3.3. Arkistoluettelon laadinta ja arkiston kunnostaminen
Vastaanotetun arkiston luettelointi ja kunnostaminen etenee periaatteessa seuraavasti:
- inventoidaan
- luodaan tai tarkistetaan järjestelykaava ja seulotaan selkeät kokonaisuudet
- järjestetään, luetteloidaan, seulotaan, suojustetaan ja koteloidaan samanaikaisesti
- sijoitetaan arkisto paikalleen hyllyyn
- tarkistetaan vielä lainsäädännön vaatimat ja luovutussopimuksessa sovitut käyttörajoitukset
- viimeistellään arkistoluettelo kuvailutiedoin ja tulostetaan se käyttöön tutkijatilaan ja viedään yleisiin tietoverkkoihin.
Yksityiskohtaisesta inventointitasoiseen luettelointiin
Teoksessa Kotiseutuarkisto-opas ohjeistetaan perinteinen yksityiskohtainen tapa järjestää ja luetteloida arkistoja. Näitä ohjeita voidaan edelleen noudattaa. Vaihtoehtona on siirtyä vähemmän työlääseen inventointitasoiseen luettelointiin. Tällä säästetään kotiseutuarkiston resursseja ja saadaan arkistot nopeammin kiinnostuneiden ulottuville. Inventointitasoinen luettelointi riittää myös tilanteessa, jossa arkistoa ollaan digitoimassa.
Suurissa arkisto-organisaatioissa tavoitteena on saattaa asiakirjallinen kulttuuriperintö digitaalisena paitsi käytettäväksi myös säilytettäväksi, jolloin aiempia järjestämis- ja luettelointimenettelyjä voidaan muuttaa ja yksinkertaistaa. Kansallisarkiston etenemistä tässä suhteessa voi seurata sen kotisivulta. Myös kotiseutuarkistossa kannattaa varautua tähän kehitykseen. Samalla on muistettava, että inventointitasoinen luettelointi ei vapauta esimerkiksi tietosuojalainsäädännön noudattamisesta.
Kunkin arkiston sisäinen järjestys perustuu järjestely- eli arkistokaavaan, joka yhdistys- yms. arkistoissa voi olla perinteinen ns. ABC-kaava tai tehtäviin perustuva toimintopohjainen kaava. Uuden arkistonhoitajan kannattaa perehtyä jo tietopalvelun hoidon vuoksi ABC-kaavaan ja sen logiikkaan, koska kotiseutuarkistoissa on mahdollisesti ja suuremmissa yksityisarkistoja vastaanottavissa arkisto-organisaatioissa varmasti sen mukaan luetteloituja arkistoja.
Konkreettinen luettelointi
Alkuinventointi tuottaa kokonaiskuvan arkistosta ja säästää aikaa. Alkuinventoinnin avulla selviää mm., millaista aineistoa arkistoon sisältyy, onko aineiston rajavuosien ja arkiston muodostaneen toimijan toimintavuosissa ristiriitoja, onko joukossa käyttörajoitettavaa tai seulottavaa, onko arkistossa aukkoja ja kannattaako pääsarja jakaa alasarjoihin. Kertyviä muistiinpanoja kannattaa hyödyntää pitkään jatkuvan järjestämisprosessin hallitsemiseksi. Asiakirjojen keskinäistä yhteyttä pidetään silmällä jo tässä vaiheessa, jotta ei menetetä ymmärrystä asiakirjojen toisiinsa liittymisestä ja siten merkityksestä.
Toimintopohjainen järjestelykaava voi löytyä sellaisten toimijoiden arkistoista, joilla asiakirja-aineisto on kertynyt suunnitelmallisesti tehtävien hoidon myötä (esim. henkilöstöhallinnon asiakirjat, julkaisutoiminnan asiakirjat, avustustoiminnan asiakirjat). Tällainen järjestelykaava säilytetään. Toimintopohjaisen järjestelykaavan sarjoihin voidaan soveltaa inventointitasoisen luetteloinnin Excel-luettelopohjaa muuttamalla sarjojen nimet välilehdille.
Jos järjestelykaavaa ei luovutettavassa arkistossa ole, se luodaan. Kotiseutuarkisto-oppaassa esitellään yhdistys-, seura-, yritys- yms. arkistoille ABC-kaavan pääsarjojen pohjalta muokattua järjestelykaavaa sekä henkilö-, perhe- ja sukuarkistojen järjestelykaavaa, joita voidaan käyttää pohjana.
