5.1. Tietopalvelun hoitaminen
Ohjeet tietopalvelun hoitamista varten
Tietopalvelun hoitamista varten kotiseutuarkisto tarvitsee sekä asiakkaille suunnatut ohjeet että sisäiset ohjeet. Jotta voidaan tiedottaa säilytettävän arkistoaineiston käyttöön saamisesta ja jotta asiakkaita kohdellaan tasapuolisesti, kirjalliset ohjeet viedään kotiseutuarkiston kotisivulle ja esimerkiksi ilmoitustaululle tai tutkijatilaan. Kotiseutuarkiston sisäiseen käyttöön tuotettu ohje sisältää asiakkaille suunnattuun ohjeeseen verrattuna laajempia perusteluita menettelyille ja yksityiskohtaisempia tietoja tietopalvelun järjestämisestä.
Tietosuojalainsäädäntö edellyttää, että elävien henkilöiden henkilötietojen käsittely on suunnitelmallista ja että tarvittaessa kotiseutuarkisto pystyy osoittamaan käsittelevänsä henkilötietoja asianmukaisesti. Tietosuojalainsäädäntö edellyttää mm. informointia asiakkaille. Ohjeistus on lakisääteistä.
Ohjeistusta tarvitaan myös linjakkaan menettelyn takaamiseksi: Asiakas tarvitsee tietoa, miten esimerkiksi tutkijatilassa toimitaan tai miksi arkaluonteista tietoa ei sovi paljastaa muille. Tuore vastuunalainen hoitaja tai sijainen tarvitsee mahdollisuuden tarkistaa kotiseutuarkiston linjaukset esimerkiksi käyttöoikeuspäätöksen tekemiseksi. Sisäisen ohjeistuksen tarve korostuu, jos tietopalvelu hoidetaan yhteistyössä esimerkiksi kotiseutuyhdistyksen kanssa.
Tietosuojaan ja tietosuojalainsäädäntöön liittyvät vaatimukset ohjeistuksen laatimisineen voivat tuntua haastavilta, jopa pelottavilta. Kannattaa muistaa, että nämä vaatimukset sen lisäksi, että ne suojaavat jokaisen elävän henkilön (olipa tämä kotiseutuarkiston asiakas tai säilytettävässä aineistossa mainittu henkilö), myös osaltaan mahdollistavat elävien henkilöiden henkilötietoja sisältävien arkistojen vastaanottamisen, säilyttämisen ja käyttöön antamisen kotiseutuarkistoissa.
Aineiston käyttö tutkijatilassa
Kotiseutuarkisto voi olla avoinna ”emo-organisaationsa” aukioloaikoina, säännöllisin aukioloajoin tai erikseen sovittaessa. Pääasia on, että tietopalvelua tarjotaan ja että yhteydenottoihin vastataan ilman tarpeetonta viivytystä.
Kotiseutuarkisto ei anna kotilainoja. Arkistot annetaan käyttöön valvottuun tutkijatilaan, kun asiakas on tunnistanut tarvitsemansa aineiston arkistoluettelon avulla ja täyttänyt näiden tietojen perusteella tilauslomakkeen. Saman arkiston peräkkäiset yksiköt voidaan tilata samalla tilauslomakkeella. Sen sijaan eri arkistoihin sisältyvät yksiköt tilataan kukin omalla tilauslomakkeellaan. Tilauslomake on siis aineisto-, ei käyntikohtainen.
Kotiseutuarkisto voi halutessaan hyödyntää tilauslomakkeen mallipohjaa, jonka pohjalta kotiseutuarkisto voi muokata oman versionsa:
Asiakasta ei päästetä arkistotilaan, vaan henkilökunta hakee aineiston tilauslomakkeen perusteella tutkijatilaan ja palauttaa sen käytön jälkeen arkistotilaan. Tilauslomake tai sen kopio voidaan tarvittaessa jättää merkiksi arkistohyllyyn turvaamaan aineiston palauttamista käytön jälkeen oikealle paikalleen. Lyhyen ajan sisällä useaan kertaan samaa aineistoa käyttävää asiakasta ei ole tarpeen velvoittaa tilaamaan joka kerta uudelleen samaa aineistoa, kunhan aineisto ei ole ulkopuolisten ulottuvilla käytön väliaikoina.
