6.1. Kotiseutuarkiston viestintä ja aineistojen esittely
Kotiseutuarkiston kannattaa kertoa itsestään ja toiminnastaan helposti saavutettavalla tavalla.
Viestinnässä kannattaa hyödyntää verkkosivuja ja sosiaalisen median kanavia. Sähköinen viestintä on nopeaa, kustannustehokasta ja se on suuren yleisön löydettävissä helposti. Kotiseutuarkistosta, sen aineistoista tai ajankohtaisesta toiminnasta voi myös kertoa suoraan lähialueen muille toimijoille kuten kunnille, yhdistyksille, museoille ja oppilaitoksille vaikkapa sähköpostilla tai kasvotusten kohdatessa.
Kotiseutuarkiston kannattaa myös pyrkiä esittelemään toimintaansa ja aineistojaan erilaisissa tapahtumissa, tarjota aineistojaan julkaisuihin tai lehtiin sekä mikäli resurssit mahdollistavat, tuottaa aineistojaan esille tuovia näyttelyitä itse tai yhteistyössä muiden tahojen kanssa.
Nostamalla esille toimintansa ja aineistonsa, kotiseutuarkisto voi tuoda esille kulttuuriperinnön ja oman toimintansa merkityksen sekä edistää mahdollisuuksiaan saada lisää arkistojaan täydentäviä lahjoituksia.
Kotiseutuarkiston perustiedot verkossa
Nykypäivänä yleisö odottaa löytävänsä ajantasaiset perustiedot toimijoista verkosta. Kotiseutuarkistolla olisi hyvä olla omat verkkosivut tai vähintään tietoa arkistosta ylläpitäjän sivuilla.
Kunnan ylläpitämästä kotiseutuarkistosta tulisi löytyä tieto kunnan verkkosivuilta, joko omana alasivuna tai mainintana kunnan arkiston sivuilla. Yhdistyksen ylläpitämästä kotiseutuarkistosta tulisi olla tietoa yhdistyksen verkkosivuilla. Jos kotiseutuarkistoa ylläpitää useampi toimija yhdessä, tulee sopia, kuka ylläpitää verkkosivua ja tiedottaa kotiseutuarkiston toiminnasta.
Joltain kaikille avoimelta, helposti löydettävältä verkkosivulta tulisi vähintään löytyä tieto kotiseutuarkiston olemassaolosta ja sen yhteystiedoista. Verkkosivuilla olisi hyödyllistä kertoa myös arkiston sisältämistä aineistoista, jotta mahdolliset käyttäjät löytävät niiden äärelle. Hyvän asiakaspalvelun vuoksi ainakin luettelo säilytettävistä arkistoista, niiden rajavuosista ja laajuudesta olisi hyvä löytyä verkkosivulta.
Mikäli kotiseutuarkiston on mahdollista ottaa vastaan lisää aineistoja, tulee tästä ohjeistaa selkeästi ja avoimesti. Voit lukea lisää luvusta Luovutusneuvottelut ja luovutuksen vastaanottaminen.
Kerro kotiseutuarkistosta verkossa ainakin:
- sen olemassaolo,
- ajantasaiset yhteystiedot
- avoinnaolo tai ohjeet käynneistä sopimiseen
Lisäksi kannattaa kertoa:
- millaisia aineistoja kotiseutuarkistossa on
- millaisia aineistoja arkistoon voi tarjota ja millä ehdoilla
Lisää tietoa arkistoluetteloista ja niiden viemisestä verkkoon löydät tämän verkko-oppaan luvuista Arkistoluettelon laatiminen ja arkiston kunnostaminen ja Tiedon vienti yleisiin tietoverkkoihin.
Sosiaalisen median hyödyntäminen
Kotiseutuarkisto voi halutessaan hyödyntää myös sosiaalista mediaa (somea) kertoessaan toiminnastaan. Mahdollisia alustoja ovat esimerkiksi Facebook ja Instagram. Sosiaalinen media ei kuitenkaan sovi kovin hyvin kotiseutuarkiston pääasialliseksi tiedotuskanavaksi, vaan tähän verkkosivut ovat pysyvämpi ja parempi ratkaisu. Sosiaalinen media on luonteeltaan ajankohtaisia asioita tarjoava ja yhteyksiä yhteisöön luova.
