4.2. Analogisen aineiston suojaaminen
Analogisen aineiston asianmukainen suojaaminen arkistokelpoisilla materiaaleilla ja sopivan kokoisiin arkistointivälineisiin varmistaa niiden säilymisen mahdollisimman hyvässä kunnossa.
Luvussa 2 käsiteltiin aineiston järjestämistä ja sen kunnostamista. Tässä luvussa kerrotaan mitä tarkoittavat arkistokelpoiset materiaalit ja miksi niitä on tärkeä käyttää, millaisiin koteloihin aineistot on hyvä sijoittaa ja miten ne suojataan ja nimiöidään.
Suojamateriaalien laatu vaikuttaa arkistoaineistojen säilymiseen. Tässä luvussa on kerrottu tiiviistä tärkeimmät huomioitavat seikat aineistojen suojamateriaaleista. Tarkempia ohjeita löytyy lisäksi Kansallisarkiston suojamateriaaliohjeesta.
Arkistokelpoiset materiaalit
Aineistojen säilymiseen vaikuttaa toisaalta se, millaisella materiaalilla se on tuotettu ja toisaalta se, millaisilla materiaaleilla se on suojattu. Paperimuotoiseen aineistoon siis vaikuttaa sekä sen paperi ja käytetty väriaine että ympärillä olevan säilytysvälineen materiaali.
Oikeanlaiset materiaalit varmistavat aineistojen säilymisen mahdollisimman hyvässä kunnossa. Esimerkiksi tulostemuste, joka ei ole arkistokelpoista, saattaa haalistua ajan myötä ja asiakirja muuttua lukukelvottomaksi.
Luovutusten materiaaliin ei useinkaan voida vaikuttaa, mutta jos aineisto esimerkiksi tulostetaan arkistosäilytystä varten, on hyvä kiinnittää huomiota paperin ja musteen arkistokelpoisuuteen. Kansallisarkisto ohjeisti aiemmin käytettävistä arkistokelpoisista materiaaleista, mutta luopui siitä säädösten muuttumisen vuoksi. Kotiseutuarkistoissa voidaan kuitenkin hyödyntää viimeisimmän, eli vuoden 2010 arkistokelpoisuusmääräyksen tietoja.
Analogisten aineistojen suojamateriaalien laatu vaikuttaa aineistojen säilymiseen. Arkistokelpoisista materiaaleista valmistetut suojamateriaalit eivät esimerkiksi lisää aineistojen happamuutta, mikä altistaa ne haurastumiselle ja vaurioitumiselle. Seuraavissa luvuissa on käsitelty säilytysmateriaaleja ja -välineitä tarkemmin.
Aineistojen luovuttajille tai mahdollisille muille asiakkaille, jotka kysyvät ohjeita arkistomateriaaleista, voi vinkata Museoiden hankintakeskuksen verkkosivuilta löytyvästä helposta ohjeesta Kotiarkistoinnin pikaopas.
Suojamateriaalien hankintapaikkoja:
- ER-Pahtityö Oy: https://www.erpahvityo.fi/
- Klug-Conservation: https://www.klug-conservation.com/
- Museoiden hankintakeskus: https://www.museoidenhankintakeskus.fi/
- Pamark Oy: https://www.pamark.fi/
Arkistokotelot ja aineistojen sijoittaminen koteloihin
Kotiseutuarkistoon luovutetut arkistot sijoitetaan viimeistään niiden järjestämisen yhteydessä arkistokelpoisiin arkistokoteloihin. On tärkeää käyttää arkistokelpoisuusvaatimukset täyttäviä koteloita. Nykyään suositellaan käytettävän esim. siniharmaasta Pankaframe-kartongista valmistettuja koteloita.
Aiemmin on käytetty myös ruskeita ns. kovapahvista valmistettuja arkistokoteloita, mutta ne happamoituvat ajan kuluessa nopeammin kuin Pankaframe-kartongista valmistetut. Kovapahvisista koteloista kannattaa pyrkiä siirtymään kestävämpiin arkistokoteloihin vähitellen.
Toimistokäytössä yleiset ns. Mercantil-kotelot eivät sovellu arkistojen säilyttämiseen: niiden rei’itysmekanismi tuhoaa asiakirjoja, metalliosat ruostuvat ajan mittaan, ne eivät suojaa aineistoa pölyltä ja ne tuhlaavat arkistotilaa.
Hyvä, asiakirjojen pysyvään säilytykseen sopiva arkistokotelo on tukeva ja helppokäyttöinen, kohtuuhintainen, pH-arvoltaan neutraali ja yhdestä pahvista taiteltu. Hyviä sulkemismekanismeja ovat nappiin kiedottava nauha tai kahdella nauhalla sitominen.
