4.3. Sähköisen aineiston säilyttäminen
Yhä suurempi osa tällä hetkellä syntyvästä paikallishistoriaan liittyvästä yksityisluonteisestakin aineistosta on sähköistä. Analogisia aineistoja myös digitoidaan eli muunnetaan sähköiseen muotoon skannaamalla tai valokuvaamalla. Tämän vuoksi myös kotiseutuarkistoille tarjotaan ja ne ottavat vastaan enenevässä määrin sähköistä aineistoa.
Kotiseutuliiton vuonna 2022 toteuttaman kotiseutuarkistoselvityksen mukaan kotiseutuarkistoilla on jonkun verran sähköisiä aineistoja. Selvityksen kyselyyn vastanneessa 111 kotiseutuarkistossa oli sähköisiä aineistoja yli 10 000 kappaletta. Kyselyyn vastanneet arkistot eivät kuitenkaan usein tarkentaneet, mitä tarkoittivat kappaleilla, ja luku pitää sisällään todennäköisesti niin tiedostomääriä, muistitikkuja kuin sähköisten asiakirjojen kappalemääriä.
Sähköisen aineiston käsittely ja säilyttäminen vaatii sekä tekniikkaa, osaamista että taloudellisia resursseja. Ilman näitä, tarjottavaa kiinnostavaa sähköistä aineistoa voi ottaa vastaan esimerkiksi arkistokelpoisina paperikopioina tai tulosteina.
Vaikka kehityksen myötä monet yksityiset toimijat, jotka luovuttavat tai voivat luovuttaa arkistonsa kotiseutuarkiston, ovat siirtyneet sähköiseen asiakirjahallintaan, monilla kotiseutuarkistoilla ei ole resursseja ja osaamista sähköisten aineistojen vastaanottamiseen, säilyttämiseen ja käyttöön antamiseen. Olennaista on harkita huolella sähköisten asiakirja-aineistojen vastaanottamista, koska kerran vastaanotetusta aineistosta pitäisi pystyä huolehtimaan asianmukaisesti, aineiston säilyttävällä tavalla pysyvästi, ei vain hetken ajan.
Sähköisen säilyttämisen järjestelmät
Sähköistä tietoa tulisi käsitellä ja säilyttää tähän tarkoitetussa tietojärjestelmässä. Arkistoille tarkoitettu aineistonhallintajärjestelmä mahdollistaa aineistojen säilyttämisen, arkistoinnin ja pitkäaikaissäilytyksen asianmukaisesti. Voit lukea lisää digitaalisen aineiston säilyttämisestä Kansallisarkiston verkkosivuilta.
Kotiseutuarkistoilta, puuttuu tällä hetkellä kokonaisjärjestelmä digitaalisten aineistojen vastaanottoon, käsittelyyn, säilyttämiseen ja käyttöön tarjoamiseen. Yksityisarkistoja vastaanottaville, säilyttäville ja käyttöön antaville arkisto-organisaatioille ei ole kehitetty ja ole tarjolla edullista ja helposti käytettävää pitkäaikaisen luotettavan ratkaisun tarjoavaa järjestelmää arkistoaineistojen ja niiden luettelo- ja kuvailutietojen säilyttämiseen, hallintaan ja tarvitsijoiden käyttöön antamiseen.
2000-luvun alussa erillisessä hankkeessa perustettiin kotiseutuarkistojen tietokanta Arvi, johon tallennettiin kotiseutuarkistojen arkistoluetteloita sekä alkuperäistä digitoitua arkistoaineistoa. Tietokanta ei kuitenkaan yleistynyt riittävästi, eikä Arvia ole enää vuoden 2014 jälkeen kehitetty.
Arkistoaineistoille on tarjolla joitakin kaupallisia kuvailu- ja aineistonhallintajärjestelmiä, kuten laajimmin yksityisarkistoissa käytetty Disec Oy:n Yksa-järjestelmä. Joissakin yksityisarkistoissa on käytössä puolestaan Userix Oy:n Collecte-kokoelmahallintajärjestelmä, jota myös monet museot käyttävät. Liittymis- ja vuosittaisten ylläpitokustannusten vuoksi monissa kotiseutuarkistoissa on kuitenkin rajalliset mahdollisuudet ottaa aineistonhallintajärjestelmää käyttöön.
Joissakin kotiseutuarkistoissa voi olla käytössä museoille tai kirjastoille tehty järjestelmä, joka ei välttämättä tue arkistoaineistojen asianmukaista hallintaa ja säilytystä. Tämä voi aiheuttaa hankaluuksia esimerkiksi tietosuojalainsäädännön vaatimusten suhteen tai järjestelmää kehitettäessä ja uusittaessa.
