Mistä rakentuu hyvä yhteistyö?

Kysyimme Yhdistykset ja kunnat kulttuurikumppaneina -hankkeen työpajojen osallistujilta ja asiantuntijaryhmältä, mistä rakentuu hyvä kumppanuus yhdistyksen ja kunnan välille. Tälle sivulle on koottu kumppanuuden tärkeimpiä kulmakiviä, jotka toistuivat vastauksissa. Oletko samaa mieltä? Miten nämä toteutuvat teidän kulttuurikumppanuudessanne?

Alkukartoitus

Hyvän yhteistyön lähtökohta on se, että suunnittelu tehdään aidosti alusta saakka yhdessä. Lue lisää kulttuuripalveluiden määrittämisestä yhdessä ja kumppanuuden rakentamisesta.

Yhteistyölle ja tapaamiselle pitää olla myös aito tarve, ei riitä että kunta kutsuu yhdistykset koolle ja kertoo, mitä on suunnitellut.

Teennäisiä kokoontumisia ei kannata jatkossa järjestää, vaan tulisi pyrkiä aitoon vuoropuheluun. Yksisuuntainen viestintä ei ole tätä päivää.

Suunnitelmallisuus ja säännöllisyys

Yhdistyksissä vuosisuunnitelma tehdään hyvissä ajoin ja varmaan kunnalla samoin, näitä voisi sparrailla etukäteen jo yhdessä jotta nähdään ehkä useamman vuoden syklillä, missä voimia kannattaa yhdistää. Usein helpoin voi olla toistuvan tapahtuman tekeminen, jossa tekijät tietävät mitä odotetaan ja milloin.

Monet korostavat myös kasvokkaisten tapaamisten ja erityisesti niiden säännöllisyyden tärkeyttä.

Olemme jatkuvassa kosketuksessa kunnan kulttuurista vastaaviin virkamiehiin: kulttuurituottajaan ja sivistysjohtajaan. Meillä ei ole ollut ongelmia yhteistyössä. Tapaamme säännöllisesti yhteisissä neuvotteluissa ja suunnittelemme yhdessä tulevaa toimintaa.

Tavoitteet ja niihin sitoutuminen

Yhteistyötä tekevän ryhmän täytyy tunnistaa yhteiset tavoitteet. Monet puhuivat yhteistyön ”punaisesta langasta”, yhteisistä toiminnan linjoista ja selkeiden tavoitteiden asettamisesta.

Onnistunut kumppanuus rakentuu yhteisistä sopimuksista, ja niistä pidetään kiinni!

Motivaatio

Pakottamalla ei saa ainakaan hyvää alkua!

Yhteistyötä pitää haluta tehdä – tämä on sekä toimivat yhteistön elementti, että mahdollinen kompastuskivi – jos toimijat eivät löydä motivaatiota, toiminta lopahtaa ennen pitkää.

Osapuolten oltava innostuneita asiasta.

Tiedonkulku

Yhteisiä palavereja kaikille toimijoille. Ei tulisi päällekkäisyyttä tapahtumissa!

Viestinnän merkitystä ei voi koskaan korostaa liikaa. Joskus kumppanuusryhmät ovat alunperin rakentuneet juuri tähän tarkoitukseen: tarkistamaan, ettei vahingossa järjestetä samaan aikaan tapahtumia samalle kohderyhmälle.

Kulttuuritoimijat-ryhmän toimintaan voi osallistua kuka tahansa kulttuuriasioista kiinnostunut. Toimintaan kuuluvat vähintään puolivuosittain, tarvittaessa useamminkin järjestettävät kokoukset, joissa käy aktiivisesti noin 20-30 eri tahojen edustajaa. Kokousten koollekutsujana toimii kunnan kulttuurikoordinaattori. Kokouksissa ideoidaan tulevia kulttuuritapahtumia ja -toimintaa. Aktiivista yhteydenpitoa toimijoiden kesken pidetään yllä myös sähköpostitse, puhelimitse ja kasvotusten. Kulttuurikoordinaattori välittää jatkuvasti saamaansa ajankohtaista tietoa toimijoiden suuntaan, opastaa ja kannustaa heitä osallistumaan erilaisiin paikallisiin ja valtakunnallisiin aktiviteetteihin. Tätä on pidetty molemmin puolin onnistuneena tapana toimia.

Riittävät resurssit

Raha helpottaa.

Monet nostivat työpajoissa esille, että pelkällä innostuksella ja hyvälläkään suunnittelulla kulttuuripalvelujen tuottamisessa ei päästä pitkälle, jos työtä ei ole resursoitu oikein. Rahoitus mahdollistaa toiminnan toteuttamisen. Se ei kuitenkaan ole toimivat yhteistyön ydintä.