Arkistokoteloita on saatavilla erikokoisia. On hyvä hankkia kotiseutuarkistoon erikokoisia koteloita, yleisimmin käytetyn 8 cm leveän kotelon lisäksi myös ainakin yhtä muuta kokoa, esimerkiksi 6 cm tai 4 cm leveitä.
A4-koon lisäksi kannattaa varata jonkin verran myös suurempia, esim. A3- tai foliokokoisia kansioita suuremmille aineistoille. Kansioiden lisäksi kannattaa hankkia myös arkistokelpoisesta materiaalista valmistettuja laatikoita esimerkiksi kortistojen säilytykseen.
Aineistot tulee pakata oikean kokoisiin koteloihin. Väärän kokoisissa koteloissa asiakirjat taittuvat ja rypistyvät. Arkistokotelot tulee pakata täyteen, minkä vuoksi on hyvä olla valmiina eripaksuisia koteloita. Arkistotilaa ei myöskään kannata tuhlata liian väljästi pakatuilla, puolityhjillä koteloilla.
Myös nidotut ja sidotut asiakirjakokonaisuudet kannattaa sijoittaa koteloihin, missä ne ovat suojassa pölyltä. Arkaluonteisia ja salassa pidettäviä asiakirjoja ei kannata säilyttää vapaasti käyttöön annettavan aineiston joukossa, vaan ne tulisi säilyttää eri kotelossa, johon on myös merkitty tieto salassapidosta.
Erityyppisten aineistojen suojaaminen ja säilytys
Samaan koteloon sijoitettavat eri kokonaisuuksien asiakirjat voi erottaa kotelossa toisistaan vaippalehdellä eli arkistokäärepaperilla. Myös eniten käsittelylle altistuvat alin ja päällimmäinen aineisto voidaan suojata vaippalehdellä tai erottaa sillä käyttörajoitettu aineisto. Vaippalehtiä voi joissain tapauksissa säästää leikkaamalla siitä suikaleita ja erottelemalla aineistot niillä. Vaippalehdellä voi myös suojata ja tukea hauraita aineistoja.
Kotelot, joissa on käyttörajoitettua aineistoa, voidaan merkitä esimerkiksi punaisella nauhalla, jolloin aineisto erottuu selkeästi. Tällä pyritään välttämään riskiä, että asiakkaalle toimitetaan vahingossa käyttörajoitettua aineistoa ilman käyttöoikeusmenettelyä. Käyttörajoitus voidaan vaihtoehtoisesti merkitä nimiöön, ja varautua uusimaan nimiö aikanaan käyttörajoituksen poistuttua.
Valokuvien suoja- ja säilytysmateriaalit kannattaa valita huolella, sillä väärät materiaalit altistavat ne vaurioitumiselle. Suoja- ja säilytysmateriaalit valitaan valokuvan materiaalin perusteella. Paperivedokset ja negatiivit kannattaa sijoittaa yksitellen valokuvien säilyttämiseen sopiviin suojakuoriin ja nämä edelleen arkistokelpoisiin laatikoihin tai koteloihin. Valokuvataiteen museo suosittelee suojakuoriksi hyvälaatuisesta ja hengittävästä alfa-selluloosasta valmistetusta paperista valmistettuja kuoria.
On olemassa joitakin muovilaatuja, joista valmistettuja valokuvataskuja voidaan käyttää, esimerkiksi polypropyleenistä valmistetut. Jos näihin ei ole perehtynyt, turvallisin ja suositeltavin menettely on välttää aina muoveja arkistoaineistojen säilytyksessä. Esimerkiksi perinteinen valokuva-albumi, jossa valokuva pujotetaan nurkistaan albumin sivuilla oleviin viiltoihin ja jossa sivujen välissä on suojalehti, soveltuu arkistosäilytykseen.
Jos resurssit ovat tiukassa, voi samaan suojakuoreen laittaa nipun valokuvia yksittäisten sijaan. Jos asianmukaisia suojakuoria ei ole mahdollista hankkia, kannattaa valokuvat sijoittaa ainakin hyviin arkistokelpoisiin laatikoihin tai koteloihin.
Kartat ja piirustukset tulisi säilyttää oiottuina, mieluiten vaakatasossa. Parhaiten kartat ja piirustukset säilyvät vaakasäilytyksessä karttalaatikostoissa, joiden laatikot ovat matalia. Tällöin myös yksittäisen kartan etsiminen laatikosta on helppoa. Karttojen ja piirustusten väliin kannattaa laittaa arkistokäärepaperi.
