2.2. Kotiseutuarkistot yksityisarkistokentällä
Mihin yksityisarkistot arkistoidaan?
Kotiseutuarkiston sijaan luovuttaja voi halutessaan luovuttaa arkistonsa toiseen arkisto-organisaatioon. Yksityisarkistoja otetaan ottavat vastaan myös useisiin muihin arkisto-organisaatioihin useat muut arkisto-organisaatiot.
Yksityisarkistoja vastaanottavia keskeisiä arkisto-organisaatioita ovat Kansallisarkisto sekä valtionapua saavat yksityiset keskusarkistot: Suomalaisen Kirjallisuuden Seura, Svenska Litteratursällskapet i Finland, Suomen Elinkeinoelämän keskusarkisto, Suomen Työväen arkisto, Kansan arkisto, Keskustan ja maaseudun arkisto, Porvarillisen Työn Arkisto, Suomen Urheiluarkisto, Svenska Centralarkivet, Toimihenkilöarkisto ja Urho Kekkosen arkisto.
Kansallisen hankintapolitiikan työnjako on keskeisten yksityisarkistoja vastaanottavien arkisto-organisaatioiden keskenään 2010-luvun lopulla sopima työnjako. Sen avulla kukin arkisto-organisaatio voi tiedottaa omasta hankintapolitiikastaan, välttää hankinnassaan päällekkäisyydet toisten kanssa sekä ohjata luovuttajan toisen arkisto-organisaation puoleen. Myös kotiseutuarkistot voivat liittyä mukaan täyttäessään yhteistyöehdot.
Ennen kansallista hankintapoliittista työnjakoa vastaan otettuja yksityisarkistoja ei siirretä automaattisesti arkisto-organisaatiosta toiseen, vaikka ne eivät enää sisältyisi niitä säilyttävän arkiston hankintapolitiikkaan. Tietyn paikkakunnan yksityisarkistoja löytyy siksi jatkossakin eri arkisto-organisaatioiden hallusta hankintapoliittisesta työnjaosta poikkeavasti.
Lisäksi henkilöarkisto voidaan ottaa vastaan useaan arkisto-organisaatioon, jos se sisältää eri arkistojen hankintapolitiikkaan sopivaa aineistoa. Suomenruotsalaisen entisen huippu-urheilijan ja myöhemmän kirjailijan arkisto voi kotiseutuarkiston lisäksi täyttää Svenska Centralarkivetin, Suomen Urheiluarkiston ja Svenska Litteratursällskapetin arkiston hankintapoliittiset ehdot. Sekä luovuttajan käsitys henkilön olennaisesta toiminnasta että arkiston keskeisin sisältö vaikuttaa siihen, mihin arkistoon arkistoa tarjotaan. Arkistokokonaisuus luovutetaan ja säilytetään joka tapauksessa aina kokonaisena alkuperäperiaatteen mukaisesti: arkiston sisällön perusteella sitä ei saa jakaa osiin ja luovuttaa osina eri arkisto-organisaatioihin.
Luovuttaja siis päättää, mihin hän tarjoaa arkistoaan tai tarjoaako mihinkään. Puolestaan kukin arkisto-organisaatio päättää, ottaako se tarjotun yksityisarkiston vastaan. Arkisto-organisaatiot eivät välttämättä ota vastaan kattavasti hankintapolitiikkansa mukaisia arkistoja: tutkimuksen tarpeisiin riittää otanta ja arkistotilaa on rajatusti. Myös arkistoaineiston järjestämättömyys, aukollisuus tai säilytysolosuhteista johtuvat vauriot voivat vaikuttaa kielteiseen päätökseen.
Jos kotiseutuarkistoa ei ole olemassa, menetetään paikallista asiakirjallista kulttuuriperintöä, koska
- muut arkisto-organisaatiot eivät välttämättä ota vastaan kaikkia niille tarjottuja hankintapolitiikkansa mukaisia yksityisarkistoja, koska niille riittää otanta, ts. tutkimuksen tarpeisin riittävä edustava määrä arkistoja,
- jotkut yksityisarkistot eivät sisälly minkään muun arkisto-organisaation hankintapolitiikkaan ja
- osa analogisten yksityisarkistojen luovuttajista suosii lähellä olevaa ”omaa” arkistoa.
Yksityisarkistojen vastaanottaminen muualle kuin arkistoihin?
