5.2. Käyttö- ja näyttörajoitettu tieto ja tietopalvelu
Pääsääntö on julkisuus: jos lainsäädäntö ei estä tai luovutussopimuksessa ei ole asetettu ehtoja, yksityisarkistojen aineistot annetaan vapaasti tilauslomakkeella tilattuina käyttöön tutkijatilaan, ja arkistoluettelotiedot ja digitoidut asiakirjat voidaan viedä vapaasti yleisiin tietoverkkoihin.
Käyttö- ja näyttörajoitukset puolestaan estävät tiedon vapaan käytön ja näkymisen, kun lainsäädäntö tai luovutussopimus edellyttää tätä. Käyttörajoituksilla estetään salassa pidettävien, elävien henkilöiden tietoja sisältävien henkilörekistereiden tai arkaluonteisten henkilötietojen päätyminen asiattomien käsiin. Jos tällaisia tietoja sisältyy arkistoluettelotietoihin tai digitoituihin asiakirjoihin, jotka ollaan viemässä yleisiin tietoverkkoihin, näiden näkyminen estetään näyttörajoituksin.
Käyttörajoitetun aineiston käyttöön antaminen tutkijatilassa
Arkistoluetteloiden käyttörajoitusmerkinnöistä tulee ilmetä, koskeeko käyttörajoitus koko arkistoa, tiettyä sarjaa tai tiettyä yksikköä. Käyttörajoituksia ei voi laajentaa tarpeettomasti. Vaikka käyttörajoitusmerkinnät puuttuisivat arkistoluetteloista, kotiseutuarkiston on silti selvitettävä ja noudatettava lainsäädännössä säädettyjä ja/tai luovutussopimuksissa sovittuja käyttörajoituksia.
Yksityisarkistoihin saattaa sisältyä eri perustein rajoitettavaa tietoa. Muut kuin luovutussopimuksista johtuvat yksityisarkistojen käyttöä koskevat rajoitukset koskevat useimmiten elävien henkilöiden tietoja sisältäviä analogisia henkilörekistereitä (esimerkiksi yhdistysten jäsenluettelot) ja arkaluonteisia henkilötietoja, tai arkistoaineiston järjestämättömyyttä tai huonoa kuntoa. Joskus arkistoihin voi sisältyviä yksityiselle toimijalle saapuneita tai luottamustehtävän hoidossa kertyneitä viranomaistietoja, jotka pidetään salassa kuten vastaavat viranomaisasiakirjat.
Asiakas voi hakea kirjallisesti käyttöoikeuslomakkeella oikeutta saada käyttöönsä käyttörajoituksen alaista aineistoa. Liitteenä olevaa käyttöoikeuslomaketta voi muokata edelleen kotiseutuarkiston tarpeita varten. Lomakepohja sisältää kohdan kotiseutuarkiston käyttöoikeuspäätöstä varten.
Kotiseutuarkistossa tehdään harkinnan jälkeen myönteinen tai kielteinen kirjallinen päätös. Käyttötarkoitus on hyväksyttävä, jos asiakkaan käyttöoikeushakemuksessa ilmoittama peruste käyttöön saamiseen on
- tieteellinen tai historiallinen tutkimus
- tilastointi
- tiedontarve oikeusvaadetta varten
- journalistiset tarkoitukset (tiedotusvälineiden edustajat)
- akateeminen, taiteellinen tai kirjallinen ilmaisu tai
- henkilömatrikkelin laatiminen, jos käsittelijällä on asiallinen oikeusperuste.
Yllä luetellut käyttötarkoitukset eivät automaattisesti, ilman arviointia, tarkoita myönteistä käyttöoikeuspäätöstä. Tarvitaan tarpeen ja oikeasuhtaisuuden arviointia ja tarvittaessa asiakasta voidaan pyytää tarkentamaan hakemustaan:
- Huomiota kiinnitetään ainakin käyttötarkoitukseen ja hakijan koulutukseen ja/tai ammattiin. Esimerkiksi käyttöoikeus tieteellisen tutkimuksen perusteella annetaan vain, kun hakija on pätevä tekemään tieteellistä tutkimusta. Historialliset tutkimustarkoitukset sisältävät historiantutkimuksen ja sukututkimuksen.