Esimerkkejä inventointitasoisesta luetteloinnista:
Excel-luettelopohja, jossa pääsarjat nimetään omille välilehdilleen, soveltuu niin analogisen kuin sähköisen arkistoaineiston luettelointiin. Perinteiseen järjestelykaavaan verrattuna esimerkit sisältävät samoja pääsarjoja mutta ei näiden alasarjoja eikä sarjojen kirjaintunnuksia. Pääsarjojen määritelmät ovat ennallaan, ja niistä otetaan käyttöön vain tarpeelliset. Pääsarjojen alaisia sarjoja tarvitaan vain suurissa arkistoissa.
Yksityiskohtaista tietosisällön kuvailua ei tarvitse laatia. Osan kuvailusta hoitanee aikanaan tekoäly. Silti välittömästi tarpeellinen (esim. käyttörajoitukset) sekä kontekstiin liittyvä kuvailutieto (mitä aineisto on ja mihin se liittyy) kirjataan järjestämisen kuluessa arkistoluetteloon.
Arkistoluettelon alkuun kootaan perustiedot toimijasta ja arkistosta sekä tarvittaessa sisällysluettelo:
- Toimijan, jonka toiminnan tuloksena arkisto on kertynyt, täydellinen nimi ja nimimuutokset, toiminta-/elinvuodet, edeltäjät ja seuraajat, toiminta-alue, lyhyt kuvaus toiminnasta ja tehtävistä, elämänkerta yms
- Arkiston rajavuodet (vanhin ja nuorin asiakirja), määrä hyllymetreinä tai bitteinä, kotiseutuarkistoon luovutuksen ajankohta, koko arkistoa koskevat käyttörajoitukset ja niiden kesto, aukot aineistossa ja niiden syyt ja tiedot mahdollisesta arkiston omintakeisesta järjestyksestä jne.
- Arkistoluettelon alkuun kootaan tarvittaessa kokonaisuuden hahmottamiseksi ja arkistoluettelon käytön helpottamiseksi sisällysluettelo, joka rakentuu arkiston pää- ja alasarjoista.
Varsinainen arkistoluettelo sisältää tiedot yksiköistä pääsarjoittain. Yksikkö on se pienin kokonaisuus, joka voidaan tilata käyttöön tutkijatilaan. Tavallisesti tämä on sama kuin kotelo, säilytyslaatikko, karttaputki, tiedosto yms. säilytysväline.
- valokuvista, äänitteistä ja videoista on suositeltavaa kertoa aihe/tapahtuma, henkilöt, paikkakunta, ajankohta, kuvaaja ja mahdolliset käyttörajoitukset
- sähköiset tiedostot nimetään systemaattisin periaattein (esim. ptk_vuosikokous_20210331.pdf)
- kunkin yksikön kohdalla mainitaan vain tätä koskevat käyttörajoitus-, tekijänoikeus- yms. kuvailutiedot. Jos rajoitus koskee koko sarjaa tai koko arkistoa, tieto kerrotaan kyseisen sarjan otsikon tai koko arkiston kuvailutietojen kohdalla.
- Luettelointiohjeessa linjataan, mikä on tarpeen ja oikeasuhtaista, kun esitetään tietoja elävistä henkilöistä arkistoluettelossa. Voidaanko kertoa, että arkisto sisältää esimerkiksi Maija Meikäläisen rippikuvan viime vuosikymmeneltä? Tämä ilmaisee nimetyn elossa olevan henkilön uskonnollisen vakaumuksen, eli se on arkaluonteinen tieto. Sen sijaan pelkästä maininnasta, että arkistoon sisältyy rippikuvia, henkilö ei ole tunnistettavissa eikä tätä luettelon kohtaa tarvitse näyttörajoittaa yleisissä tietoverkoissa.
Arkistoa luetteloitaessa ja järjestettäessä
- ei ole olennaista, ovatko kaikki pöytäkirjoja sisältävät kotelot aikajärjestyksessä fyysisesti peräkkäin. Arkiston looginen rakenne ilmenee arkistoluettelosta, josta selviävät myös aineiston fyysinen sijoittuminen ja kotelon tunnus. Vastaavasti lisäluovutuksia ei tarvitse työläästi upottaa fyysisesti ”oikeaan” järjestykseen. Lisäluovutus voidaan sijoittaa arkiston loppuun ja vain luetteloida oikealle paikalleen, esimerkiksi pöytäkirjat omaan sarjaansa riippumatta niiden fyysisestä sijainnista. Tämä menettely voi edellyttää suurissa arkistoissa ”osoitejärjestelmää” eli vähintään hyllyjen ja hyllytasojen numerointia ja sijaintietojen hallintaa.
- samaan koteloon ei sijoiteta sekä julkisia että salassa pidettäviä tai arkaluonteisia tietoja tai elävien henkilöiden henkilötietoja sisältäviä henkilörekistereitä. Jos näin silti toimitaan, aineistot erotetaan vaippalehdillä. Näin vältytään työläältä käyttörajoitetun ja julkisen aineiston erottamiselta jälkikäteen, kun asiakas tilaa vain julkista aineistoa käyttöönsä.