Joissain kotiseutuarkistoissa on otettu viime vuosina käyttöön Topoteekki-alusta, jossa on julkaistu paikkakuntakohtaisia sivustoja. Alustaa tarjoaa Itävallassa toimiva Kansainvälinen arkistotutkimuksen keskus ICARUS. Alusta ei kuitenkaan vastaa arkistoja ja niiden metatietojen sisältävää aineistonhallintajärjestelmää ja sen tietosuojaohjeistuksessa ja käyttäjien toteutuksissa on ollut haasteita.
Vaikka joissain yhteyksissä Topoteekkeja on nimitetty kotiseutuarkistoiksi, ne eivät ole kotiseutuarkistoja tämän oppaan ja Kotiseutuliiton suosituksen mukaisessa merkityksessä vaan pikemminkin paikkakuntakohtaisten yksittäisten asiakirjojen, etenkin valokuvien, julkaisualustoja.
Jotkut alueelliset vastuumuseot ovat tarjonneet paikallismuseoille tarjoamaansa aineistonhallintajärjestelmää myös muutamille kotiseutuarkistoille. Mahdollisuutta alueellisen vastuumuseon järjestelmän käyttöön voi tiedustella oman alueen alueellisesta vastuumuseosta. Alueelliset vastuumuseot ja niiden toimialueen voi tarkistaa Museoviraston verkkosivuilta.
Kotiseutuliitto pyrkii tulevina vuosina selvittämään ratkaisua kotiseutuarkistojen sähköisten aineistojen hallintaan, säilyttämiseksi ja käyttöön antamiseksi. Koska toistaiseksi ei ole tarjolla edullista kotiseutuarkistoille ongelmitta soveltuvaa metatietojen ja sähköisten aineistojen hallinta-, säilytys- ja tietopalvelun mahdollistavaa järjestelmää ja koska toisaalta joudutaan mm. resurssisyistä vielä odottamaan resurssitehokasta ja toivottavasti yhtenäistä helppokäyttöistä ratkaisua, tässä oppaassa ei esitellä reittiä, jota seuraamalla yksittäinen kotiseutuarkisto ratkaisisi nopeasti sähköisten aineistojen haasteet. Sen sijaan oppaassa esitellään erilaisia näkökohtia, joihin on syytä kiinnittää huomiota, kun puhutaan kotiseutuarkistoista ja sähköisistä aineistoista.
Huomioitavaa muistitikuista ja pilvipalveluista
Kotiseutuarkistoissa on asianmukaisen järjestelmän puuttuessa otettu vastaan sähköisiä aineistoja muistitikuilla, kovalevyillä ja muilla säilytysvälineillä.
Lähtökohtana arkistojen sähköisten aineistojen säilyttämisessä on nykyään sähköisen aineiston siirtäminen pitkäaikaissäilytyksen turvaavaan järjestelmään ja systemaattisen aineistonhallinnan piiriin. Tietojärjestelmää suositaan erillisten säilytysvälineiden, esimerkiksi muistitikkujen tai kovalevyjen sijaan, koska viimeksi mainittujen käytettävyyden kohdalla pitäisi säilyvyyden ja käytettävyyden turvaamiseksi huolehtia paitsi tallennusvälineestä myös tarvittavasta laitteesta ja ohjelmistosta, mikä on ajan mittaan kestämätön haaste.
Muistitikut ja ulkoiset kovalevyt voivat kadota ja päätyä asiattomiin käsiin tai mennä rikki, ja pilvipalveluissa ollaan aina ulkoisen palveluntarjoajat ehtojen ja toiminnan varassa.
Pilvipalveluilla tarkoitetaan verkon välityksellä toimivia palveluita, kuten aineistojen säilytyspalveluita. Pilvipalveluissa aineisto on säilössä palveluntarjoajan palvelimella ja käytöstä usein maksetaan säilytystilan mukaan. Pilvipalveluita tarjoavat usein kansainväliset yritykset, kuten Google tai Microsoft.
Pilvipalveluilla on monia etuja, kuten nopea ja helppo käytettävyys, lisätilan nopea saanti ja maksun periminen vain käytetystä säilytystilasta. Kotiseutuarkistojen näkökulmasta tämä voisi olla kustannustehokas ratkaisu aineistojen säilytykseen.