Yksityisarkistoja on aikojen kuluessa otettu vastaan museoihin ja kirjastoihin, kunnan keskusarkistoihin tai kotiseutuyhdistyksen haltuun ilman kotiseutuarkiston perustamispäätöstä.
Tällainen menettely ei ole suotavaa monestakaan syystä:
- Kirjastoissa, museoissa, kunnan kulttuuritoimessa tai kotiseutuyhdistyksessä ei yleensä ole riittävää arkisto-osaamista. Arkistoaineistoa ei voi käsitellä kirjastollisin tai museaalisin periaattein. Kun yksittäinen kirja tai esine on ymmärrettävissä sellaisenaan, yksittäinen asiakirja saa merkityksensä ja todistusvoimaisuutensa omalla paikallaan osana omaa arkistokokonaisuuttaan.
- Tietosuojalainsäädäntö edellyttää alkuperäisen käyttötarkoituksen päätyttyä elävien henkilöiden henkilötietojen hävittämistä tai arkistointia. Arkistoinnilla tarkoitetaan tietosuojalainsäädännön terminologian mukaisesti luovuttamista arkistoon. Perustamaton, arkistoperiaatteisiin sitoutumaton ja osaamattomasti hoidettu kotiseutuarkisto ei täytä tietosuojalainsäädännön yleishyödyllisen arkistotoiminnan vaatimuksia.
- Ongelmia voi aiheuttaa salassa pidettävän, arkaluonteisen tai elossa olevien henkilöiden henkilötietojen valvonta ja asianmukaisen tietopalvelun järjestäminen.
- Toiminnan hiipuessa tai vastuuhenkilöiden vaihtuessa arkistoaineistojen käsittely voi olla sattumanvaraista, mikä on arkistojen perustehtävän vastaista ja luovuttajien luottamuksen pettämistä.
Miten arkistoaineisto eroaa museoiden ja kirjastojen aineistoista?
Vanhan perussäännön mukaan asiakirjat kuuluvat arkistoon, esineet museoon ja painotuotteet kirjastoon. Vaikka näin mustavalkoinen ei maailma ole, sääntö on hyvä palauttaa mieliin. Seuraavaksi esitetään muutamia arkistoteoreettisia näkökohtia arkistojen, kirjaston ja museoiden aineistojen ja työnjaon hahmottamiseen.
Valokuvia voidaan säilyttää niin arkistoissa, museoissa kuin kirjastoissakin. Arkistoteoreettisesti on tärkeää säilyttää kaikki tietyn toimijan toiminnan tuloksena kertyneet valokuvat kokonaisuutena riippumatta sijoituspaikasta. Jos kotiseutuarkistolle tarjotaan esimerkiksi henkilö-, perhe- tai yhdistysarkistoa, johon sisältyy valokuvia, valokuvat kuuluvat kyseiseen arkistoon. Ne luetteloidaan ja säilytetään osana tätä arkistoa. Pelkistä valokuvista koostuva aineisto voidaan ohjata myös museoon. Jos sen sijaan kotiseutuarkistoon tarjotaan valokuvia, joiden joukosta joku on jo valinnut ja poistanut osan, harkitaan vakavasti tarjouksen torjumista: kotiseutuarkisto ei ota vastaan ja säilytä silvottuja arkistoja eikä muille kelpaamatonta aineistoa.
Entä mitä kuuluu kotiseutuarkistoon ja mitä kirjaston kotiseutukokoelmaan?
- Kirjastot ottavat kotiseutukokoelmiinsa vastaan toiminta-alueeseensa liittyviä painotuotteita. Nämä, sähköisinäkin, on jo alun perinkin laadittu ja tarkoitettu julkisuuteen mahdollisimman monien ulottuville. Ne eivät ole asiakirjoja eivätkä siis kuulu kotiseutuarkistoon. Kotiseutuarkiston hyllytilaa ei kannata täyttää painotuotteilla, jotka löytyvät kirjaston kotiseutukokoelmasta tai muusta kirjastosta.
- Sen sijaan yksityisarkistoja ei ole tarkoitettu ja luotu julkisuuteen. Toki esimerkiksi julkisuuteen suunnattujen verkkosivulla julkaistujen tiedotteiden toisteet kuuluvat ne laatineen toimijan arkistoon.
- Se, onko aineisto sidottu tai nidottu kirjamuotoiseksi, ei ole olennaista, koska asiakirjat voivat olla niteitä tai sidoksia (esim. yhdistysten pöytäkirjanide).