Jos karttojen ja piirustusten rullalla säilyttämistä ei voida välttää tarvitaan tueksi riittävän suuri, esim. 8-10 cm halkaisijaltaan oleva suojaputki. Putken ja aineiston välissä voi käyttää vaippalehteä. A4-kokoon alun perin taitetut kartat ja piirustukset sijoitetaan arkistokoteloon.
AV-aineisto säilytetään omissa koteloissaan ja nämä arkistokoteloissa. AV-aineistot ovat herkkiä esimerkiksi säilytysvälineen ikääntymisen, käsittelyn ja säilytysolosuhteiden aiheuttamille äänen ja/tai kuvan laadun muutoksille tai jopa tuhoutumiselle. Ne kannattaa pyrkiä saamaan arkistonluovuttajilta digitoituna, mikäli mahdollista.
Tarkempia ohjeita löytyy Kansallisarkiston suojamateriaaliohjeesta. Lisäksi sen liitteestä löytyy tietoa Kansallisarkistossa käytettävistä suojamateriaaleista.
Ohjeita valokuva-aineistojen suojaamisen ja säilyttämiseen löytyy myös Suomen valokuvataiteen museon verkkosivuilta.
Nimiöinti
Nimiö on aineiston säilytysyksikön kuten kansion selässä tai sidoksen kannessa oleva merkintä, jossa on tietoja kansion tai sidoksen sisällöstä.Nimiöön merkitään vähintään arkiston nimi ja arkistotunnus ja voidaan merkitä myös asiakirjasarjan nimi ja rajavuodet. Lisäksi nimiöön voidaan laittaa tietoa käyttörajoituksista tai muita lisätietoja. Jos kotelo sisältää useita eri yksiköitä, eli arkistoluetteloon erikseen luetteloituja yksiköitä, nimiöön merkitään näiden kaikkien arkistotunnukset.
Nimiö kiinnitetään koteloon vesiliukoisella neutraalilla liimalla. Niteisiin nimiö kiinnitetään sisäkanteen vasempaan yläkulmaan. Sisäpuolella nimiö pysyy paremmin kiinni kuin niteen selässä. Yhtenäistä ja selkeää nimiöintitapaa käyttämällä saadaan kotiseutuarkiston koteloriveistä siistit.
Nimiötiedot voidaan myös kirjoittaa käsin kotelon selkään arkistokelpoisella kynällä. Tällöin käsialan luettavuuteen on kiinnitettävä huomiota.
Lyijykynällä suoraan koteloon tehdyt merkinnät ovat väliaikainen, järjestämisvaiheen ratkaisu, joka kannattaa korvata asianmukaisilla nimiöillä pian.
Arkistokansiot sijoitetaan hyllyihin niin, että nimiön tiedot näkyvät hyvin.
Homeisen aineiston käsittely
Jos arkistossa havaitaan homeista tai sellaiselta vaikuttavaa aineistoa, tulee se eristää välittömästi muista aineistoista homeen leviämisen estämiseksi. Home leviää herkästi kotelosta naapurikoteloon.
Homeesta kannattaa muistaa, että sitä on olemassa lukuisia eri tyyppejä ja lajeja. Home voi näyttää monenlaiselta, se voi olla niin mustaa, vihreää, valkoista kuin punertavaakin. Home voi myös haurastuttaa paperia ja tehdä siihen reikiä, tai kiinnittää papereita toisiinsa.
Jos vastaanotetaan aineista, joka on kastunut jossain vaiheessa tai säilytetty huonoissa olosuhteissa, kannattaa etsiä ja varautua homeen löytymiseen. Samoin aina vesivahingon sattuessa asiakirja-aineistot tulee kuivata hyvin homeen kasvun estämiseksi. Homeen leviämisen estämiseksi arkistotilojen asianmukaiset olosuhteet ja niiden seuranta ovat tärkeitä.
Homeiseksi epäiltyä aineistoa käsiteltäessä on muistettava suojautua hyvin: kannattaa käyttää käsineitä, hengityssuojainta (vähintään FFP2), suojavaatteita, kuten rautakaupasta saatavaa Tyvek-haalaria ja tehdä käsittely tuuletuksen varmistavassa vetokaapissa, mikäli se on mahdollista.
Homeista tai homeiseksi epäiltyä aineistoa ei voi antaa asiakkaiden käyttöön. Homeisen aineiston voi digitoida ja laadunvarmistuksen jälkeen hävittää. Aineistosta kannattaa vähintään tehdä käyttökopiot, jotka voi pyydettäessä antaa asiakkaiden käyttöön.
Voit tutustua yksityiskohtaisemmin home-epäiltyjen tai homeisten aineistojen tunnistamiseen ja käsittelyyn Kansallisarkiston verkkosivuilla.