Mikäli kotiseutuarkiston ylläpitäjällä on käytössään jokin sosiaalisen median kanava, kannattaa niillä silloin tällöin kertoa myös kotiseutuarkistosta ja sen toiminnasta, toki mahdollisuuksien mukaan. Kunta tai yhdistys voi vaikkapa muutaman kerran vuodessa muistuttaa kanavillaan kotiseutuarkiston olemassaolosta ja kertoa sen aineistoista.
Sosiaalisessa mediassa hyödyllisiä kanavia kotiseutuarkistolle ovat myös erilaiset alueelliset ja teemalliset ryhmät. Esimerkiksi Facebookista löytyy runsaasti tiettyihin paikkakuntiin ja niiden historiaan keskittyviä ryhmiä. Ryhmissä on jäseninä usein sekä paikkakunnan nykyisiä että niiden entisiä asukkaita, jotka ovat kiinnostuneita paikkakunnan ja sen lähialueen asioista. Alueellisten ryhmien lisäksi Facebookista löytyy myös teemallisia ryhmiä, joissa keskustellaan esimerkiksi sukututkimuksesta tai jostain historian teemasta.
Myös arkistoalalle löytyy omia ryhmiä, joissa voi keskustella aiheesta ja kysyä neuvoa. Facebookissa toimii esimerkiksi Arkistolista-niminen ryhmä, joka toimii arkisto- ja asiakirjahallintoalan ilmoitustauluna.
Näyttelyt, julkaisut ja tapahtumat
Kotiseutuarkiston aineistojen esittely laajemmille yleisöille mahdollistaa paikallisten tarinoiden, muistojen ja historian esille tuomisen. Aineistoja voi tarjota käyttöön esimerkiksi näyttelyihin, julkaisuihin tai paikkakunnan medialle, kuten paikallislehdille.
Näyttelyitä järjestävät esimerkiksi paikalliset ja alueelliset museot, oppilaitokset, kirjastot ja paikalliset yhdistykset. Myös kotiseutuarkisto itse voi järjestää näyttelyn, jos sillä on tähän osaamista ja resursseja. Samoin yhteistyössä toisen toimijan kanssa järjestettävä näyttely on hyvä tapa tuoda esille paikallista kulttuuriperintöä ja vahvistaa samalla verkostoja.
Aineistojen esittelyssä ja niiden tarjoamisessa käyttöön tulee kuitenkin pitää mielessä esimerkiksi tekijänoikeus ja tietosuoja. Aineiston julkaisijan tulee selvittää, koskeeko sitä tekijänoikeus, ja kenellä oikeudet mahdollisesti ovat. Tarvittaessa on kysyttävä lupa aineiston julkaisuun. Esimerkiksi tavallisten valokuvien tekijänoikeus ja suoja-aika lakkaa 50 vuoden jälkeen, valokuvateosten kohdalla 70 vuotta tekijän kuolemasta.
Jos julkaistavassa aineistossa on elävien ihmisten henkilötietoja, tulee selvittää tietosuojan edellyttämät toimet. Esimerkiksi näyttelyiden yhteydessä on harkittava huolellisesti, onko henkilötietoja sisältävien aineistojen käyttö tarpeellista ja oikeasuhtaista, ja tiedon on oltava oikeellista, tarkkaa, perusteltua ja oikeasuhtaista. Erityisesti kannattaa huolehtia siitä, että tunnistetaan eläviä ja mahdollisesti eläviä henkilöitä koskevat arkaluonteiset henkilötiedot, jotta vältetään näiden julkaisemista.
Mikäli kotiseutuarkistossa on epävarmuutta siitä, voidaanko elävien ihmisten tietoja laittaa näyttelyyn esille, turvallisempaa on joko välttää tätä tai pyytää arviointiin apua.
Jos kotiseutuarkistolta pyydetään aineistoa näyttelyyn tai vastaavaan tarkoitukseen, on pyytäjän tehtävä kirjallinen hakemus ja perusteltava pyyntönsä. Hakemus ja perustelut ovat erityisen tärkeitä, jos kyse on lainsäädännön suojaamasta, käytännössä useimmiten tietosuojan piirissä olevasta, tai luovutussopimuksella käyttörajoitetusta aineistosta. Tämän jälkeen arkistonhoitaja tai luovutussopimuksessa sovittu ulkopuolinen käyttöoikeudesta päättävä taho arvioi, voidaanko aineistoa antaa tähän tarkoitukseen.