Kumppanuutta ei edistä jatkuva valittaminen, kaikkien kunnan tarjoamien ideoiden tyrmääminen tai läpinäkyvä euroajattelu.

Myös aikaa, sekä kunnan työntekijöiden työaikaa, että yhdistysten toimijoiden aikaa tarvitaan riittävästi.

Monialaisuus

Tuloksellinen kulttuurikumppanuus rakentuu erilaisten toimijoiden yhteistyöstä. Siinä hyödynnetään molempien asiantuntijuutta ja ryhmään kutsuttu osaajia kaikilta tarvittavilta aloilta.

Taitojen, tietojen yhteen sulattaminen.

Molemminpuolinen arvostus ja luottamus

Pienissä kunnissa (tai kunnissa, joissa kulttuuritoimen määrärahat ovat erittäin niukat ja joissa ei ole ammatillisia kulttuurilaitoksia) iso osa kuntalaisten kulttuuripalveluista on yhdistysten tuottamia ja toteuttamia. Tälle toiminnalle pitää antaa sille kuuluva arvo muutenkin kuin juhlapuheissa.

Luottamus ja arvostus korostuivat todella monien vastauksissa. Yhdistyksen usko omaan toimintaansa kasvattaa kunnan luottamusta yhdistyksen asiantuntemukseen – ja päinvastoin. Kiitos ja tunnustuksen antaminen ovat tärkeitä luottamuksen rakentamisessa ja arvostuksen osoittamisessa.

Toivoisin, että huomattaisiin pienten kuntien uutterat toimijat, kolmannen ja neljännen sektorin aktiivit ja osaavat kulttuurisihteerit, jotka jatkuvasti innostavat tavallisia ihmisiä tuottamaan kulttuuria yhdessä kanssaihmisten kanssa.

Vastavuoroisuus

Moni työpajoissa kuvaili onnistunutta yhteistyötä 50 / 50 -tilanteeksi, jossa molemmat antavat ja saavat. Tämä pätee niin yhteistyössä kuin myös yhdistyksen sisäisessä toiminnassa.

Molemminpuolinen työnilo.

Parhaimmillaan yhteistyö vahvistaa myös molempien yhteistyön osapuolten omaa toimintaa. Tämän kanssa moni myös painiskelee, kunnan työntekijä pohti kyselyvastauksessaan, kuinka voisi auttaa yhdistyksiä enemmän:

Innostus on alussa suurta, mutta tehtävien edetessä vain harvat uhraavat aikaansa tapahtumien toteuttamiseen ja vastuu uuvuttaa jäljelle jääneet tekijät. Tällöin usein tapahtumien järjestäminen jatkossa jätetään toteuttamatta. Kuinka auttaa yhteisöjä jaksamaan ja jakamaan vastuuta tasapuolisesti?

Selkeät sopimukset

Sen lisäksi, että rakennetaan hyvän tiedonkulun ja oikean asenteen avulla toimijoiden välistä luottamusta, määritellään yhteiset innostavat tavoitteet ja sitoudutaan niihin, on järkevää tehdä selkeä, parhaassa tapauksessa kirjallinen sopimus yhteistyöstä. Sopimukseen asioita kirjatessa tulee käytyä vielä läpi roolit, vastuut ja työnjako, niin että kaikki ymmärtävät ne samalla tavalla. Roolit ovat aina olemassa, vaikka ne olisivat eri kokoisia.

On tärkeätä tehdä selkeä yhteistyösopimus kunnan/kaupungin kanssa siitä, mitä kaupunki saa ja mitä yhdistys saa, sekä pyrkiä yli vuoden mittaisiin sopimuksiin, jotta jatkuuvuus säilyy ja pystytään suunnittelmaan asioita pitkäjänteisesti.

Kyselyyn vastanneella on hyviä kokemuksia ajallisesti pitkistä sopimuksista. Ne voivat luoda vakautta myös yhdistyksen toimintaan. Toisaalta kunnan toimijoiden on tärkeää ymmärtää, että monen vuoden sopimukset voivat olla yhdistykselle myös raskaita – voinko nyt sitoutua myös tulevien toimijoiden puolesta, haluavatko viiden vuoden kuluttua yhdistyksessä olevat edelleen toteuttaa sitä? Sopimuksen voi tehdä myös kestoltaan lyhytaikaisena. Jo yhden tapahtuman toteuttamisesta kannattaa tehdä selkeä sopimus.