelle tai usealle taholle (esimerkiksi toiseen arkisto-organisaatioon, museoon, perikunnalle), kotiseutuarkiston tehtävä ei välttämättä ole ottaa vastaan silvottua aineiston loppuosaa. Jos osa asiakirjoista on tarkoituksella hävitetty, voi pohtia luovutuksesta kieltäytymistä.
Jos luovuttajalla on perusteltu syy luovuttaa vain osa arkistosta, poikkeustapauksessa tähän voidaan suostua. Luovutussopimukseen sisällytetään ehto loppuaineiston luovuttamisesta myöhemmin. - Joskus pohditaan rajaa henkilön yksityisen ja ammatillisen toiminnan myötä kertyneen asiakirja-aineiston välillä. Esimerkiksi pappien saarnat ja kirjeenvaihto voivat herättää kysymyksen niiden kuulumisesta seurakunnan arkistoon. Saarnat ja kirjeenvaihto sisältyvät perinteisesti pappien henkilöarkistoihin.
Museaalinen ja kirjastollinen aineisto erotetaan arkistoaineiston joukosta.
- Arkistoon eivät kuulu kunniamerkit, mitalit, standaarit, kehystetyt valokuvat ja maalaukset, kotikirjasto ja lehti- tai lehtileikekokoelmat tai työhuoneen kalustus.
- Jos kotikirjaston sisältö on merkityksellinen henkilön toiminnan ja siten henkilöarkiston kannalta, luovuttajan laatima kirjaluettelo säilytetään, mutta ei itse kirjoja.
- Kirjoittajan arkistossa voidaan harkinnan mukaan säilyttää yksi kappale tämän kirjoittamasta kirjasta tai artikkelista.
Luovuttaja kokoaa asiakirja-aineiston sovittuun rajavuoteen asti.
- Asiakirja-aineisto kootaan tarvittaessa eri säilytyspaikoista ja säilyttäjiltä. Tästä huolehtii luovuttaja, koska kotiseutuarkistolla ei ole resursseja ja pääsyä analogisten ja sähköisten asiakirjojen säilytys- ja tallennuspaikkoihin.Asiakirjoja voidaan joutua kokoamaan kirjavasti nimettyinä ja siten työläästi tunnistettavina, versioiden ja kopioiden joukosta, allekirjoitettuja pöytäkirjoja etsien, entisten sihteereiden ja puheenjohtajien avulla jne.Kunkin asiakirjan alkuperäinen kappale kuuluu arkistoon. Yhdistyslain mukaan pöytäkirja on allekirjoitettava, joten alkuperäinen allekirjoitettu pöytäkirja kuuluu arkistoon.
Alkuperäisiä yhdistykselle saapuneita kirjeitä ja sähköposteja sekä näiden toisteita voi löytyä paitsi yhdistyksen omasta myös puheenjohtajan, sihteerin tai muun hallituksen jäsenen tai näiden edeltäjien hallusta. Kopioita säilytetään vain, jos alkuperäisiä kirjeitä tai näiden toisteita ei ole säilynyt.
Sosiaalisen median ja verkkosivujen aineisto liitetään arkistoon. Jos poimiminen on työlästä, voidaan ladata koko tilin sisältö.
- Huolehditaan seuraavista sähköisen asiakirja-aineiston vaatimista toimenpiteistä, joista osa vaatii ICT-osaajaa.Luovutettava aineisto tarkistetaan, jotta mahdollinen viruksia sisältävä aineisto voidaan asettaa karanteeniin, kaikki tiedostot ovat mukana, laatu on asianmukainen (varmistus satunnaistarkastuksin) ja tarvittaessa voidaan pyytää luovuttajalta uusi tiedosto.Laaditaan tiedostolista, joka sisältää ainakin seuraavat tiedot: tiedostonimi, sijainti ja koko, formaatti ja tarkistussumma (engl. checksum; tietoteknisellä termillä tarkistussumma tarkoitetaan tiedoston sisältöä edustavaa tietoa, jonka avulla voidaan tarkistaa eheys eli tiedon virheettömyys ja muuttumattomuus säilytysaikana; jo sähköisen aineiston vastaanotto edellyttää siis ICT-osaamista). Tiedostot kannattaa nimetä siten, että nimet kuvailevat sisältöä, sisältävät ajankohdan (muodossa vvvv–kk– pv), ovat helposti ymmärrettävissä ja eivät sisällä erikoismerkkejä (esim. muistio_tapaaminen keskusjärjestön kanssa_20141024). Mainitaan myös hyväksytyt formaatit.
