2.1. Kotiseutuarkiston määritelmä
Miksi määritelmillä on väliä?
Koska arkistolaki ei koske kotiseutuarkistoja tai koska arkistoteoreetikot ovat perinteisesti olleet pääsääntöisesti kiinnostuneita viranomaisarkistoista, tarvitseeko kotiseutuarkistossa välittää arkiston tai asiakirjan määritelmästä tai arkistoja koskevista perusperiaatteista?
Kannattaa ja pitää välittää:
- Yksityisarkistot, eli esimerkiksi henkilöiden, yhdistysten ja firmojen arkistot, eivät ole mielivaltaisesti keräiltyjä aineistoja, vaan ne ovat arkistoja eli asiakirjakokonaisuuksia, joita tulee käsitellä arkistoja koskevin periaattein.
- Kotiseutuarkisto on vakavasti otettava toimija vain noudattaessaan arkistoja koskevia kansainvälisiä perusperiaatteita ja asianmukaisia menettelyjä. Asianmukaisesti hoidettu kotiseutuarkisto voi osallistua arkistojen yhteistyöhön esimerkiksi kansallisen hankintapolitiikan puitteissa.
- Kotiseutuarkistoja koskee tietosuojalainsäädäntö, jonka vaatimukset voi osittain täyttää arkistotoiminnan perusperiaatteita noudattamalla.
Mikä on arkisto?
Kotiseutuarkiston voi määritellä arkistoksi, joka ottaa vastaan arkistoja, jotka säilytetään arkistossa. Sanalla arkisto on siis kolme eri merkitystä. Sillä voidaan viitata
- organisaatioon: esimerkiksi Kansallisarkisto, Suomen Elinkeinoelämän keskusarkisto tai kotiseutuarkisto
- aineistokokonaisuuteen: tietyn toimijan toiminnan tuloksena kertynyt asiakirjojen kokonaisuus on kyseisen toimijan arkisto
- tai tilaan: asiakirja-aineistoja säilytetään arkistossa eli säilymisen turvaavassa arkistotilassa; myös sähköisen aineiston pitkäaikaissäilytysjärjestelmää voidaan nimittää arkistoksi
Mikä on kotiseutuarkisto?
Kotiseutuarkistolla tarkoitetaan sitä yhdellä tai useammalla paikkakunnalla toimivaa organisaatiota, joka
- ottaa vastaan toiminta-alueeltaan hankintapolitiikkansa mukaisia paikallisia yksityisiä analogisia ja sähköisiä arkistoja, jotka se säilyttää kukin arkisto omana kokonaisuutenaan,
- säilyttää kunnostetut vastaanottamansa yksityisarkistot arkistotilavaatimukset täyttävissä arkistotiloissa tai pitkäaikaissäilytysjärjestelmässä sekä
- antaa säilyttämänsä analogiset ja sähköiset arkistot kiinnostuneiden käytettäviksi lainsäädännön ja luovutussopimusten asettamat rajoitukset huomioon ottaen.