- Käyttöoikeus annetaan yksilöityyn aineistoon. Käyttöön haluttu aineisto ja tutkimusaihe eivät voi olla ristiriidassa. Jos aineistossa ei ole tutkimusaiheeseen liittyvää aineistoa tai asiakas ei pysty perustelemaan, miksi käyttöön tarvitaan tutkimusaiheeseen liittymätöntä tai sitä löyhästi sivuavaa aineistoa, käyttöoikeutta ei myönnetä.
- Arviointiin vaikuttaa myös se, onko muualta saatavissa vastaavaa tai hakijan tarkoituksiin riittävää tietoa.
- Vaikka tietosuoja ei koske kuolleita, voidaan joutua pohtimaan kuollutta koskevan arkaluonteisen henkilötiedon antamista käyttöön. Esimerkiksi etninen tausta tai perinnöllinen sairaus paljastuessaan vaikuttaisi kuolleen läheisten tietosuojaan.
- Jos käyttötarpeen kannalta on mahdollista antaa aineisto käyttöön pseudonymisoituna, näin toimitaan. Pseudonymisoinnin myötä yksittäisiä henkilöitä ei voida enää tunnistaa. Tällöin asiakkaalle esimerkiksi annetaan alkuperäisestä asiakirjasta kopio, josta henkilötiedot on mustattu. Alkuperäisasiakirjasta ei luonnollisesti saa mustata tai muulla tavoin poistaa näitä tietoja.
- Alle 100 vuotta vanhojen henkilörekistereiden sisältämien tietojen käyttötarkoitus selvitetään aina. Näin toimitaan, vaikka kyse ei ole salassa pidettävistä tiedoista tai arkaluonteisista henkilötiedoista.
- Yksinomaan henkilökohtaiseen tai siihen verrattavaan käyttöön, jota tietosuojalainsäädännössä nimitetään kotitalouspoikkeukseksi, asiakirjoja tilaavalta asiakkaalta saa vaatia käyttötarkoitusta vain, jos epäillään, onko kysymys kotitalouspoikkeuksesta. Epäily voi herätä, jos asiakas esimerkiksi tilaa huomattavan suuren määrän aineistoa.
- Kotiseutuarkiston on olennaista huolehtia asiakkaiden tasapuolisesta kohtelusta: jos yksi asiakas saa käyttöoikeuden tiettyyn aineiston, vastaavalla hakemuksella myös toiselle asiakkaalle annetaan käyttöoikeus vastaavaan aineistoon.
Erityisen tarkkana tulee olla arkaluonteisten eli erityisten henkilötietoryhmien kanssa, sillä näiden käyttöön saaminen edellyttää aina kirjallista asiakkaan käyttötarkoituksen selvittämistä. Selvitys on tarpeen myös silloin, kun on kyse edellä mainitusta ns. kotitalouspoikkeuksesta. Arkaluonteisia henkilötietoja ovat
- rotu tai etninen alkuperä,
- poliittinen mielipide,
- uskonnollinen tai filosofinen vakaumus,
- ammattiliiton jäsenyys,
- geneettiset ja biometriset tiedot,
- terveyttä koskevat tiedot sekä
- seksuaalista käyttäytymistä ja suuntautumista koskevat tiedot.
Tekijänoikeuslain muutoksella vuonna 2023 (263/2023) säädettiin erityisesti digitaalisessa ympäristössä kirjastojen, arkistojen ja museoiden oikeudesta mm. käyttää ja valmistaa aineistoa tiedonlouhintaa varten. Lisätietoja saa paitsi itse tekijänoikeuslaista (404/1961 muutoksineen) myös KAM-juridiikkaryhmän laatimasta soveltamisohjeesta.
Yksityisarkistoihin voi sisältyä tekijänoikeuden suojaamia käsikirjoituksia, piirustuksia jne, mutta tavallisempaa on kotiseutuarkistoissa törmätä valokuvien tekijänoikeuksiin. Kun ei ole kyse taiteellisista valokuvateoksista, tekijänoikeus lakkaa 50 vuodessa. Kun tavanomainen valokuva on siis yli 50 vuotta vanha, tai kun kuvaajasta tai kuvausajankohdasta ei ole tietoa, kopion saa luovuttaa. Asiakas vastaa itse tällaisen kopion käytöstä. Jos tekijänoikeus on voimassa, resurssisyistä asiakas voidaan ohjata ottamaan itse yhteyttä tekijänoikeuden haltijaan, tai epäselvissä tapauksissa selvittämään tekijänoikeuden haltija.
