2.5. Kotiseutuarkiston tehtävät ja toiminta
Kotiseutuarkiston toimintaperiaatteet
Asianmukaisesti toimiva kotiseutuarkisto sitoutuu seuraaviin periaatteisiin:
- toiminta perustuu kansainvälisesti hyväksyttyjen arkistoteoreettisten periaatteiden noudattamiseen,
- toiminta on organisoitu kirjallisin määräyksin ja kotiseutuarkistolle on nimetty vastuunalainen hoitaja,
- vastaanotettavan ja säilytettävän aineiston käytännön käsittelytoimet on määritelty erikseen analogisen ja sähköisen aineiston osalta,
- analogisen ja sähköisen aineiston säilytys on asianmukaista sekä
- tietopalvelu hoidetaan asianmukaisesti
Näitä periaatteita noudattaessaan kotiseutuarkisto toimii yleishyödyllisesti ja näin toteutuu
- EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) artiklan 6 1e-kohdan vaatimus, että ”…käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi”, ja
- tietosuojalain (1050/2018) 4 §:n kohdan 4 vaatimus, että ”henkilötietoja sisältävien tutkimusaineistojen, kulttuuriperintöaineistojen sekä näiden kuvailutietoihin liittyvien henkilötietojen käsittely arkistointitarkoituksessa on tarpeen ja oikeasuhtaista sillä tavoiteltuun yleisen edun mukaiseen tavoitteeseen ja rekisteröidyn oikeuksiin nähden.”
Kirjalliset ohjeet toiminnan tukena
Kotiseutuarkiston on pystyttävä esittämään kirjalliset ohjeet organisoinnistaan ja menettelyistään arkiston luovuttajille, tutkijoille, kotiseutuarkiston ylläpitäjälle, rekisteröidylle (henkilölle, jonka henkilötietoja on sekä kotiseutuarkiston oman toiminnan myötä kertyvissä asiakirjoissa että sen säilyttämässä arkistossa) ja esimerkiksi tietosuojavaltuutetulle. Osa ohjeista laaditaan kotiseutuarkiston sisäiseen käyttöön ja osa suunnataan asiakkaille, eli aineistonluovuttajille ja -käyttäjille.
Kirjalliset ohjeet ja toiminnasta kertyvät asiakirjat, jotka todistavat ohjeistuksen mukaisen toiminnan, ovat osa kotiseutuarkiston ja sen henkilökunnan oikeusturvaa. Jos toimitaan museon tai kirjaston yhteydessä, on määriteltävä, miten arkistoaineisto ja kotiseutuarkiston menettelyt poikkeavat kirjaston tai museon vastaavista. Samoin määritellään ja ohjeistetaan mahdollinen useassa arkistotilassa toimiminen sekä useiden muiden tehtäviensä ohella kotiseutuarkistoa hoitavien tai usean kotiseutuarkiston yhteisen arkistonhoitajan tehtävät.
Asiakkaille suunnattuja ohjeita laadittaessa kiinnitetään huomiota siihen, mitä ja kuinka yksityiskohtaista tietoa toisaalta lainsäädäntö edellyttää ja toisaalta asiakas tarvitsee eri aihepiiristä. Osa ohjeista viedään kotiseutuarkiston kotisivuille, osa on esillä tutkijatilassa ja osa voidaan antaa kirjallisena asiakkaille. Sitä, mitä kerrotaan kotisivulla, ts. kenen hyvänsä ulottuvilla, arvioidaan myös turvallisuusnäkökulmasta mm. ilkivallan tai tietoturvaloukkausten estämiseksi.
Pieninkään kotiseutuarkisto ei ole vapautettu lainsäädännön noudattamisesta. Tietosuojalainsäädäntö, jolla suojataan kaikkien elävien henkilöiden henkilötietoja, edellyttää kotiseutuarkistolta toimia.
Jos on resursseja pelkkään säilyttämiseen?
Jos kotiseutuarkistolla on resursseja pelkkään arkistojen vastaanottamiseen ja säilyttämiseen, on kyse ylimenokaudesta. Tavoite on turvata yksityisarkistojen fyysinen säilyminen.
Jos olosuhteiden pakosta päädytään väliaikaisesti vain kokoamaan arkistoaineistoja, ei riitä, että nämä vain kootaan johonkin. Lisäksi huolehditaan, että
- päätös ja sen seuraukset ovat tietoinen valinta
- on olemassa nimetty vastuutaho, johon saa yhteyden tarvittaessa
- tehty ratkaisu on riittävän laajalti tiedossa ja siitä muistutetaan riittävän usein tarpeellisille tahoille (esimerkiksi kunnan kirjaamolle, kulttuurihallinnolle, keskusarkistolle, kirjastolle ja museolle)
- käytössä ovat turvalliset lukitut tilat, joihin pääsy on valvottua
- aineiston käyttö (tutkiminen, kopiointi, ”lainaaminen” yms.) valvomattomasti ei ole mahdollista
- on olemassa systemaattiset aineistojen vastaanottomenettelyt
- perustiedot luovuttajista ja luovutuksista otetaan talteen ja säilytetään
- luovuttajat tietävät tilanteen ja
- tila siivotaan säännöllisesti.
Pelkkä säilyttäminen on väliaikainen ylimenokauden ratkaisu, koska se ei täytä toimivan kotiseutuarkiston määritelmää. Riskinä on esimerkiksi, että
- luovuttajat kokevat tulleensa petetyiksi, jos arkistoaineistoa vuosien jälkeen edelleen vain säilytetään,
- merkittäviä aineistoja ei haluta luovuttaa kotiseutuarkistoon
- aineisto ei ole kenenkään käytettävissä
- aineistoa päätyy luvattomasti ja valvomattomasti käyttöön tai tällaisesta herää epäilyjä
- aineistoa häviää tai herää epäilyjä häviämisestä
- menettely, ainakaan pitkään jatkuessaan, ei täytä tietosuojalainsäädännön vaatimuksia. Koska kuolleilla ei ole tietosuojaa, ratkaisu olisi ottaa vastaan vain yli 100 vuotta vanhaa aineistoa, ts. jo kuolleiden henkilöiden henkilötietoja sisältäviä asiakirjoja. Mutta tällöin riskinä olisi nuoremman arkistoaineiston heitteille jääminen ja häviäminen, eli juuri se tilanne, jolta pelkällä säilyttämisellä alun perin pyrittiin välttämään.
