3.1. Alkuperäperiaate ja arkiston nimeäminen
Provenienssi
Kotiseutuarkistoissa on noudatettava provenienssi- eli alkuperäperiaatetta. Tätä 1800-luvulla kehitettyä kansainvälistä arkistojen perusperiaatetta noudatetaan kaikissa Suomenkin arkistoissa. Alkuperäperiaatteen mukaan jokainen arkisto eli asiakirjojen kokonaisuus on oma erillinen kokonaisuutensa, jossa on vain tähän kokonaisuuteen kuuluvia asiakirjoja. Puolestaan asiakirjojen tulee olla niissä yhteyksissä ja niillä paikoilla, joihin ne alkuperäisen tehtävänsä täytettyään ovat päätyneet asiakirjojen kokonaisuudessa.
Jos tätä periaatetta ei noudateta, tuhotaan asiakirjojen todistusvoimaisuus: yksittäisellä asiakirjalla on merkitys, kun se on omalla paikallaan muiden asiakirjojen joukossa osana arkistoa, eli tietyn toimijan asiakirjojen kokonaisuutta. Tämä mahdollistaa arkistoaineistoon kohdistuvan tiedonhaun lukuisista eri näkökulmista. Asiakirjojen erottaminen omasta arkistokokonaisuudestaan ja sijoittelu uudelleen esimerkiksi aiheen mukaisiksi kokonaisuuksiksi on alkuperäperiaatteen vastaista ja ehdottomasti kiellettyä.
Jokainen arkisto on kokonaisuus ja jokaisella asiakirjalla on paikkansa
Proveninessi- eli alkuperäperiaate jakaantuu ulkoiseen provenienssiin, joka liittyy arkistokokonaisuuden säilymiseen, ja sisäiseen provenienssiin, joka liittyy arkistokokonaisuuden sisäiseen rakenteeseen. Sähköisten asiakirjojen osalta puolestaan puhutaan asiakirjallisesta kontekstista ja kontekstuaalisuudesta.
Ulkoisella provenienssilla tarkoitetaan sitä, että jokainen yksittäinen arkisto säilytetään omana kokonaisuutenaan sekoittamatta sitä muihin arkistoihin.
- Esimerkiksi Suomelan Marttayhdistyksen arkisto ja Kotolan Marttayhdistyksen arkisto säilytetään ja luetteloidaan erikseen. Tämä tarkoittaa, että kumpikin arkisto sisältää omat pöytäkirjansa, vuosikertomuksensa, jäsenluettelonsa jne. ja että tiedot näistä yksiköistä on merkitty kummankin omaan arkistoluetteloon. Hyllyyn sijoitettuina tai sähköisinä ne ovat kaksi erillistä arkistoa.
- Jokainen arkisto on kertynyt sen nimestä ilmenevän toimijan toiminnan tuloksena. Osan asiakirjoista toimija on laatinut itse (esim. omat pöytäkirjat) ja osa on sille saapuneita (esim. saapuneet kirjeet). Saapunut asiakirja on täyttänyt tehtävänsä, kun vastaanottajan on saanut sen ja kuuluu siten vastaanottajansa arkistoon. Lähettäjän arkistoon voi sisältyä toiste lähetetystä asiakirjasta.
- Joskus arkisto on päätynyt osaksi toista arkistoa. Esimerkiksi lakkautetun yhdistyksen arkisto voi sisältyä toimintaa jatkaneen toimijan arkistoon. Tällöin on kyse ns. toissijaisesta provenienssista. Arkistoluettelossa ja kuvailutietoissa kerrotaan selvästi arkiston sisältymisestä toiseen arkistoon tai voidaan laatia kummastakin oma arkistoluettelo, vaikka fyysisesti arkisto edelleen sisältyisi toiseen arkistoon. On tärkeää saattaa näkyväksi esimerkiksi naisen arkisto, joka säilytetään osana puolison tai isän arkistoa.
Sisäinen provenienssin mukaan kunkin asiakirjan tulee löytyä arkistostaan eli asiakirjakokonaisuudestaan siltä paikalta, johon se on aikanaan tehtävänsä hoidettuaan päätynyt. Asiakirjojen keskinäistä alkuperäistä järjestystä ei saa muuttaa arkistoa järjestettäessä. Muuttaminen on sallittua vain, jos järjestys ei toimi tai sitä ei ole.
- Esimerkiksi kunkin Kotolan Marttayhdistyksen allekirjoitetun pöytäkirjan tulee löytyä omalta paikaltaan, joka on joko pöytäkirjasarjan aikajärjestyksen tai vuosittaisen asiakirjakertymän määrittämä paikka.
Sähköisten asiakirjojen provenienssin sijaan puhutaan asiakirjallisesta kontekstista ja kontekstuaalisuudesta. Systemaattiset asiakirjallisen sähköisen tiedon käsittelytavat ja menettelyt ja kirjalliset ohjeet tukevat alkuperäperiaatteen toteutumista ja torjuvat epäilyksiä jälkikäteisestä tiedon muuttamisesta, poistamisesta tai oikeudettomista lisäyksistä. Sähköisissä asianhallintajärjestelmissä on sisäänrakennetut provenienssia tukevat ratkaisut. Sen sijaan esimerkiksi pienten yhdistysten sähköiset asiakirjat joudutaan kokoamaan jälkikäteen kotiseutuarkistoon luovuttamista varten.
