Yhdistyksen sähköinen kokous

Kesällä 2022 voimaan astunut yhdistyslakimuutos vakiinnutti hybridiosallistumisen yhdistyksen kokouksiin. Uutena asiana yhdistyslakiin tuli säännös täysin etänä järjestettävistä yhdistyksen kokouksista.

Etäosallistuminen

• Etäosallistuminen yhdistyksen kokoukseen on nyt mahdollista suoraan yhdistyslain nojalla eli etäosallistumismahdollisuudesta ei tarvitse olla erikseen mainintaa yhdistyksen säännöissä. Hallitus tai yhdistyksen kokous voi päättää, että yhdistyksen kokoukseen saa osallistua myös etäyhteydellä, jollei säännöissä rajoiteta tai kielletä tällaisen kokouksen järjestämistä.
• Hallitus tai yhdistyksen kokous voi päättää myös, että yhdistyksen kokous järjestetään ilman kokouspaikkaa siten, että jäsenet käyttävät päätösvaltaansa ajantasaisesti tietoliikenneyhteyden ja teknisen apuvälineen avulla kokouksen aikana eli osallistumalla kokoukseen etäyhteydellä. Edellytyksenä kuitenkin tällöin on, että yhdistyksen sääntöjen mukaan yhdistyksen kokous on järjestettävä tai voidaan järjestää ilman fyysistä kokouspaikkaa.

Kokouskutsu

• Yhdistyksen kokous on kutsuttava koolle siten kuin säännöissä on määrätty. Kokouskutsussa on mainittava kokouksen aika ja paikka ja mahdollinen ennakkoilmoittautumisvelvollisuus.  Jotta ennakkoilmoittautumista voidaan vaatia, on siitä kuitenkin oltava määräys yhdistyksen säännöissä. Tällöin kokouskutsuaika lasketaan viimeisestä ilmoittautumispäivästä.
• Jos kokoukseen voidaan osallistua myös postitse taikka etäyhteyden avulla, tästä on mainittava kokouskutsussa. Kokouskutsussa on lisäksi mainittava tällaisen osallistumisen edellytyksistä, osallistumisen teknisestä toteutuksesta, siihen liittyvistä jäsenen puhevallan käyttämisen mahdollisista rajoituksista sekä siinä noudatettavasta menettelystä.

Yhdistyslaki: https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1989/19890503

—

Päivitetty 20.10.2020

• Oikeusministeriö: poikkeuslaki yhdistysten kokouksiin 2020-2021
• PRH: Etäkokousten ja päätösten pätevyys
• Sähköpostikokouksen järjestäminen
• Tilinpäätöksen allekirjoittaminen etäkokouksen jälkeen

Alle on koottu tietoa yhdistysten sähköisistä kokouksista lainsäädännön näkökulmasta ja vinkkejä erilaisista etäyhteysjärjestelmistä.

Yhdistyslakiin tuli vuonna 2010 lisäys, jonka mukaan yhdistyksen kokoukseen voi osallistua myös postitse, tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla. Yhdistyksen kokoukseen voi osallistua etänä vain, jos asiasta on mainittu yhdistyksen säännöissä. Yhdistyksen kokouksilla tulee aina olla aika ja paikka, ja etäosallistuminen voi olla mahdollista sen lisäksi. Yhdistyslaki ei rajoita hallituksen kokoontumista sähköisesti.

Mikäli yhteiskunnallinen tilanne estää fyysiset kokoontumiset, kannattaa pitää hallituksen kokoukset sähköisesti ja siirtää yhdistyksen kokouksia.

