2.4. Kotiseutuarkiston perustaminen
Tavoitteena on, että kotiseutuarkistot muodostaisivat valtakunnallisesti kattavan verkoston. Jokaisen kunnan olisi hyvä kuulua jonkin kotiseutuarkiston toiminta-alueeseen. Sen vuoksi niille paikkakunnille, jossa ei vielä ole toimivaa kotiseutuarkistoa, tai jotka eivät kuulu laajempaan kotiseutuarkistoalueeseen tai joissa kunnanarkisto ei hoida kotiseutuarkistonkin tehtäviä, suositellaan perustettavaksi sellainen.
Kotiseutuarkiston perustamiseen voi ryhtyä kunta, alueella toimiva museo tai kotiseutuyhdistys tai muu paikallinen yhteisö, jolla on yhteisönsä laaja tuntemus ja luottamus. Yksityishenkilö ei voi perustaa kotiseutuarkistoa ja koota yksityisarkistoja, koska tietosuojalainsäädäntö vaatii joko hävittämään elävien henkilöiden tietoja sisältävät aineistot, tai luovuttamaan ne arkistoon.
Vahva suositus on, että kotiseutuarkiston perustaa ja sitä ylläpitää kunta pitkäjänteisyyden ja jatkuvuuden vuoksi. Kuntaliitoksissakin uudelle kunnalle siirtyvät edellisten kuntien velvoitteet. Hyvin suositeltavaa on myös se, että kotiseutuarkiston ylläpitämiseen, hoitoon ja asiakaspalveluun voi yhdessä sovitulla tavalla osallistua myös kansalaisyhteiskunnan toimijoita, esimerkiksi paikallinen kotiseutuyhdistys.
Kotiseutuarkiston perustamisvaiheessa:
- tehdään virallinen päätös kotiseutuarkiston perustamisesta. Perustamispäätöksestä tulee käydä ilmi vähintään kotiseutuarkiston nimi, toimialue ja ylläpitäjä(t).
- määrätään kotiseutuarkistolle vastaava hoitaja,
- hyväksytään kotiseutuarkiston toimintasääntö tai muu kirjallinen toimintaohje, jossa määritellään arkiston keskeiset toimintaperiaatteet, ja
- määritellään myös, miten huolehditaan kotiseutuarkistoon luovutetun aineistot säilymisestä, jos kotiseutuarkiston toiminta päättyy. Kotiseutuarkiston ylläpitäjällä on vastuullaan huolehtia ratkaisu, jolla luovuttajilta sopimuksen perusteella vastaanotettu aineisto säilyy myös tulevaisuudessa. Aineistoa ei voi hävittää tai jättää heitteille.
Perustamispäätös tehdään kotiseutuarkiston perustajaorganisaation sääntöjen mukaan. Jos perustaja on kunta, perustamisesta päätetään kunnan määrittämällä tavalla. Jos perustaja on yhdistys, päätös tehdään yleisessä kokouksessa.
Mikäli perustajia on useita, perustamispäätös tehdään niissä kaikissa erikseen. Tällöin jokainen taho hyväksyy myös asiakirjan, jossa määritellään eri toimijoiden vastuut kotiseutuarkiston ylläpitämisessä. Erityisen tärkeää on sopia kirjallisesti arkistoa koskevista vastuukysymyksistä, työnjaosta ja kustannustenjaosta.
Jos kotiseutuarkisto on perustettu jo aiemmin, mutta perustamisesta ei ole tehty virallista perustamispäätöstä, vastuullista hoitajaa ei ole määrätty tai kotiseutuarkistolla ei ole ajantasaista toimintasääntöä, nämä päätökset on syytä tehdä mahdollisimman pikaisesti. Niillä kotiseutuarkiston asema virallistetaan ja toiminta saadaan asianmukaiselle pitkäjänteiselle pohjalle.
Mikäli usean toimijan yhteinen kotiseutuarkisto on perustettu aiemmin, eikä vastuunjakoasiakirjaa ole tehty, sellainen on syytä tehdä mahdollisimman pian. Vastaavasti mikäli kotiseutuarkiston hoitoon, ylläpitoon tai asiakaspalveluun osallistuu muita tahoja kuin ylläpitäjä, eri toimijoiden vastuista, velvollisuuksista ja oikeuksista on sovittava kirjallisesti, tarvittaessa myös jälkikäteen.