Pilvipalveluilla on kuitenkin myös haittapuolia, jotka kannattaa ottaa huomioon:
- Pilvipalvelut on suunniteltu joustavuuden ja nopeiden muutosten sekä tiedon kaupallisen arvon periaatteella, kun taas arkistot toimivat pitkäjänteisesti kulttuurisen tai historiallisen arvon perusteella. Vaarana on pilvipalveluiden lakkaaminen tai teknologian vanhentuminen, mikä vaarantaa sähköisen arkistoaineiston säilyvyyden.
- Pilvipalveluista saa useimmiten laskun kuukausittain käytetystä säilytystilasta, joten voi olla vaikea ennakoida tulevaa tarvetta ja siten budjettia.
- Tekijänoikeuskysymykset tulisi sisällyttää pilvipalvelusopimukseen: tarvitseeko pilvipalvelujen tarjoaja lupia palvelun tuottamiseen tästä syystä tai voiko palvelun tarjoaja käyttää tietoja.
- Elävien henkilöiden henkilötietojen säilyttäminen pilvipalvelussa voi aiheuttaa tietoturvauhkia. Suuret kansainväliset pilvipalveluntuottajat eivät automaattisesti noudata EU:n tietosuojadirektiiviä, joka kuitenkin aina koskee kotiseutuarkistoa ja sen säilyttämiä arkistoja, myös pilvipalveluratkaisua käytettäessä. Tämä vaatii selvittämistä tietosuojan takaamiseksi ja vastuiden sisällyttämiseksi sopimukseen.
- Kotiseutuarkiston ja pilvipalveluntarjoajan vastuut tulee tunnistaa tarkasti ja kirjata keskinäiseen sopimukseen. Tämä voi olla haasteellista, koska kansainvälisillä suurilla ei-eurooppalaisilla yrityksillä on omat lähtökohtansa ja menettelytapansa. Mahdolliset muutokset tai palvelun lakkaaminen voivat olla arkistotoiminnan näkökulmasta niin nopeita, että ne käytännössä vaarantavat aineiston säilyvyyden.
- Pilvipalvelusäilytyksen käyttäjän tulee laatia exit-suunnitelma (mm. äkillisen palvelun lakkaamisen varalta), tehokas testaamissuunnitelma, valvonta ja auditointi.
Jos sähköistä aineistoa on otettu vastaan ilman hallintajärjestelmää
Joissain kotiseutuarkistoissa on mahdollisesti jo otettu vastaan arkistoja tai aineistoja sähköisessä muodossa, vaikka käytettävissä ei ole vielä ollut asianmukaista aineistonhallintajärjestelmää. Tällöin kannattaa ajatella tilannetta välivaiheena, ennen kuin käytettävissä on sopiva järjestelmä arkistojen hallintaan.
Näissä tapauksissa kannattaa vähintään:
- Tarkistaa sähköisten aineistojen toimivuus säännöllisesti, esim. kerran vuodessa.
- Siirtää tieto tarvittaessa uudelle säilytysvälineelle; esimerkiksi 1990-luvun lerput ja korput ja myöhemmän ajan CD-levyt ovat poistuneita ja poistuvia tallennusvälineitä, koska niitä lukevia tietokoneita ei enää ole.
- Kopioida aineistot vähintään kahdelle eri säilytysvälineelle, esim. ulkoiselle kovalevylle. Kopio säilytetään fyysisesti eri paikassa.
- Huolehtia, että sähköisistä aineistoista on olemassa ajantasaiset välttämättömät tiedot sisältävät luettelot.
- Huolehtia tietoturvasta ja tietosuojasta.
- Jos kotiseutuarkiston vastaanottama sähköinen aineisto on vain pilvipalvelussa, kannattaa siitä olla kopio myös toisessa paikassa, esimerkiksi ulkoisella kovalevyllä.
- Tiedottaa arkistonluovuttajille ja siten huolehtia omalta osaltaan, että vastaanotettavat sähköiset asiakirjat ovat asianmukaisia, esimerkiksi yhdistyksen pöytäkirjat ovat allekirjoitettuja, kuten yhdistyslaki edellyttää. Sähköisen allekirjoituksen puuttuessa tai ollessa säilytyskelvoton, voidaan yhdistyksessä tulostaa pöytäkirjat paperille, allekirjoittaa ne perinteisesti ja digitoida sen jälkeen pöytäkirjat säilytettäväksi arkistossa, joka luovutetaan kotiseutuarkistoon.
- Pyrkiä löytämään sähköisten aineistojen säilyttämiselle pitkäaikainen, kestävä ratkaisu, mieluiten asianmukainen aineistonhallintajärjestelmä.