• Opintokeskus Sivis ja Soste ry: Yhdistysten vuosikokoukset poikkeustilan aikana -webinaari 27.3.2020, YouTube-tallenne
• Suomen Kotiseutuliitto: Vinkki- ja linkkilista etökokousten ja -yhteistyön välineistä

Yhdistystoimijat voivat melko turvallisesti lähteä siitä, että yhdistyslaki ja yhdistysten omat säännöt ovat toissijaisia esimerkiksi kokoontumiskieltoihin nähden. Pakottavia syitä pitää kokous poikkeusoloissa ei tavallisilla yhdistyksillä yleensä ole. Kunnat ja myös valtio ovat tulleet korona-aikana vastaan näissä asioissa: toimintakertomukset ym. voi lähettää hallituksen hyväksyminä versioina.

“Kokoukset voidaan myöhentää niin, että ne pidetään syyskuun loppuun mennessä. Yhdistyksen hallitus voi tarvittaessa myös sallia jäsenille etäosallistumisen, vaikka säännöissä etäosallistuminen olisi kielletty tai sitä ei olisi sallittu. Poikkeus on voimassa syyskuun 2020 loppuun.”  oikeusministeriö 16.4.2020

Lakia on jatkettu etäosallistumisen osalta 30.6.2021 saakka. Kokouksia ei saa kuitenkaan myöhentää sääntöjen määräämästä ajasta. Lue lisää.

Tärkeintä yhdistyslain hengessä: kaikkien halukkaiden jäsenten tulee voida osallistua kokoukseen tasavertaisesti ja turvallisesti. Kevätkokouksen asiat voi käsitellä vaikkapa vasta syyskokouksessa. Tästä on yhdistyksen johdon kuitenkin tehtävä päätös.

PRH: Yhdistysten sääntömääräiset kokoukset

Yhdistyslain perusteella valtuuttamiseen ja etäosallistumisen järjestämiseen vaaditaan yleensä sääntömääräys. Yhdistyslaissa etäosallistumisesta on säädetty muun muassa 17 §:ssä.
Lisätietoa etäosallistumisesta saat yhdistysoppaista, joissa on tietoa myös muista yhdistyksen sisäiseen toimintaan liittyvistä kysymyksistä.

PRH ei ota kantaa yhdistysten sääntömääräisten kokousten järjestämiseen, mutta poikkeustilanteessa on ensisijaisesti noudatettava Suomen hallituksen, valmiuslain ja terveysviranomaisten määräyksiä.

PRH neuvoo yhdistyksiä yhdistysrekisteriin tehtävissä ilmoituksissa mutta ei kokousmenettelyissä tai muissa yhdistyksen sisäiseen toimintaan liittyvissä kysymyksissä. PRH ei myöskään valvo yhdistysten toimintaa.

Etäkokousten ja päätösten pätevyys

Kokouksessa tehtyjen päätösten pätevyyteen voi vaikuttaa se, miten etäosallistumista varten käyttöön otetut yhteydet ja muut tekniset ratkaisut käytännössä toimivat.

Yhdistyslain nojalla tuomioistuin on pitänyt päätöstä pätemättömänä yleensä silloin, kun kanne on nostettu päätöksen sisältöön vaikuttavan muotovirheen perusteella. Pätevyyden ennakoimisessa hyväksi havaittu keino on, että selvitetään etukäteen enemmistöön riittävä kannatus kokouksessa käsiteltäville päätösehdotuksille. Yleensä tarvittavaa enemmistöä voi arvioida aiempien kokousten osallistumisaktiivisuuden perusteella.

Tärkeintä yhdistyslain hengessä: kaikkien halukkaiden jäsenten tulee voida osallistua kokoukseen tasavertaiseti ja turvallisesti.

Sähköpostikokousmenettely

Alkujärjestelyt

Ensimmäisenä kannattaa laatia kokouksen esityslista, johon on selkeästi kirjattu jokaisesta käsiteltävästä asiasta päätösesitys tai vaihtoehtoisesti useampi päätösehdotus.

Käsiteltävillä asioilla voi  olla omat esittelijänsä, joilta asiasta saa lisätietoja. Selkeä esityslista ja valmiit, kirkkaat päätösesitykset tekevät kokouksesta jouhevan ja takaavat, että asioista saadaan päätettyä.