- pienien alle 1-2 hyllymetrin laajuisten arkistojen yksiköt luetteloidaan suoraan pääsarjan alle, esimerkiksi Pöytäkirjat-sarjassa
kotelo 1. Vuosikokouspöytäkirjat liitteineen 1980-1990
kotelo 2. Vuosikokouspöytäkirjat liitteineen 1991-1998
kotelo 3. Hallituksen kokouspöytäkirjat 1980-1990 - kotelot täytetään napakasti täyteen ja merkitään arkistoluetteloon erikseen jokainen yksikköJokaisella yksiköllä on yksilöllinen tunnus, joka voi olla juokseva numero läpi arkiston. Aiemmin käytetyistä sarjan kirjaintunnuksista ja niihin yhdistetystä sarjan sisällä juoksevista numeroista voidaan siis luopua.Arkistoluettelo sisältää jokaisen yksikön nimen, rajavuodet, aukot, tietosuoja- tai salassapitotiedot, huomautustiedot jne. Huomautustiedot voivat sisältää esimerkiksi viittauksia toisiin koteloihin tai sarjoihin, asiakirjojen kuntoon liittyviä tietoja jne.
- samanaikaisesti seulotaan asiakirjat, joiden säilytysaika on kulunut umpeen.
- kunkin kotelon selkään merkitään arkiston nimi ja kyseisen yksikön eli kotelon numero.
Biografica- ja Topografica-kokoelmissa kukin luovutus on oman yksikkönsä, joka nimetään ja luetteloidaan erikseen ja jonka voi muodostaa vaippalehden väliin sijoitettu yksittäinen tai muutama asiakirja. Kukin vaippalehden väliin sijoitettu aineisto puolestaan sijoitetaan juoksevasti numeroituihin koteloihin. Biografica-kokoelman arkistoluettelo perustuu aakkosjärjestykseen, joten arkistoluettelo saatetaan ajan tasalle aina lisäysten myötä. Itse aineistoa kannattaa säilyttää luovutusjärjestyksessä. Hyödylliseksi voi osoittautua tapa numeroida niput koteloittain; esimerkiksi merkintä arkistoluettelossa ja vaippalehdessä ”Biografica kotelo 1/5” tarkoittaa, että aineisto löytyy Biografican kotelosta 1 järjestyksessä viidentenä nippuna.
Esimerkki Biografica-kokoelman arkistoluettelosta:
- Anna Adalmiina Aakkosen koulutodistus 1933 kotelo 1
- Bertta Borgin päiväkirja kätilökokemuksista (1940-luvulta?) kotelo 2
- Heikki Hermanni Heikäläiselle lähetetyt kolme kirjettä Australiaan siirtolaisiksi muuttaneilta lapsenlapsilta (1960-luvulta?) kotelo 5
- Kuolemaan tuomitun kirje äidille Maija Matilda Meikäläiselle 1920 kotelo 1
Arkistojen luettelointi on välttämätöntä, koska
- kotiseutuarkiston on tiedettävä, mitä arkistoja ja niihin sisältyviä asiakirjasarjoja ja yksiköitä sillä on hallussaan. Arkistoluettelot kattavat kaiken kotiseutuarkistossa säilytettävän asiakirja-aineiston arkistoistoittain.
- arkistoluetteloiden avulla asiakkaat tunnistavat ja tilaavat käyttöönsä asiakirja-aineistoa
- arkistoja ei voida antaa käyttöön ennen luettelointia, jonka jälkeen tunnetaan arkiston sisältö ja voidaan noudattaa käyttörajoituksia sekä varmistaa asiakirjojen järjestys ja säilyminen
- seloste käsittelytoimista ei korvaa arkistoluetteloa: arkistoluettelo kattaa tietyn arkiston kaiken pysyvästi säilytettävän aineiston, seloste käsittelytoimista vain elävien henkilöiden henkilötietoja sisältävät sarjat ja niiden käsittelyn.
Jos joku arkisto tai osa arkistosta on kunnostamatta ja luetteloimatta, jos jossain arkistoluettelossa on puutteita tai virheitä tai jos tietosuojalainsäädännön vaatimuksia ei ole huomioitu, puutteet ja virheet korjataan viivytyksittä. Aikaisempiin menettelyihin ja laiminlyönteihin ei ole mahdollista vedota.
Arkiston kunnostaminen
Samanaikaisesti luetteloinnin kanssa kunnostetaan arkistoaineisto fyysisesti. Asiakirjaniput suojataan arkistokäärepaperilla eli vaippalehdillä ja asiakirjat sijoitetaan arkistokelpoisiin koteloihin. Jos seuraavia toimia ei hoideta tässä vaiheessa, aineiston säilyvyys vaarantuu. Lisäksi monet näistä ovat välttämättömiä hoitaa viimeistään aineistoa digitointikuntoon saatettaessa.
