Miten tehdään yhdessä?

Yhdistyksen ja kunnan yhteistyön muotoa määrittää paljon jo ennalta se, onko kunta päättänyt suosia kumppanuuksissa jotain tiettyä yhteistyömuotoa: avusteista kulttuuritoimintaa, ostopalveluita vai muita kumppanuussopimuksia. Jokainen näistä ei sovi jokaiselle yhdistykselle, joten paras kokonaisuus syntyy yhdistelemällä erilaisia yhteistyömuotoja ja ottamalla mukaan yhteiskehittämisen työmuotoja. Eri sopimustyyppien rajat eivät myöskään ole aina juuri tässä esitellyn kaltaisia, vaan yksittäisen kunnan ja yhdistyksen välille on voitu ja voidaan kehittää myös yksilöllinen malli.

Alussa oli hieman vaikeuksia tehdä eroa ostopalveluiden, avustusten ja kumppanisopimusten välisistä eroista. Osittain erot näiden  välillä ovat tapauksesta riippuen vieläkin “veteen piirretty viiva”.

Tärkeintä on, että yhteistyöstä sovitaan, mieluiten kirjallisesti ja kumppanuus on tasavertaista ja molempia hyödyttävää.

Avustukset

Kunta jakaa avustusta, yhdistys hakee sitä ja toteuttaa kulttuuritoimintaa avustuksen turvin. Yhdistys voi käyttää rahaa vapaammin omaan toimintaansa, kuin tuottaja-tilaaja-mallilla toteutetussa yhteistyössä. Kunta jakaa avustusta tietenkin strategiaa ja pääpainopisteitään hyödyttäen – avustusta saavat ne yhdistykset, jotka jo toteuttavat tai haluavat toteuttaa niitä.

Kaupungin strategiset linjaukset näkyvät järjestöjen yleisavustusten tavoitteissa, esim. kohderyhmät kaupungin tavoitteiden mukaiset.

Avustuksilla voi luoda myös aivan uutta toimintaa. Helsingissä lasten päiväleiritoiminta uudistettiin luomalla avustusjärjestelmä, joka mahdollistaa useamman leirin järjestämisen. Kaupunki tarjosi tilat, tiedon millä alueilla leirejä on vähiten ja yhdistykset kutsuttiin koolle suunnittelemaan toiminaa ja järjestäjiksi avustuksen turvin.

Ostopalvelut

Kunta tilaa ja yhdistys tuottaa palvelun maksua vastaan. Kunta avaa tarjouskilpailun, yhdistys tekee tarjouksen ja valitun yhdistyksen kanssa tehdään määräaikainen sopimus.

Yhteistyösopimukset kaupungin palvelujen tuottamisesta: liikuntatilojen ylläpito, tapahtumat. Tarjouskilpailu ja sopimus tehty. Voidaan hankkia juuri sitä, mitä kaupunki kulloinkin tarvitsee. Tähän käytetään ostopalvelurahaa ja mallin pitää olla kevyt.

Kilpailuttamisessa on syytä välttää yhdistysten asettamista turhaan keskinäiseen kilpailuasetelmaan.

Yhdistysten tekemän työn kilpailuttaminen on suo, joka lyö kumppanuutta korville, jos sitä ei osata oikein toteuttaa.

Kumppanuussopimukset

Ostopalveluiden ja kilpailuttamisen vaihtoehto ovat kumppanuussopimukset, jossa sovitaan yhteistyöstä. Sopimuksen voi tehdä myös ilman rahan siirtymistä toimijalta toiselle. Olennaista on:

kumppanisopimuksen “vastavuoroisuus” (kumpikin tuo ja saa jotakin).

Kumppanuusryhmät

Ylivoimaisesti suosituin muoto kulttuurikumppanuuden aloittamiselle, ylläpitämiselle ja suunnittelemiselle ovat kumppanuusryhmät.

