Paikallismuseot ja tietosuoja

20EU:n yleistä tietosuoja-asetusta sovelletaan kaikkeen henkilötietojen käsittelyyn, ja asetus koskee myös paikallismuseoita.

Kotiseutuliitto on laatinut lyhyen perustietodokumentin (pdf) aiheesta kesällä 2019. Dokumentissa kerrotaan tietosuoja-asioista yksinkertaisesti, ja etenkin museoiden näkökulmasta. Dokumentissa on huomioitu EU:n tietosuoja-asetus ja kansallinen tietosuojalaki (2019).

• Tietosuoja-asetus on tullut voimaan 25.5.2016, asetusta oli sovellettava viimeistään 25.5.2018.
• Kansallinen laki (2019) tarkentaa asetusta.
• Aiemmin voimassa on ollut henkilötietolaki, paljon samaa, mutta velvoitteet tiukkenevat ja sanktiot kovenevat.
• Uuden asetuksen tavoitteena on varmistaa, että ihmisten oikeus henkilötietojen suojaan ja yksityisyyteen toteutuu myös digiaikana.
• Henkilötietoja ovat kaikki tiedot, joiden nojalla joku elossa oleva henkilö voidaan tunnistaa
• Asetusta sovelletaan henkilötietojen käsittelyyn, kun tiedoista muodostuu rekisteri (esim. jäsenluettelo, arkiston tai museon luettelotiedot)
• Rekisterinpitäjä saa käsitellä henkilötietoja vain tietosuoja-asetuksessa säädetyillä perusteilla.

Paikallismuseot ja kotiseutuarkistot käsittelevät henkilötietoja ainakin kahdessa eri yhteydessä:

1. niiden kokoelmiin sisältyvät kulttuuriperintö- ja tutkimusaineistot kuvailutietoineen sisältävät runsaasti henkilötietoja.
2. toimintaa varten käsitellään esimerkiksi asiakkaiden ja työntekijöiden henkilötietoja.

Kaikki tietosuojaohjeemme: kotiseutuliitto.fi/tietopankki/yhdistystoiminta/tietosuoja