Arkiston ja kokoelman nimeäminen
Arkisto nimetään sen toimijan mukaan, jonka toiminnan tuloksena se on kertynyt. Kotosen Nuorisoseura ry:n toiminnan tuloksena kertyy siten Kotosen Nuorisoseura ry:n arkisto.
Arkistoa ei nimetä sen mukaan, kuka luovuttaa sen kotiseutuarkistoon, missä arkisto on säilytetty, minkä luovuttaja haluaisi nimeksi tai mikä on arkiston tietosisältö. Lyhenteitä tai lempinimiä ei käytetä arkiston nimessä (ei SPR:n Kotosen paikallisosasto, vaan Suomen Punainen Ristin Kotosen paikallisosasto), mutta ne voidaan mainita muina niminä.
Jos toimijan nimi on muuttunut, kyse on edelleen samasta toimijasta ja sille kertyneestä arkistosta. Tällöin arkisto nimetään viimeisimmän aineistosta ilmenevän nimimuodon mukaan.
- Esimerkiksi Kotolan Nuorisoseura ry päättää muuttaa nimensä Suomelan Nuorisoseura ry:ksi ja luovuttaa vanhimman aineistonsa kotiseutuarkistoon. Kotiseutuarkistossa luovutus nimetään Kotolan Nuorisoseura ry:n arkistoksi, koska se oli nuorisoseuran nimi aikana, jonka luovutettava aineisto kattaa.
- Aikanaan lisäluovutusten myötä aiemmin vastaanotettu osa arkistoa nimetään Suomelan Nuorisoseura ry:n I arkistoksi ja muutetaan tämä nimimuoto arkistoluetteloon ja koteloihin. Lisäluovutus muodostaa Suomelan nuorisoseura ry:n II arkiston. Voidaan myös jättää aiemmin luovutettu arkisto Kotolan nuorisoseura ry:n arkistoksi ja nimetä lisäluovutus Suomelan Nuorisoseura ry:n arkistoksi sekä kertoa ratkaisusta kummankin arkistoluettelossa.
Henkilö-, perhe- ja sukuarkistot nimetään vastaavasti: Käytetään henkilön koko nimeä, ja lempinimi tai sukunimi ennen avioliittoa mainitaan muina niminä. Jos henkilön arkisto kattaa asiakirjoja vain ajalta ennen avioliittoa, arkisto nimetään tyttönimen mukaan. Perhe- tai sukuarkisto voidaan nimetä perheen vanhempien tai pelkän sukunimen (Maija ja Matti Meikäläisen perhearkisto, Meikäläisten perhearkisto) tai suvun nimen mukaan (Meikäläisen sukuarkisto). Perhe- tai sukuarkistoon sisältyvät perheen tai suvun jäsenten henkilöarkistot luetteloidaan siten, että sisältyvät arkistot voidaan tunnistaa arkistoluettelosta.
Kokoelmien nimeämisessä luovuttajalla voi olla sananvaltaa. Kokoelma on jonkin aihepiiriin tai periaatteen pohjalta keräilty kokonaisuus. Keräilijä ei ole toimija, jolle kertyy arkisto sen hoitaessa tehtäviään.
- Jos kokoelma koostuu esimerkiksi paikkakuntaa esittelevistä postikorteista, se voidaan nimetä kerääjän tai luovuttajan (Maija Meikäläisen kokoelma) tai aihepiirin mukaan (Kotosen postikorttikokoelma).
- Jos kokoelma sen sijaan sisältyy kirjeenvaihdon, päiväkirjojen yms. joukossa henkilöarkistoon, se luetteloidaan osaksi tätä arkistoa.
- Eri aikoina luovutetun henkilöarkiston ja saman henkilön kokoelman välinen yhteys kerrotaan ristiin viittauksin kummassakin arkistoluettelossa.
Kotiseutuarkisto voi ottaa vastaan yksittäisiä asiakirjoja, jos arkistosta ei ole muuta jäljellä. Jos tällaisia yksittäisistä tai muutamista asiakirjoista koostuvia kokonaisuuksia käsitellään arkistoina, niiden luettelointi ja kotelointi omina kokonaisuuksinaan työllistää suhteettomasti. Voidaan myös kysyä, muodostavatko yksittäiset asiakirjat arkiston; useat arkisto-organisaatiot eivät ota näitä vastaan lainkaan.
Yksittäisistä asiakirjoista koostuvat luovutukset voidaan sijoittaa kotiseutuarkiston Biografica- ja Topografica-kokoelmiin. Biograficaan liitetään henkilöihin ja Topograficaan paikkoihin liittyviä asiakirjoja, jolloin kukin luovutus nimetään sen henkilön tai paikan mukaan, johon se liittyy (esim. Maija Meikäläisen koulutodistukset, Valokuva Kotosen kirkonkylästä jatkosodan pommitusten jälkeen). Näiden kokoelmien luetteloinnista on ohjeita luvussa 3.3.