Luovutussopimuksen perusteella käyttöoikeudesta päättävä ulkopuolinen henkilö tai taho toimittaa kirjallisena päätöksensä kotiseutuarkistoon, joka toimii kyseisen päätöksen mukaisesti.
Käyttörajoitukset koskevat paitsi asiakkaita myös henkilökuntaa: jos kotiseutuarkiston tehtäviä hoitaa vain osa henkilökuntaa ja vaikka sama organisaatio huolehtisi myös esimerkiksi kirjastosta tai museosta, vain kotiseutuarkiston tehtäviä hoitavat saavat päästä käsiksi kotiseutuarkiston arkistoihin ja rajoitettuihin tietoihin.
Jos asiakkaita käy harvoin tai on muutoin epäselvää, miten menetellään käyttörajoitetun tai mahdollisesti käyttörajoitetun aineiston kanssa, voidaan laatia pikaohje muistin ja menettelyjen tueksi. Kotiseutuarkisto voi halutessaan hyödyntää seuraavaa pohjaa:
Kunnan ylläpitämän kotiseutuarkiston tekemästä kielteisestä käyttöoikeuspäätöksestä voi tehdä hallintolain (434/2003) perusteella valituksen hallinto-oikeuteen. Tästä mahdollisuudesta annetaan ohjeet asiakkaalle, ja liitetään kielteiseen päätökseen valitusosoitus.
Ikuisia käyttörajoituksia ei ole. (Tosin rippisalaisuuden päättymisestä ei ole säädetty kirkkolaissa.) Lainsäädännön tai luovutussopimusten sisältämien rajoitusten päättyessä rajoitukset poistetaan arkistoluetteloista ja tietojärjestelmistä, ja aineisto on vapaasti käytettävissä tutkijatilassa normaalilla tilausmenettelyllä.
Näyttörajoitukset vietäessä tietoa yleisiin tietoverkkoihin
Näyttörajoituksin estetään arkistoluetteloon tai digitoituihin asiakirjoihin sisältyvien sellaisten tietojen näkyminen yleisissä tietoverkoissa, joita sinne ei voida viedä ennen lainsäädännössä määriteltyjen tai luovutussopimuksissa sovittujen rajoitusten lakkaamista. Jos vain osa tietyn arkiston digitoiduista asiakirjoista tai luettelo- ja kuvailutiedoista on rajoitettavaa, muut digitoidut tiedot voidaan viedä yleisiin tietoverkkoihin. Näyttörajoitusta ei laajenneta tarpeettomasti, vaikka se voi joskus olla välttämätöntä, jos käytännössä olisi mahdotonta tai kohtuuttoman työlästä erottaa näyttörajoitettavat tiedot muista.
Hyvän tietopalvelun mukaisesti asiakkaan tulisi löytää helposti yleisistä tietoverkoista vähintään luettelo kaikista kotiseutuarkistossa säilytettävistä arkistoista rajavuosineen ja hyllymetrimäärineen.
Yksityisarkistot säilytetään tarvitsijoita varten, joten kotiseutuarkistolla oikeus kertoa, mitä aineistoja kotiseutuarkistossa säilytetään. Tästä syystä yleisiin tietoverkkoihin voidaan viedä tarpeelliset ja oikeasuhtaiset henkilötiedot osana luettelotietoja. Tällaisiksi tiedoiksi voidaan tulkita pelkät henkilö-, perhe- tai sukuarkistojen luoneiden henkilöiden (Maija Matilda Meikäläinen) ja näiden arkistojen nimet (Maija Matilda Meikäläisen arkisto tai Maija ja Matti Meikäläisen perhearkisto), vaikka kyse on elävien henkilöiden nimistä. Tämä menettely on hyvä todeta luovutussopimuksissa.
Yksityisarkistojen sarjojen ja yksiköiden nimiin tai kuvailutietoihin, esimerkiksi elämäkertatietoihin, sisältyviä yksittäisiäkään elossa olevien henkilötietoja ei sen sijaan viedä yleisiin tietoverkkoihin, jollei tätä erikseen arvioida ja perustella tarpeelliseksi ja oikeasuhtaiseksi. Tietojen yhdistelymahdollisuus yleisissä tietoverkoissa on syy varovaisuuteen, sillä tiedon muruista voi olla yhdisteltävissä elävän henkilön yksityisyyden rikkova kokonaisuus.