Tehdään vähintään yksi kopio, joka tarkistetaan säännöllisesti. Lisäkopiot tallennetaan eri tallennusvälineelle, ja yksi kopio säilytetään eri sijoituspaikassa.
Luovuttajalle kerrotaan periaatteesta vastaanottaa vain lahjoituksia.
- Lahjoitusten omistusoikeus siirtyy kotiseutuarkistolle. Lahjoittaja ei voi saada arkistoa takaisin.
- Talletus sen sijaan voidaan haluttaessa hakea takaisin milloin tahansa. Tällöin menetetään paitsi arkisto myös tehty kunnostamis- ja luettelointityö myös säilyttämiseen ja tietopalveluun käytetyt voimavarat. Myös tietojärjestelmään vietyjen tietojen poistaminen ja aineiston poisviemisen valvonta työllistävät.
Vastaanotetaan vain oman hankintapolitiikan mukaisia arkistoja. Muut luovuttajat ohjataan ottamaan yhteyttä toiseen arkisto-organisaatioon.
- Vaikka esimerkiksi paikallisen yrityksen arkisto kuuluu oman hankintapolitiikan piiriin, se voidaan päätyä ohjaamaan Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkistoon. Laajan arkiston säilyttäminen voi ylittää kotiseutuarkiston voimavarat.
- Hankintapolitiikasta ilmenevät myös linjaukset sähköisen aineiston vastaanottamisesta, vastaanotettavan aineiston iästä, lisäluovutuksista, luovuttajalta edellytettävistä toimista jne.
Vastaanotettava lakkautetun yhdistyksen tai kuolleen henkilöarkisto voi sisältää nuorta asiakirja-aineistoa. Sen sijaan edelleen toimintaa jatkavalta toimijalta otetaan vastaan arkistoaineisto vain määriteltyyn vuoteen asti.
- Luovutus kattaa periaatteessa kaiken esimerkiksi yli 10 vuotta vanhemman asiakirja-aineiston.
- Esimerkiksi yhdistys tarvitsee toiminnassaan (mm. tilintarkastuksen vuoksi) todennäköisemmin 10 vuotta nuorempaa aineistoaan, jonka vastaanottaminen voisi siten työllistää kotiseutuarkiston tietopalvelua.
Lisäluovutukset tehdään samaan arkisto-organisaatioon, johon vanhempi osa on luovutettu.
- Kotiseutuarkiston ohjeissa määritellään, kuinka lyhyin väliajoin ja kuinka nuorta aineistoa otetaan lisäluovutuksina vastaan. Toimintaansa jatkavilta toimijoilta ”ei alle 10 vuotta vanhaa ja aikaisintaan 10 vuoden välein” -periaate estää voimavaroihin nähden liian tiheät luovutukset.
- Luovuttajalta voidaan edellyttää toimia, jotta lisäluovutus voidaan liittää ongelmitta osaksi aiemmin luovutettua arkistoa. Esimerkiksi arkistoluettelo voidaan toimittaa luovuttajalle, joka luetteloi lisäluovutuksen.
Kotiseutuarkisto pyrkii varmistamaan, että luovuttajalla on oikeus luovuttaa arkisto kotiseutuarkistoon:
- Yhdistys- ja vastaavien toimijoiden hallituksessa tulee tehdä päätös arkiston luovuttamisesta. Luovuttajana toimii yhdistys yms. toimija, joten luovutussopimukseen kirjataan luovuttajaksi kyseinen yhdistys ja allekirjoittajaksi henkilö, jolla on valtuudet allekirjoittaa luovutussopimus yhdistyksen puolesta. On käytetty myös tapaa, jossa luovuttaja on merkitty luovutussopimukseen: Kotosen Marttayhdistys ry/Maija Meikäläinen. Merkinnästä näkee, minkä yhdistyksen arkistoa ollaan luovuttamassa ja kuka luovuttajaa edustaa.
- Henkilö-, perhe- ja sukuarkiston luovutuksesta neuvotaan sopimaan perheen/suvun piirissä. Ideaalitilanteessa henkilö itse luovuttaa arkistonsa joko elinaikanaan tai jättää testamentissaan määräykset luovuttamisesta.
- Jos luovutetaan asiakirja-aineistoa, jonka omistajuus on epäselvä (esimerkiksi pitkään autiona olleesta talosta löytyvät asiakirjat), konsultoidaan tarvittaessa lakimiestä.