Näyttelyihin liittyvästä tietosuojasta löytyy lisää tietoa oppaan alaluvusta Näyttörajoitukset ja tiedon vieminen yleisiin tietoverkkoihin ja julkaisusta Tietosuoja KAM-sektorilla.
Näyttelyssä ei tulisi lähtökohtaisesti esitellä arkiston alkuperäisaineistoa, jos tämä ei ole turvallisia. Usein hyvä ratkaisu on laittaa esille hyvälaatuinen kopio alkuperäisestä asiakirjasta, jolloin alkuperäinen aineisto ei altistu liialliselle valolle ja lämmölle, tai kosketuksille ja varkauksille. Mikäli alkuperäisaineistoa käytetään, näyttelytilan ja -kalusteiden olosuhteiden tulee olla turvalliset ja näyttelyajan harkittu asiakirjojen vaurioitumisen välttämiseksi.
Jos ja kun kotiseutuarkisto luovuttaa alkuperäisaineistoa näyttelyyn, kannattaa harkita sopimuksen tekemistä näyttelykäytöstä. Näyttelyn järjestäjän edellytetään kertovan näyttelyssä, mihin kotiseutuarkiston säilyttämään arkistoon alkuperäisaineisto sisältyy. Tämä ehto voidaan sisällyttää myös päätökseen, jolla näyttelynjärjestäjälle annetaan kopiot pyydetyistä aineistoista näyttelytarkoitukseen.
Nykypäivänä kulttuuriperintöä ja paikallista historiaa esitellään myös erilaisissa verkkonäyttelyissä ja verkkoarkistoissa. Viime vuosina monet suomalaisetkin toimijat ovat vieneet aineistojaan alunperin kansainvälisessä yhteistyöhankkeessa perustetulle Topoteekki-alustalle, jota on kutsuttu myös verkkoarkistoksi. Verkkototeutuksissa on syytä selvittää ja sopia tarkasti, millä alustalla aineisto säilytetään, kuinka kauan ja kuka huolehtii mahdollisista tietosuojavelvoitteista. Tietosuoja koskee myös näillä alustoilla säilytettävää ja esitettävää tietoa.
Verkkototeutuksia saattavat myös koskea digitaalisten palveluiden saavutettavuusvaatimukset, joiden tarkoituksena on varmistaa toteutuksen helppokäyttöisyys ja saavutettavuus erilaisille käyttäjille. Saavutettavuusvaatimuksiin voi tutustua Aluehallintoviraston ylläpitämiltä verkkosivuilta www.saavutettavuusvaatimukset.fi/.
Näyttelyiden lisäksi aineistoja voi tarjota käyttöön esimerkiksi julkaisuihin ja medialle. Esimerkiksi paikallislehtiä kannattaa aika ajoin lähestyä ja kertoa kotiseutuarkiston toiminnasta ja sen aineistoista. Puolestaan tieteellisen tutkimuksen tekijöitä palvelevat helposti verkkosivuilta löydettävissä olevat perustiedot kotiseutuarkiston olemassaolosta ja sen säilyttämistä arkistoista.
Kotiseutuarkistolle voi olla hyödyllistä myös osallistua oman paikkakunnan tapahtumiin ja kertoa niissä toiminnastaan ja aineistoistaan. Tapahtumat tarjoavat hyvän tilaisuuden esitellä arkistoa ja kertoa, miten sen aineistoja on mahdollista tutkia ja hyödyntää. Esimerkiksi lähistöllä järjestettäviin kotiseutupäiviin tai sukututkimustapahtumiin kannattaa mennä mukaan osallistujana tai esittelijänä. Joulua lähestyttäessä voi esitellä esimerkiksi verkkosivuilla säilytettäviin arkistoihin sisältyviä menneiden vuosikymmenten joulukortteja. Kotiseutuarkistolla voi myös järjestää avointen ovien päivän sopivan isomman tapahtuman yhteydessä.