Yleisiin tietoverkkoihin voidaan viedä arkistoluettelotiedot, joiden mukaan kotiseutuarkistossa on esimerkiksi Maija Meikäläisen arkisto, joka kattaa vuodet 1970-2015 ja jossa on saapuneita kirjeitä, valokuvia ja päiväkirjoja. Sen sijaan yleisiin tietoverkkoihin ei päästetä sellaisia tarkempia luettelotietoja, joiden mukaan saapuneiden kirjeiden sarja sisältää Maijan vastaanottamat kirjeet nimetyiltä elossa olevilta henkilöiltä, päiväkirjat sisältävät tietoa tietyssä potilasjärjestössä ja lähiomaisen omaishoitajana toimimisesta tai valokuvat-sarjassa on valokuva ammattiyhdistyksen myöntämän tunnustuksen luovutustilaisuudesta.
Myöskään digitoituja asiakirjoja ei voi viedä yleisiin tietoverkkoihin ennen esteiden selvittämistä ja rajoitusten lakkaamista. Vaikka esimerkiksi elossa olevien henkilöiden valokuvien viemisestä laajamittaisesti yleisiin tietoverkkoihin olisi saatu pelkkiä kiitoksia, kotiseutuarkisto ei voi tähän tai tietämättömyyteensä vedoten jatkaa menettelyä ilman tarpeellisuus- ja oikeasuhtaisuusarviointia. Jokainen voi viedä itse tai antaa luvan oman valokuvansa viemiseen yleisiin tietoverkkoihin, mutta lupaa toisen puolesta ei voi antaa esimerkiksi arkiston luovuttaja, toinen samassa kuvassa esiintyvä tai lähisukulainen.
On tavallista, että alle 100-vuotiaissa asiakirjoissa on tai voi olla elossa olevien henkilöiden henkilötietoja, koska joku on laatinut asiakirjan, joku on sen vastaanottanut, asiakirjan sisältö liittyy usein ihmisiin ja ihmisten toimintaan ja voi paljastaa välillisesti henkilöllisyyden jne. Kun harkitaan asiakirjojen vientiä yleisiin tietoverkkoihin, on selvitettävä lainmukaisuus yksittäisenkin elävän tai mahdollisesti elävän henkilön tietosuojan vuoksi. Tämä voidaan harkita tarpeelliseksi ja oikeasuhteiseksi menettelyksi, jolloin tämän johtopäätöksen kirjalliset perustelut säilytetään kotiseutuarkiston ”virka-arkistossa”. Samalla on myös tarpeen harkita, onko kyse tapauskohtaisesta ratkaisuista vai laajemmasta kotiseutuarkiston säilyttämiä samantyyppisiä arkistoja koskevasta linjauksesta.
Jotta arkaluonteisia henkilötietoja sisältäviä asiakirjoja ei päädy yleisiin tietoverkkoihin, on tarpeen tässä yhteydessä toistaa, mitä arkaluonteiset tiedot ovat:
- rotu tai etninen alkuperä,
- poliittinen mielipide,
- uskonnollinen tai filosofinen vakaumus tai
- ammattiliiton jäsenyys sekä
- geneettiset ja biometriset tiedot,
- terveyttä koskevat tiedot sekä
- seksuaalista käyttäytymistä ja suuntautumista koskevat tiedot.
Erityisesti perhe-elämään ja ihmissuhteisiin sekä vapaa-ajan käyttöön ja terveyteen liittyvät tiedot tulkitaan tiedoiksi, jotka henkilöllä on oikeus pitää omana tietonaan. Sen sijaan taloudellinen ja poliittinen vallankäyttö ei ole yksityiselämää, jos tieto koskee politiikassa, elinkeinoelämässä, julkisessa tehtävässä tai virassa tai vastaavassa toimivaa henkilöä ja voi vaikuttaa henkilön toiminnan arviointiin tai olla tarpeen yhteiskunnallisesti merkittävän asian käsittelemiseksi. Harkintaan vaikuttaa myös se, että vastaavanlaisia tietoja on saatavilla jostain julkisesta lähteestä. Voi olla hyödyllistä myös tutustua journalistien eettisiin ohjeisiin.
Digitaalisia asiakirjanäyttelyjä käsitellään verkko-oppaan alaluvussa Näyttelyt, julkaisut ja tapahtumat.