Luovutussopimus solmitaan, kun edellä mainitut asiat on käyty läpi ja kun luovutussopimuksen sisällöstä on sovittu. Jos aiemmasta luovutuksesta ei ole laadittu luovutussopimusta tai jos aiemassa luovutussopimuksessa on esimerkiksi tietosuojaan liittyviä puutteita, laaditaan viimeistään lisäluovutuksen yhteydessä uusi tai korvaava luovutussopimus. Tämä ulotetaan koskemaan myös aiemmin luovutettua arkiston osaa.
Jos otetaan vastaan talletuksia, luovutussopimuspohjan avulla voidaan työstää talletussopimuspohja, ja soveltuvin osin vastaavat vaatimukset koskevat lisätalletuksia.
EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen (689/2016) sisältyy oikeus tulla unohdetuksi ja periaate, jonka mukaan henkilötietojen arkistointi on poikkeus ja hävittäminen perussääntö alkuperäisen käyttötarkoituksen päätyttyä.
- Sekä luovuttajan että kotiseutuarkiston on perusteltava arkistointi eli luovutus kotiseutuarkistoon. Perustelut voidaan sisällyttää luovutussopimuksen liitteeksi.
- Ennen arkiston luovuttamista kotiseutuarkistoon siitä hävitetään vain määräajan säilytettävät elävien henkilötietoja sisältävät asiakirjat, ei kaikkia henkilötietoja.
Tekijänoikeuslainsäädännön tulkintaan löytyy apua KAM-juridiikkaryhmän soveltamisohjeesta.
Tarvittaessa luovuttajalta voidaan edellyttää seulonta-, kunnostus- ja luettelointitöitä ennen luovutusta.
Luovuttaja ilmoittaa ennen luovutusta arkiston kokonaismäärän hyllymetreinä ja toimittaa sovitut luettelotiedot kotiseutuarkistoon.
Luovutussopimus
Luovutuksista laaditaan aina kirjallinen luovutussopimus. Kaikilla kotiseutuarkistoilla ei ole välttämättä ollut tapana laatia luovutussopimusta. Luovutus on saatettu merkitä erilliseen luetteloon tai diaariin, jossa on mainittu luovuttajan nimi sekä aineisto rajavuosineen ja hyllymetrimäärineen. Joskus merkintöjä ei ole tehty tai ne ovat epämääräisiä.
Menettelystä, jossa luovutussopimuksia ei laadita, on syytä luopua, koska tällainen menettely:
- ei täytä luovuttajan ja kotiseutuarkiston omia jälkikäteisiä tiedontarpeita,
- ei täytä monia tietosuojalainsäädännön asettamia ehtoja,
- ei turvaa luovuttajien tasapuolista kohtelua eikä
- ei anna asiallista kuvaa kotiseutuarkiston toiminnasta ja edistä sen pitkäjänteistä toimintaa.
Kotiseutuarkiston kannattaa käyttää luovutussopimuspohjaa, jonka pohjana ovat kotiseutuarkiston linjaukset.Tämä on suositeltavaa, koska silloin kotiseutuarkisto
- ei joudu joka luovutusta varten räätälöimään yksilöllisesti sopimuksia,
- ei joudu käyttämään luovuttajan laatimaa pohjaa, joka harvoin sisältäisi kaikkea tarpeellista,
- ei päädy ajan mittaan ongelmiin kirjavien luovutussopimusten hallinnassa ja noudattamisessa,
- turvaa luovuttajien ja aineistoja käyttävien asiakkaiden tasapuolisen kohtelun ja
- ei jätä asioita arkistonhoitajan muistin varaan. Muistitieto ei auta mahdollisissa jälkikäteisissä erimielisyyksissä luovuttajan, perikunnan tai seuraajan kanssa.
Tämän ohjeen tarjoamassa luovutussopimuspohjassa on huomioitu tietosuojalainsäädännön vaatimukset ja osin sähköiset aineistot. Tutustu luovutussopimusmalliin. Esimerkkejä luovutussopimuksen soveltamisesta löydät täältä.
Luovuttajalla on vaikutusvaltaa vain tiettyihin luovutussopimuspohjan kohtiin, mutta ei esimerkiksi arkiston nimeämiseen. Luovuttajan merkittävin valta liittyy mahdollisuuteen asettaa käyttörajoituksia. Lähtökohtaisesti yksityisarkistot annetaan vapaasti, eli tilauslomakkeella tutkijatilaan tilattuina, käyttöön arkistojen perustehtävän mukaisesti, jos käyttörajoituksia ei ole lainsäädännössä tai sovittu luovutussopimuksessa. Luovuttajan asettamat käyttörajoitukset ovat poikkeus. Yleensä näille ei ole tarvetta yhdistysten, yritysten ja vastaavien toimijoiden arkistoissa.