Kokousaika voi olla esimerkiksi päivä tai viikko. Pääasia että alku- ja päättymisaika on määritelty tarkoin ennalta. Jos sähköisiä kokouksia järjestetään usein, niin kannattaa luoda vakiintunut käytäntö.

Kokouskutsun ja esityslistan voi lähettää ennakkoon, ja kertoa tarkoin milloin varsinainen kokous alkaa.

Kokoukselle on hyvä määrittää selkeä aloitusaika ja selkeä lopetusaika, jonka jälkeen jätettyjä kommentteja ei enää huomioida.

Kokouksen järjestäjä voi avata jokaiselle käsiteltävälle asialle oman keskustelunsa, jolloin aiheet pysyvät selkeinä ja erillään.

Sähköpostikokouksen eteneminen

Kokous alkaa puheenjohtaja avausviestillä. Tämän jälkeen jokainen osallistuja kuittaa olevansa paikalla ja vastaanottaneensa esityslistan ja liitteet. Kokoukseen voi liittyä mukaan koko keston ajan, mutta tällöin ei välttämättä ole läsnä joka pykälässä.

Aiheen esittelijän on syytä huolehtia hänen vastuullaan olevasta aiheesta käydystä keskustelusta.

Kun osallistujat ovat muodostaneet kantansa käsiteltävästä aiheesta, on aika tehdä päätös, pykälä kerrallaan. Kukin voi esimerkiksi lähettää mielipiteensä sähköpostilla kaikille osallistujille, jolloin kaikki saavat kannanoton ja perustelun. Puheenjohtaja tai esittelijä vetää kunkin pykälän keskustelun yhteen päätökseksi.

Äänestyksen voi toteuttaa myös keskustelussa tai yhteisellä verkkoalustalla, jonne osallistujat kirjaavat lopullisen äänensä.

Kokouksen jälkeen

Poikkeuksena fyysisiin kokouksiin sähköisen kokouksen päätösvaltaisuus todetaan siinä vaiheessa, kun kokous päätetään. Tällöin on nähty, kuinka moni on lopulta kuitannut itsensä läsnäolijaksi, esityslistan vastaanotetuksi ja osallistunut keskusteluun ja päätöksentekoon.

Käytännössä pöytäkirjaan voidaan kirjata päätösvaltaisuuden kohdalle esimerkiksi “Näin ja näin monta on antanut vastauksensa esityslistan asioihin…”

Sihteeri laatii keskustelujen pohjalta pöytäkirjan, joka tarkastetaan säännöissä sovitulla tavalla, esimerkiksi seuraavassa kokouksessa.

Tilinpäätöksen allekirjoittaminen etäkokouksen jälkeen

1. vaihtoehto: puheenjohtaja tulostaa allekirjoitussivun ja allekirjoittaa sen sinisellä kuulakärkikynällä, skannaa/kuvaa sen ja lähettää sähköpostilla seuraavalle, joka tulostaa sen värillisenä, allekirjoittaa sen, skannaa sen ja lähettää seuraavalle jne.
2. vaihtoehto: puheenjohtaja tulostaa allekirjoitussivun, allekirjoittaa osaltaan ja lähettää sen seuraavalle perinteisesti postitse. Ja sitten jokainen allekirjoittaa ja postittaa paperin eteenpäin. Postin hukkumisen vaara huomioitava.

Huom! Tilinpäätöksen allekirjoituskäytäntö on syytä kirjata siihen hallituksen pöytäkirjaan, jossa tilinpäätös vahvistetaan.

————

Kun yhdistyksen sääntöjä uusitaan, niin mahdollisuus etäyhteydestä kannattaa laittaa sääntöihin.

Lähde: Kotiseutuliiton kokousohjeistukset, PRH:N ohjeet keväälle 2020 sekä yhdistystieto.fi/wiki.