2. Digitoitujen kokoelmien hyödyntäminen ja esittely

Digitointi ja paikallismuseot

Museotyön perusta on tallennustyössä ja kokoelmissa. Kokoelmien avulla museo tallentaa historiaa ja kertoo tarinoita yleisölle. Voidakseen tehdä työtään museon tulee tuntea kokoelmansa ja luetteloida niitä. Digitointi on kokoelman tietojen tallennusta sähköisesti.

Digitointi myös suojaa kokoelmaa ja auttaa säilyttämään sitä tuleville sukupolville. Kokoelmia on helpompi hallita sähköisessä muodossa, sillä tietojen haku ja yhdistely sähköisistä luetteloista on nopeaa.

Digitointi helpottaa museoissa paitsi kokoelmien hoitamista ja hallinnointia myös näyttelyiden tekemistä sekä opastusten suunnittelua ja muiden palveluiden toteuttamista.

Digitoidut kokoelmat paikallismuseoissa

Parhaan avun kokoelmien luettelointiin ja digitointiin paikallismuseo saa alueellisesta vastuumuseosta. Moni vastuumuseo tarjoaa veloituksetta tai hyvin kohtuullisilla kustannuksilla digitaalista kokoelmahallintajärjestelmää alueensa paikallismuseoiden käyttöön.

Myös osa valtakunnallisista vastuumuseoista tarjoaa tukea alansa museoille, esimerkiksi Suomen maatalousmuseo Sarka tarjoaa verkostonsa museoille Renki-luettelointiohjelmaa. Yleisesti Suomessa käytettyjä kokoelmahallintajärjestelmiä ovat:

MuseumPlus / Kookos
Collecte
Profium Sense, esim. Pirkanmaan Siiri
YKSA museoille
FSHF:n Katalogen
Vapaan lähdekoodin Omeka

Kokoelmien esittely digitaalisissa hakupalveluissa

Museoiden kokoelmat ja niiden kertomat tarinat kiinnostavat yleisöä. Kokoelmistaan kertomalla museo lisää merkitystään. Digitoidut ja verkossa nähtävillä olevat kokoelmat tarjoavat myös mahdollisuuden vuorovaikutukseen, kuten kommenttien ja tarinoiden keräämisen.

Tunnetuin verkosta löytyvä kokoelmien hakupalvelu Suomessa on Finna, josta löytyy aineistoja sadoilta suomalaisilta toimijoilta, kuten arkistoilta, kirjastoilta ja museoilta. Lisäksi Finna tarjoaa erilaisia koosteita ja aineistokokonaisuuksia. Kansainvälisiä versioita ovat eurooppalainen Europeana sekä Norjan ja Ruotsin yhteinen DigitaltMuseum. Esimerkiksi Finnassa oleviin aineistoihin on helppo tehdä linkkejä.

Alueellisia hakupalveluja ovat esimerkiksi Siiri Pirkanmaalla ja Aina Varsinais-Suomessa. Yhteisiin hakupalveluihin päästäkseen tulee paikallismuseolla olla digitoitua tietoa kokoelmasta ja sopiva järjestelmä. Finnaan liittymisestä on sovittava Kansalliskirjaston kanssa.

Museon kokoelmien keskeisimmistä esineistä kannattaa ottaa hyvälaatuisia valokuvia ja kertoa niistä lyhyesti museon verkkosivuilla. Kokoelmia kannattaa hyödyntää myös sosiaalisessa mediassa. Lahjoitusohjeita on hyvä koota verkkosivuille kokoelmien esittelyn yhteyteen.

Näyttelyt ja verkkonäyttelyt

Näyttelyissä digitoituja kokoelmia ja niiden tietoja voidaan hyödyntää monin eri tavoin. Fyysisissä näyttelyissä voidaan esimerkiksi tuoda valokuvia taustatarinoineen esineiden rinnalle tai esineitä valokuvien rinnalle. QR-koodit näyttelyssä voivat ohjata kävijän Finnaan tai muuhun hakupalveluun, museon verkkosivuille tai muuhun täydentävään aineistoon.