Lainsäädännöstä johtuvia käyttörajoituksia ja muita ehtoja on aina noudatettava. Luovuttaja ei siten esimerkiksi voi asettaa lyhyempää käyttörajoitusta kuin lainsäädäntö edellyttää tai päättää toisen henkilön puolesta tämän henkilötietojen viemisestä yleisiin tietoverkkoihin. Lainsäädäntöön sisältyy kymmenittäin salassa pitoon velvoittavia säädöksiä, jotka voivat tulla sovellettaviksi ja joista tässä muutamia esimerkkejä:
- Viranomaisia koskeva julkisuuslaki (621/1999) tulee sovellettavaksi, jos arkistoon sisältyy kopioita viranomaisten salassa pidettävistä asiakirjoista. Näitä koskevat samat salassapitovelvoitteet kuin alkuperäisiä asiakirjoja.
- Pankkisalaisuuden kesto on 60 vuotta lain luottolaitostoiminnasta (610/2014) mukaan.
- Ruumiinavauspöytäkirjojen salassapitoaika on lainsäädännön mukaan 50 vuotta kuolemasta (Laki kuolemansyyn selvittämisestä 459/1973). Aikarajausta noudatetaan, jos henkilöarkistoon sisältyy lähiomaisille toimitettu ruumiinavauspöytäkirja.
Luovuttajan kanssa sovittavat käyttörajoitukset eivät voi olla kestoltaan tai muutoin kohtuuttomia:
- Käyttörajoituksen kesto ilmaistaan tarkkana päivämääränä (esim. ”31.12.2050 asti”). Nyrkkisääntönä kohtuulliselle käyttörajoitusajalle voi pitää 25-30 vuotta. Ikuinen tai kestoltaan määrittämätön käyttörajoitus ei ole mahdollinen kotiseutuarkiston perustehtävien vuoksi. Keston sitominen puolestaan luovuttajan tai muun henkilön kuolemaan vaatisi kotiseutuarkistolta resursseja kuolinaikojen selvittämiseen.
- Asiakkaita ei aseteta perusteettomasti eriarvoiseen asemaan. Esimerkiksi käyttöoikeuden rajaaminen lähisukulaisille 20 vuoden ajan ei ole kohtuutonta, mutta kohtuutonta olisi rajaaminen hyvin pitkäksi ajaksi tai ikuisesti. Ei myöskään ole asiallista rajata perusteetta käytön ulkopuolelle nimeltä mainittuja tai muutoin tunnistettavia henkilöitä tai tahoja.
- Kannattaa myös pohtia asettavan käyttörajoituksen seurauksia: Jos käyttöoikeus rajataan hyvin pitkäksi aikaa vain tieteelliseen tutkimukseen, tämä rajaa esimerkiksi perhearkiston käytön ulkopuolelle myös perheenjäsenet jälkeläisineen.
- Käyttörajoitus asetetaan vain siihen osaan arkistoa, jonka käyttörajoittamiselle on perusteita. Esimerkiksi pelkästään yksittäinen päiväkirja tai päiväkirjojen sarja tai kirjeenvaihto tietyn henkilön kanssa käyttörajoitetaan, ei koko arkistoa.
- Jos käyttöoikeuden myöntää luovuttaja tai muu ulkopuolinen, sovitaan menettely pysyvän estymisen varalta. Nimetyn varahenkilön (yhteystietoineen) sijaan myös kotiseutuarkisto voi toimia käyttöoikeuden myöntäjänä.
- Jos luovuttaja tai muu ulkopuolinen henkilö tai taho myöntää käyttöoikeudet ja arkisto sisältää elävien henkilöiden analogisia henkilörekistereitä tai jos kyse on sähköisestä arkistoaineistosta, on laadittava sopimus yhteisrekisterinpidosta. Tietosuojalainsäädäntö edellyttää tätä sopimusta, koska luvan myöntäjällä on ratkaisevaa valtaa käyttörajoitetun aineiston käyttöön antamiseen.
Valmiiksi muotoiltu kotiseutuarkiston linjaukset sisältävä yhtenäinen luovutussopimuspohja säästää aikaa. Pohjaan lisätään päiväyksen ja allekirjoitusten lisäksi vain luovuttajan ja arkiston yksilöivät tiedot sekä muokataan ne kohdat, joihin luovuttajalla on mahdollisuus vaikuttaa. Luovutusneuvottelujen kuluessa muokattu luonnos toimitetaan luovuttajalle kommentoitavaksi. Sen jälkeen voidaan keskustella epäselväksi jääneistä kohdista ja muokata tarvittaessa luonnosta edelleen.