Asiakirjaniput suojataan arkistokäärepaperilla eli vaippalehdillä ja samanaikaisesti
- poistetaan klemmarit ja niitit. Yhteenkuuluvat asiakirjat sijoitetaan tarvittaessa vaippalehden väliin tai vaippalehdestä leikattu suikale pitää nipun yhdessä.
- poistetaan kuminauhat ja rei’ityksestä asiakirjanippua koossa pitävät narut,
- poistetaan muovitaskut ja muoviset välilehdet,
- oiotaan taittuneet sivut,
- ei leikata siistimistarkoituksessa rispaantuneita asiakirjojen reunoja, ja
- ei korjata teipillä asiakirjoja tai niteiden ja sidosten kansia.
Jos sähköistä aineistoa on muistitikulla tai kovalevyllä odottamassa toimia, huolehditaan, että tieto on kahdella eri valmistajan muistitikulla tai kovalevyllä ja että näitä ei säilytetä samassa paikassa.
Aineisto sijoitetaan arkistokelpoisiin arkistokoteloihin:
- Käytetään arkistokelpoisuusvaatimukset täyttäviä koteloita
- Kotelot täytetään napakasti täyteen. Vajaat kotelot vaarantavat säilymisen asiakirjojen valuessa kotelon pohjalle ja tuhlaavat arkistotilaa. Ei ole sääntöä, jonka mukaan koteloon sijoitetaan asiakirjoja vain tasavuosilta, vaan on sääntö, että kotelot pakataan napakasti täyteen. Jos saman vuoden aineisto jatkuu seuraavassa kotelossa, tämä ilmenee arkistoluettelosta, esim.
kotelo 4 Saapuneet kirjeet 1980 – 15.6.1982
kotelo 5 Saapuneet kirjeet 16.6.1982-1984 - Käyttörajoitettu aineisto sijoitetaan erilleen julkisista aineistoista omiin koteloihin tai samassa kotelossa erillisen vaippalehden väliin selkeästi merkittynä.
- Homeiset asiakirjat sijoitetaan erilleen muusta aineistosta, koska home leviää kosketuksissa oleviin naapurikoteloihin.
- Muu aineisto voidaan myös sijoittaa koteloihin pölyltä suojaan.
Kotelon selkään joko kiinnitetään nimiö tai kirjoitetaan selkeällä käsialalla arkiston nimi ja säilytysyksikön tunnus. Kotelot sijoitetaan hyllyyn joko lyhyelle sivulle siten, että nappi-nauha- tai nauha-nauha-kiinnityssysteemi ei jää näkyviin, tai pitkälle sivulle. Nimiö kiinnitetään tai tiedot tekstataan systemaattisesti samalle korkeudelle koteloihin vaivatta nähtäville. Pitkälle sivulle sijoittaminen – jos hyllyn leveys sallii tämän – säästää tilaa.
Aina analogisia asiakirjoja järjestettäessä ja myöhemmin käsiteltäessä täytyy muistaa, että arkiston sisältämän tiedon tulee säilyä inhimillisesti katsoen ikuisesti. Sekä henkilöstön että asiakkaiden asiakirjojen käsittelyä valvotaan. Edellä esitetyn lisäksi ei esimerkiksi
- kastella sormen päätä aineistoa selattaessa,
- koota niteitä ja sidoksia avoimina päällekkäin,
- altisteta asiakirjoja auringonvalolle ja
- kohdella hauraita ja etenkään yli 100-vuotiaita asiakirjoja varomattomasti. Puuvillaiset suojakäsineet estävät sormien luonnostaan sisältämän rasvan päätymisen asiakirjoihin.
Vaikka sähköisen aineiston säilyttäminen olisi teknisesti ulkoistettu, vastuu on kotiseutuarkistolla. Siksi tarvitaan ymmärrystä valitusta ratkaisusta ja sen vaikutuksista arkistojen vastaanottamiseen sekä koulutusta luovuttajien neuvontaa ja asiakaspalvelua varten. Tarvitaan myös aktiivisia toimenpiteitä jo sähköisiä asiakirjoja vastaanotettaessa sisällön ja merkityksen suojaamiseksi.
Sähköisen aineiston käytettävyys on kunnossa, kun
- se löytyy tarvittaessa niin arkistoluettelon avulla kuin teknisesti,
- se on tarvittaessa avattavissa ja käytettävissä,
- on tallessa kontekstuaalinen tieto siitä, mitä sähköinen aineisto on ja mihin se liittyy, sekä kun
voidaan luottaa siihen, että sähköinen aineisto on sitä, mitä se väittää olevansa.
