Yhdistyksen arkistointiohje

Mitä yhdistyksen pitää arkistoida? Yhdistyksen lyhyt arkistointiohje

Miksi arkistoidaan?

Arkistojen asiakirjat ovat vielä vuosienkin jälkeen tärkeitä, kun selvitellään vanhoja asioita ja etsitään tietoja. Ne ovat myös korvaamattomia lähteitä historiantutkimuksessa. Lisäksi niistä voidaan tarkistaa yhdistyksen tekemiä päätöksiä. Arkisto on paitsi yhdistyksen myös yhteisön muisti.

Mitä arkistoidaan?

Talletettava asiakirja voi olla esimerkiksi paperinen asiakirja, valokuva, dia, filmi, video, äänite tai atk-tallenne. Tietyt asiakirjat on säilytettävä määräajan tai pysyvästi.

Kaikkia asiakirjoja ei voi eikä kannata säilyttää pysyvästi. Arkistotilat ovat yleensä rajalliset ja liian laajasta arkistosta on vaikea löytää olennaista tietoa. Siksi asiakirjat jaetaan pysyvästi säilytettäviin ja hävitettäviin asiakirjoihin. Järjestyksen säilymiseksi pysyvästi säilytettävät ja hävitettävät asiakirjat kannattaa sijoittaa eri mappeihin ja kansioihin.

Pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja ovat yhdistyksen itse tuottamat asiakirjat:

• pöytäkirjat sekä niiden liitteet, esim. tilinpäätökset ja talousarviot
• toimintakertomukset ja -suunnitelmat
• lähteneiden kirjeiden kopiot
• puheet, esitelmät, artikkelit, luennot
• itse tuotetut tutkimukset, raportit, yhteenvedot, tilastot
• luettelot (esimerkiksi jäsen- ja toimihenkilöluettelot)
• säännöt, rekisteröinti- ja organisaatiouudistuksiin liittyvät asiakirjat
• sopimukset
• omien kurssien, koulutusten, juhlien, tapahtumien asiakirjat
• valokuvat, diat, filmit, videot ja muut tallenteet
• itse tuotetut painotuotteet (lehdet, kalenterit, julisteet, mainokset, esitteet, kartat, piirustukset)
• saapuneet kirjeet ja asiakirjat, jotka ovat aiheuttaneet toimenpiteitä

Kaikki asiakirjat ennen vuotta 1920 säilytetään.

Kaikki kriisi- ja poikkeusaikojen asiakirjat (esimerkiksi sota-aika, lakot) säilytetään.

Mitä ei tarvitse säilyttää?

Arkistossa ei pysyvästi säilytetä:

• Saapuneet kiertokirjeet, yleiskirjeet ja tiedotteet
• Tiedoksi saapuneet pöytäkirjat tai muut asiakirjat
• Lähetekirjeet, joissa ei ole olennaista tietoa
• Lyhyet viestit, ilmoitukset, mainokset
• Tiliotteet ja tositteet

Vastuu asiakirjojen säilyttämisestä ja arkistoinnista on lähettäjällä.

Tilitositteet säilytetään 6 vuotta tilintarkastuksesta. Muillakin tiliasiakirjoilla on lakisääteiset säilytysajat.

Tilinpäätösasiakirjat säilytetään pysyvästi.

Miten ja mihin arkistoidaan?

• joka asiakirjasta arkistoidaan alkuperäinen kappale. Asiakirjassa on oltava päiväykset ja allekirjoitukset (esim. pöytäkirjat allekirjoitettuna)
• alkuperäiskappale arkistoidaan heti käytön jälkeen, jotta asiakirjan säilyminen on taattu
• myös tietokoneella tallennetuista asiakirjoista, esim. lähetetyistä kirjeistä, tärkeistä sähköpostiviesteistä ja julkilausumista tehdään paperitulosteet arkistoa varten
• arkistoitavaan asiakirjaan voi merkitä lyijykynällä sanan arkistokappale, jotta se ei sotkeudu kopioihin
• arkistoitavista asiakirjoista poistetaan klemmarit, teipit, muovitaskut, kuminauhat ja muut vieraat esineet (erityisesti metalliset)

Arkistoksi on valittava kuiva, puhdas ja paloturvallinen tila hyllyineen. Asiakirjojen tuottamisessa ja säilyttämisessä käytetään arkistokelpoisia toimistotarvikkeita, kuten papereita, kyniä, mappeja ja koteloita.