Luovutussopimukseen voidaan sisällyttää myös tietosuojalainsäädännön edellyttämät perusteet arkistoinnille ja minimoinnin toteuttaminen sekä tarvittaessa sopimus yhteisrekisterinpitäjyydestä. Nämä kannattaa säilyttää luovutussopimuksen liitteinä.
Kotiseutuarkiston ei suositella ottavan talletuksia vastaan. Jos näin silti on toimittu, tietosuojalainsäädännön mukaisena rekisterinpitäjänä toimii tallettaja. Tallettajan tulee antaa ohjeet henkilötietoja sisältävien asiakirjojensa käsittelystä kotiseutuarkistolle. Jos on mahdollista muuttaa talletukset luovutuksiksi eli korvata talletussopimukset luovutussopimuksilla, tämä yksinkertaistaa tilannetta niin tallettajan kuin kotiseutuarkistonkin näkökulmasta. Jos ei ole tiedossa eikä pääteltävissä, onko aikoinaan ollut kyse luovutuksesta vai talletuksesta, voidaan tarvita lakimiehen tulkintaa.
Luovutussopimus pyritään allekirjoittamaan heti luovutustilanteessa. Jos luovutussopimusta ei neuvotella ajoissa tai jos allekirjoittamista siirretään luovutusajankohdan yli, solmiminen joka tapauksessa viivästyy, kun luovuttajaa ehkä joudutaan muistuttamaan useaankin kertaan, tai voi lopulta jäädä hoitamatta. Tämä aiheuttaa hankaluuksia kotiseutuarkistolle. Puuttuvia luovutussopimuksia kannattaa solmia jälkikäteen.
Luovutuksen vastaanottaminen ja luovuttajalle koituvat kustannukset
Kun luovuttaja on hoitanut luovutusta edeltävät toimet, sovitaan tarkka luovutusajankohta. Luovutuksen vastaanottaa arkistonhoitaja tai tämän valtuuttama.
Arkistonhoitaja kirjaa luovutusluetteloon vastaanotetun arkiston, sen hyllymetrimäärän (sekä erityisaineiston kappale- yms. määrän ja sähköisen aineiston bittimäärän), luovuttajan nimen ja yhteystiedot, luovutusajankohdan ja maininnan luovutussopimuksesta. Näitä tietoja tarvitaan aina kuluneen vuoden tilastotietoja koottaessa ja analysoitaessa kotiseutuarkiston vastaanottotoimintaa.
Luovutustilanteessa allekirjoitetaan luovutussopimus liitteineen kahtena kappaleena, joista toinen kuuluu luovuttajalle ja toinen kotiseutuarkistolle. Jos arkistonhoitaja näkee vasta nyt arkiston ensimmäisen kerran, ennen allekirjoituksia tarkistetaan ja tarvittaessa korjataan arkiston nimi luovutussopimukseen ja sen liitteisiin.
Jos luovutettu arkisto on järjestetty ja luetteloitu ja asianmukaisissa arkistokoteloissa, se sijoitetaan sille varatuille hyllyille arkistotilaan. Muussa tapauksessa arkisto sijoitetaan valvottuun tilaan odottamaan sivullisten ulottumattomissa kunnostusta ja luettelointia.
Luovuttaja vastaa luovutuksen järjestelyistä ja kustannuksista, jollei kotiseutuarkisto ole linjannut toisin. Tämä takaa luovuttajien tasapuolisen kohtelun ja säästää kotiseutuarkiston resursseja.
Luovuttajilta voidaan periä asianmukaisten säilytysvälineiden (SIS.LINKKI luku 3) kertaluonteiset hankintakulut luovutuksen hyllymetrimäärän perusteella sekä hävittämiskustannukset, mikäli arkisto on seulomaton. Jos näin toimitaan muiden luovuttajien kohdalla, esimerkiksi henkilö-, perhe ja sukuarkistojen luovuttajat voidaan vapauttaa säilytysvälinekustannuksista tunnearvoja sisältävien arkistojen luovutuskynnyksen alentamiseksi.
Arkistojen säilyttämisestä ei arkistoissa perinteisesti peritä kustannuksia luovuttajilta. Jos talletuksia otetaan vastaan, on syytä periä koituvat kustannukset säilyttämisestä, tietopalvelusta ja mahdollisesta määräajan säilytettävän aineiston hävittämisestä sekä kirjata tämä menettely talletussopimukseen.