Meillä on toiminut Hyvinvointityöryhmä, joka kokoontuu kaksi kertaa vuodessa. Tapaamisissa kartoitetaan tulevaa toimintaa ja suunnitellaan yhteisiä asioita. Kunta tiedottaa omista toiminnoistaan ja esim. avustusten jaosta ja uudistetusta kuntastrategiasta.

Kasvokkaisia tapaamisia pidetään tärkeinä niin suurissa kuin pienissäkin kunnissa. Tiedottaminen ja viestintä vahvistuvat, uudet ideat lentelevät, päällekkäisyydet poistuvat ja uusia kumppanuuksia syntyy, kun eri toimijat kokoontuvat yhteen.

Meillä on jo useamman vuoden ajan pidetty 3-4 kertaa vuodessa yhdistysilta, johon kutsutaan kaikkien kunnan yhdistysten edustajat. Tavoitteena on saada yhdistykset tekemään keskenään yhteistyötä eikä niin, että jokainen järjestää omaansa ja kilpailevat kävijöistä. Toinen tavoite on saada yhdistykset tuottamaan ohjelmaa / palveluita kunnan kuntalaisille järjestämiin tapahtumiin.

Työpajoissa pohdittiin myös sitä, riittääkö pelkkä yhteen kokoontuminen, vai tarvitaanko jokaiselle tapaamiselle jokin tarkemmin määritelty tavoite. Suunnittelua voi tehdä myös yhteiskehittämisen keinoin, aidoisti kaikki paikalla olevat osallistamalla. Yhteiskehittämisen menetelmiä löytyy esimerkiksi Innokylän työkaluista.

Kuka kutsuu koolle?

Kumppanuusryhmät ja yhteinen suunnittelutapaamisen koollekutsuja voi olla yhtä lailla kunnan kuin yhdistyksenkin toimija. Kaksi seuraavaa esimerkkiä kertoo, että molemmat ovat toimivia tapoja.

Pidän kunnan roolia yhdistyskentän koollekutsujana, koordinaattorina ja tiedonvälittäjänä erittäin tärkeänä. Ilman selkeää vetovastuuta kaikki leviää helposti käsiin. Tehtävä kuitenkin vaatii kunnan edustajalta näkemystä vuorovaikutteisesta ja osallistavasta toiminnasta. Tehtäviä pitää osata suunnata niihin kulloinkin parhaiten soveltuville toimijoille, jotta asiat lähtisivät rullaamaan.

Järjestimme asukastilaisuudet paikallisliikenteen järjestelyistä ja nuorisotoimen/kirjastotoimen yhdistymisestä. Onnistumiseen vaikutti: selvät kutsut ja yhteydenotot kaupungin viranomaisiin […]  sekä opiston ja koulun tarjoamat ilmaistilat.

Tärkein viesti on: jos kunnassasi ei ole vielä kulttuuriasioihin keskittyvää yhteistyöryhmää tai mitään kunnan ja yhdistyksien toimijoiden säännöllisiä tapaamisia, aloita ne. Siitä seuraa hyvää. Riippumatta siitä oletko kunnan työntekijä vai yhdistystoimija.

Lemin järjestöparlamentti

Innostava esimerkki kumppanuusryhmän voimasta on Lemin järjestöparlamentti. Se on toiminut vuodesta 1989. Lähtökohtana olivat päällekkäiset tapahtumat ja keskinäinen kilpailu, joita haluttiin poistaa. Kunnan vapaa-aikasihteeri vetää vapaamuotoisen tilaisuuden 4-5 kertaa vuodessa. – Vuosien aikana on tapahtunut seuraavaa:

• Mukana on 90 yhdistystä, joiden keskinäinen yhteistyö on vahvistunut ja  luottamus kasvanut. Keskinäistä kilpailua ei enää ole.
• Tilaisuuksissa käsitellään myös valmisteilla olevat asia. Yhdistykset pääsevät aidosti vaikuttamaan niihin ja luottamus myös kunnan ja yhdistysten välillä on kasvanut.
• 3000 asukkaan kunnassa on nyt runsaasti kulttuuritapahtumia. Järjestöparlamentin tulos on valtava kulttuuritarjonta ja luottamuksen kasvu.