Verkkonäyttelyssä voidaan esitellä digitoitujen kokoelmien esineitä, valokuvia ja tarinoita sekä kertoa museon eri teemoista ja tallennusalueista kokoelmien esineiden ja muiden aineistojen kautta. 360-virtuaalivierailuun voidaan lisätä tietoja näkymän esineistä.

Digitoidut kokoelmat opastuksilla ja tapahtumissa

Digitoiduista kokoelmista ja niihin liittyvistä taustatiedoista saadaan aineistoa mobiiliopastuksiin sekä tarinoita opastuksille. Tapahtumat ja opastukset ovat myös hyvä tilaisuus kerätä lisätietoja kokoelmasta, sillä yleisöllä saattaa olla esineiden, kuvien ja muiden aineistojen taustasta omakohtaista tietoa.

Vinkkejä ja hyviä toimintamalleja digitoitujen kokoelmien esittelyyn

Digitoi suunnitelmallisesti. Tee esimerkiksi kokoelmaohjelma, jossa digitointityö ja tavoitteet on määritelty. Hae avustuksia kokoelmatyöhön: Museoviraston paikallismuseoiden hankeavustuksen yhtenä painopisteenä on kokoelmatyö ja sähköinen luettelointi.

Kokoelmia kuvatessa kannattaa kiinnittää huomiota kuvien laatuun ja käytettävyyteen. Kysy vastuumuseosta kuvauskalustoa lainaan.

Muista kuvaoikeudet. Työsuhteessa otettuihin kuviin työnantajalla on käyttöoikeus. Jos vapaaehtoiset kuvaavat, on hyvä tehdä sopimus kuvien käytöstä. Esimerkiksi valokuva-alan keskusjärjestö Finnfoto ry:llä on oppaita valokuvaajien oikeuksista ja kuvien käytöstä.

Myös eläviä ihmisiä koskeva tietosuoja hyvä muistaa, kun digitoituja kokoelmia julkaistaan ja kuvia käytetään. Musiikkiarkiston sivuilta löytyy kattava opas Tietosuoja KAM-sektorilla, ja Kotiseutuliiton verkkosivuille on koottu tietosuojaohjeita.

Muista mainostaa ja tuoda esille museon kokoelmatyötä, joka jää muuten helposti yleisöltä piiloon.

Webinaari; Kokoelmat

Koulutuksen aiheena on digitoitujen kokoelmien hyödyntäminen ja esittely paikallismuseoissa. Kokoelmien digitointi mahdollistaa paikallismuseon kokoelmien esittelyn monin eri tavoin. Digitointi myös tarjoaa aineistoja digitaalisten palveluiden pohjaksi. Miten digitoituja kokoelmia voidaan hyödyntää ja missä palveluissa niitä voidaan esitellä? Entä mitä kannattaa huomioida jo digitointivaiheessa, jotta aineistoja on helpompi käyttää?

Hankkeen oppien esittelyn lisäksi mukana ovat suunnittelijat Mari Guttorm, Susanna Eklund ja Taru Kuhalampi Kansalliskirjastosta kertomassa arkistojen, kirjastojen ja museoiden yhteisestä Finna-hakupalvelusta ja sen hyödyntämisestä kokoelmien esittelyyn.

Koulutuksen ohjelma:

13.00 Tervetuloa koulutuksen, Marika Punamäki ja Jonina Vaahtolammi, Kotiseutuliitto
13.10 Digitoitujen kokoelmien hyödyntäminen ja esittely, Jonina Vaahtolammi
14.15 Finna-palvelu ja siihen liittyminen, Mari Guttorm, Kansalliskirjasto
14.45 Paikallismuseoiden kokoelmien digitointi ja Finna, Anna-Riikka Vaden, Lahden Museot
15.10 Finnan aineistot ja niiden hyödyntäminen, Taru Kuhalampi, Kansalliskirjasto
15.40 Ennakko- ja yleisökysymykset ja hankkeen seuraavat tapahtumat
16.00 Koulutus päättyy