2.3. Mitkä yksityisarkistot kuuluvat kotiseutuarkistoon?
Paikalliset yksityisluontoiset arkistot
Kotiseutuarkistoon kuuluvat sen toimialueella kertyneet paikallisten yksityisten toimijoiden asiakirjalliset aineistot. Näillä yksityisarkistoilla on merkittävää yhteiskunnallista ja tutkimuksellista arvoa, sillä ne täydentävät julkishallinnon arkistojen luomaa kuvaa menneisyydestä.
Kotiseutuarkistoon voivat kuulua analogiset (ts. paperimuotoiset) ja sähköiset
- paikallisten yhdistysten, seurojen ja kansanliikkeiden arkistot
- paikallisten osuuskuntien ja yritysten sekä talojen arkistot
- paikallisten perheiden, sukujen ja yksityishenkilöiden arkistot osana omaa arkistokokonaisuuttaan
- paikallisten painotuotteiden arkistokappaleet, jos nämä eivät sisälly kunnankirjaston kotiseutukokoelmaan, sekä
- muut paikallisen perinteen tallentamiseen liittyvät asiakirjalliset aineistot, jotka eivät kuulu kunnankirjaston kotiseutukokoelman tai paikallismuseon aineistoihin.
Kotiseutuarkisto ei ota vastaan viranomaisarkistoja. Valtion- ja kunnallishallinnon sekä ortodoksisen kirkon arkistoja säädellään arkistolailla ja evankelisluterilaisten seurakuntien arkistoja kirkkolailla. Jos kotiseutuarkistoon toimitetaan näiden alkuperäisasiakirjoja, ne ohjataan asianomaiseen arkistoon.
Kotiseutuarkisto ei myöskään ota vastaan julkista tehtävää hoitavan yksityisen toimijan arkistoa. Julkista tehtävää yksityinen toimija hoitaa silloin, kun tästä tehtävästä on säädetty lailla ja yksityinen toimija on määrätty sitä hoitamaan. Tällainen toimija ottaa yhteyttä Kansallisarkistoon tai kunnan tehtävien kyseessä ollessa kyseiseen kuntaan. Kyseisiä arkistokokonaisuuksia ei ole arkistoteoreettisesti sallittua jakaa julkisen tehtävän hoidossa syntyneeseen osaan ja muuhun osaan ja luovuttaa näitä eri arkisto-organisaatioihin.
Mikä on asiakirja?
Yksityisarkistot koostuvat asiakirjoista. Asiakirjalla on useita määritelmiä. Tässä yhteydessä keskitytään määritelmään, joka sisältyy arkistolakiin (831/1994).
Asiakirjalla tarkoitetaan muitakin kuin perinteisiä paperimuotoisia asiakirjoja: arkistolain 6 § mukaan asiakirjalla tarkoitetaan ”kirjallista tai kuvallista esitystä taikka sellaista sähköisesti tai muulla vastaavalla tavalla aikaansaatua esitystä, joka on luettavissa, kuunneltavissa tai muutoin ymmärrettävissä teknisin apuvälinein.” Asiakirja on ainutlaatuinen, syntyy toimijan toiminnan tuloksena, sen tarkoituksena ei ole päätyä painettavaksi ja asiakirjaan liittyy konteksti, ts. se ympäristö ja ne tapahtumat, joiden seurauksena se on syntynyt.
Pöytäkirjojen, kirjeiden, päiväkirjojen, tiliasiakirjojen yms. helposti asiakirjoiksi tunnistettavien asiakirjojen lisäksi näihin kuuluvat myös kartat ja piirustukset, valokuvat, filmit, ääninauhat, videokasetit ja käsikirjoitukset sekä sähköiset asiakirjat. Asiakirjoja eivät siis ole vain ”viralliset asiakirjat”, kuten esimerkiksi todistukset, sopimukset, kauppakirjat yms, vaan myös yksityiset kirjeet, valokuvat tai videokasetti sukuhäistä.
Sähköisen aineiston vastaanottamista kannattaa kotiseutuarkistossa pohtia kunnolla: onko kotiseutuarkistolla resursseja ottaa vastaan, säilyttää ja antaa käyttöön sähköisiä aineistoja? Hetken mielijohteesta tähän ei pidä siirtyä, koska kotiseutuarkistolta edellytetään ainakin taloudellisia resursseja, osaamista ja sitoutumista pitkäjänteiseen toimintaan. Linjauksen tulee myös kohdella luovuttajia tasapuolisesti.
Toistaiseksi yksityisarkistot ovat usein hybridejä: osa arkiston aineistosta on paperimuotoista, osa sähköistä joko syntyjään tai digitoituna. Ylimenokaudella, jolloin otetaan vastaan enimmäkseen paperiaineistoja, yksinkertaisin ratkaisu on pyytää luovuttajaa tulostamaan vähäinen sähköinen aineisto arkistokelpoiselle paperille.
Myös arkiston muodostaneen toimijan omat sosiaalisen median ja verkkosivut kuuluvat kyseisen toimijan arkistoon. Kansalliskirjasto tosin arkistoi vuosittain läpileikkauksen tietoverkkojen aineistoista, tekee teemakeräyksiä ja huolehtii sanomalehtien, aikakauslehtien ja uutissivustojen jatkuvasti päivittyvien sisältöjen keräyksestä. Jokaiselle toimijalle jää arkistoitavaksi oma sosiaalisen median ja verkkosivujen sisältö.
- Esimerkiksi kukin yhdistys tallettaa omien verkkosivujensa tiedon. Isot ja olennaiset muutokset on syytä arkistoida.
- Some-keskusteluissa saapuneet viestit voidaan tulkita alkuperäperiaatteen mukaisesti kuuluviksi vastaanottajalleen ja siis tämän arkistoon. Esimerkiksi Facebookin tai Twitterin/X:n käyttöehdot sallivat omien tietojen arkistoinnin. Kotiseutuarkisto ottaa vastaan tällaisia aineistoja osana arkiston muodostaneen toimijan muuta asiakirja-aineistoa.