Arkistolaitoksen päätös arkistokelpoisista materiaaleista löytyy Kansallisarkiston sivulta.

Kun asiakirjat siirretään toimistotiloista väli- tai päätearkistoon, sijoitetaan asiakirjat toimistokansioista arkistokansioihin. Hyvä arkistokansio suojaa asiakirjoja, on umpinainen, tukeva, hinnaltaan kohtuullinen ja vähän tilaa vievä. Arkistokansioiden käyttäminen säästää hyllytilaa n. 30-50%.

Valokuvien arkistointi

Valokuvat joissa ei ole tunnistetietoja jäävät vaille informaatioarvoa. Siksi kuvatiedot on liitettävä kuviin välittömästi eikä vasta vuosien päästä. Muistitieto ei ole luotettavaa: ajat, paikat ja ihmiset unohtuvat. Kuviin kannattaa merkitä ainakin kuvauspaikka ja -aika, kuvattavien nimet ja kuvaaja. Muutkin lisätiedot auttavat.

Tiedot kirjoitetaan pehmeällä lyijykynällä kovalla alustalla kuvan taakse tai meiluiten kuvien säilytyspussiin. Negatiiveille hankitaan säilytyspussit, joihin tiedot kirjoitetaan. Dioihin merkitään tiedot kehykseen spriiliukoisella tussilla.

Arkistoinnissa käytetään arkistokelpoisia materiaaleja, joita voi hankkia esimerkiksi Museoiden hankintakeskukselta.

Helppo ja edullinen valokuvien arkistointitapa on sijoittaa kuvat arkistokelpoisiin silkkipaperipusseihin, joihin tunnistetiedot kirjoitetaan. Kuvapussit laitetaan arkistokansioon, joka sijoitetaan hyllylle vaakatasoon. Paperikopiot, negatiivit ja diat säilytetään erillään omissa säilytysvälineissään.

Ääni- ja kuvatallenteiden arkistointi

Äänitteet ja videot merkitään tunnistetiedoilla (nauhoitusaika ja -paikka, tallenteella esiintyvät henkilöt sekä nauhan pituus). Jos tallenteesta on olemassa litteraatio, se liitetään mukaan. Tallenteen laatu ja kunto on hyvä tarkastaa.

Päätearkistossa ei välttämättä ole välineitä harvinaisimpien formaattien kuuntelemiseen/katselemiseen. Tallenne saattaa olla syytä siirtää toiseen formaattiin ennen arkistointia. Kysy arkistolta, mikä heidän käytäntönsä on erilaisten tallenteiden suhteen.

ATK-tallenteiden arkistointi

Tietokoneen muistissa, muistitikuilla, levykkeillä ja muissa tallennusvälineissä oleva tieto ei säily pysyvästi. Laitteet ja ohjelmistot vanhenevat. Kannattaa ottaa paperille tulosteet tärkeimmistä asiakirjaryhmistä arkistoon.

Vanhat asiakirjat päätearkistoon

Ota selvää arkistoista, jonne voi siirtää arkistoaineistot. Suositeltavia arkistoja ovat maakunta-arkistot tai kotiseutuarkistot, joissa on asianmukaiset säilytystilat.

Lisää tietoa:

• Kotiseutuarkisto-opas. Samuli Onnela ja Vuokko Joki. SKS 2007
• Arkistot kuntoon: tieteellisten seurojen arkistokäsikirja. Toim. Marja Pohjola ja Petra Hakala. Tieteellisten seurain valtuuskunta. 2003.
• Ohje arkistokelpoisista välineistä, Kansallisarkisto
• Tarkka selostus arkistokelpoisista tiloista ja välineistä, Arkistolaitos
• Arkistointiopas, Yksityiset keskusarkistot