Tutkijatilassa aineistojen käsittelyä valvotaan kaiken aikaa. Tarvittaessa aineiston säilymistä, kuntoa tai järjestystä uhkaavaan käsittelyyn puututaan, jos asiakas esimerkiksi:
- vaarantaa otteillaan asiakirjojen kunnon, esimerkiksi kuvaamalla suurta karttaa liian pienellä alustalla,
- sekoittaa eri nippuihin tai koteloihin kuuluvia asiakirjoja keskenään,
- pinoaa avattuja niteitä tai sidoksia päällekkäin,
- valokuvaa tai kopioi ilman lupaa salassa pidettäviä tai arkaluonteisia tietoja sisältäviä asiakirjoja tai elossa olevien henkilöiden tietoja sisältäviä henkilörekistereitä tai kokonaisen arkiston,
- esittelee naapuriasiakkaalle käyttöönsä käyttöoikeusmenettelyllä saamiaan salassa pidettäviä, arkaluonteisia tietoja tai elävien henkilötietoja sisältäviä asiakirjoja,
- korjaa asiakirjaan kirjoitusvirheitä tai mielestään vääriä tietoja,
- syö tai juo tutkijatilassa tai
- ei muutoin noudata tutkijatilaa koskevia kotiseutuarkiston ohjeita.
Kotiseutuarkisto voi sallia omatoimisen kuvaamisen, jollei kyse ole käyttörajoitetusta, huonokuntoisesta tai suurikokoisesta aineistosta. Jos asiakkaalle annetaan yksittäisiä henkilötietoja sisältävästä analogisesta asiakirjasta kopio sähköisessä muodossa, noudatetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämiä toimia. Samoin toimitaan, kun kyse on henkilörekisterin tai sen osan analogisesta tai sähköisestä kopiosta.
Jos kotiseutuarkisto toimii esimerkiksi museon tai kirjaston yhteydessä, tietopalvelu järjestetään arkistoja koskevien vaatimusten mukaan:
- Vain kotiseutuarkistotehtäviä hoitavilla voi olla pääsy kotiseutuarkiston säilyttämiin arkistoihin.
Käytetyn tietojärjestelmän tulee tukea asianmukaista luettelo- ja kuvailutiedon esittämistä ja rajoittamista. Näyttörajoitukset pitää voida toteuttaa. - Arkistoaineistoja ei säilytetä valvomattomana asiakasta odottamassa, edes tilapäisesti.
Arkistoja ei säilytetä kirjasto- tai museoaineiston joukossa siten, että se sellaisten työntekijöiden ulottuvilla, jotka eivät hoida kotiseutuarkistotehtäviä. - Arkistoaineisto tilataan käyttöön tilauslomakkeella ja tarvittaessa käyttöoikeusmenettelyllä, vaikka näitä ei muutoin olisi käytössä kirjasto- tai museotoiminnassa. Kotilainoja ei anneta.
Arkistojen käyttöä tulee valvoa jatkuvasti ja puuttua viivyttelemättä epäasialliseen käsittelyyn. - Arkistoaineistoa ei voi vapaasti henkilökunnan tietämättä kopioida, vaikka kirjastossa tai museossa tämä muutoin olisi mahdollista.
- Kotiseutuarkiston tietopalvelun tilastotiedot kootaan ja esitetään erillään ”emo-organisaation” tilastotiedoista.
Kävijäpäiväkirjaa, joka sisältää tutkijatilassa asioineiden nimet ja päivämäärät, sekä tilaus- ja käyttöoikeuslomakkeita tarvitaan vuositilastoja laadittaessa. Osa näistä asiakirjoista säilytetään pysyvästi ja osa määräajan, mutta silti riittävän pitkään (esimerkiksi tilauslomakkeet 10 vuotta), sillä niitä voidaan tarvita asiakkaan ja kotiseutuarkiston oikeusturvaa varten. Jälkikäteen voidaan joutua selvittämään menettelyjä tai epäilyksiä esimerkiksi arkaluonteisen tiedon asiattomasti käyttöön päätymisestä tai asiakirjavarkauksista.
Tietopyynnöt
Tietopyyntöihin vastaaminen on osa tietopalvelua. Kotiseutuarkiston verkkosivulla kerrotaan, mihin ja miten asiakas voi ottaa yhteyttä. Asiakas ottaa yhteyttä useimmiten puhelimitse tai sähköpostitse ja tiedustelee esimerkiksi mahdollisuutta luovuttaa yksityisarkiston, tulla tutkimaan aineistoa tai saada kopioita kotiseutuarkistossa säilytettävästä asiakirjasta.
Jos kotiseutuarkistolta pyydetään kopioita ulkopuolisen tahon näyttelyä varten, tämäkin on tietopyyntö. Näitä ja kotiseutuarkiston omia asiakirjanäyttelyjä käsitellään omassa luvussaan.
Joskus tietopyyntöön vastaaminen voi vaatia laajaa selvitystyötä. Jos tällaisia selvityksiä tehdään, menettelyt linjataan ohjeistuksessa. Hinnoittelun on syytä perustua selvitystyöhön käytettyyn aikaan, ei löydetyn tiedon määrään. Myös kopioiden maksullisuus ja toimitustapa määritellään.
Suojaamattomana sähköpostissa tai sähköpostin liitteenä ei voi lähettää käyttörajoitettuja tietoja sisältävää vastausta tai kopioita. Tietopyyntöihin saattaa liittyä tarve selvittää asiakkaan käyttöoikeus.
