Kotiseutuliiton tietosuojaseloste

Suomen Kotiseutuliitto on sitoutunut suojaamaan jäsentensä ja asiakkaidensa yksityisyyttä kulloinkin voimassa olevan henkilötietoihin liittyvän lainsäädännön sekä muun soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.

Jokaisella on oikeus tietää, mitä tietoja hänestä on tallennettu eri rekistereihin. Tällä sivulla informoimme rekisteröityjä asiakkaitamme ja jäseniämme henkilötietojen käsittelystä. Alla olevan tietosuojalausekkeen lisäksi alla olevissa tietosuojaselosteissa kerrotaan, mitä tietoja keräämme sekä mihin keräämme ja käytämme tietoja. Selosteissa kerrotaan tarkemmin myös rekisteröityjen oikeuksista ja rekisterien suojaamisesta.

Perusperiaatteemme on, että henkilötietoja kerätään mahdollisimman vähän. Niiden käyttö tähtää viestinnän mahdollistamiseen jäsenten tavoittamiseksi, palvelujen tarjoamiseksi ja väliaikaisesti käytettynä esimerkiksi tilaisuuksien järjestämiseen. Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille.

Henkilörekistereissämme käsitellään jäsenten, toimintaamme keskeisesti liittyvien organisaatioiden yhteyshenkilöiden, luottamushenkilöiden ja työntekijöiden henkilötietoja. Henkilötietoja voidaan kerätä eri tavoin.

Pääsääntöisesti keräämme ja käsittelemme henkilötietoja, jotka on annettu meille asioinnin yhteydessä: esimerkiksi jäseneksi liityttäessä, jäsentietoja päivitettäessä, uutiskirjeen tilauksen yhteydessä, tapahtumiin ilmoittautuessa tai joita olemme saaneet tilaisuuksiemme kouluttajilta tai julkaisujemme kirjoittajilta. 

On mahdollista, että emme kykene tarjoamaan kaikkia palveluitamme niille henkilöille, jotka eivät ole antaneet meille lupaa henkilötietojen tallentamiseen.

Emme siirrä tietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Tietoja voidaan kuitenkin käyttämiemme palveluiden sisällä siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle, mutta ainoastaan sellaisissa palveluissa, jotka takaavat eurooppalaisen tietosuoja-asetuksen mukaisen tietosuojan tason, kun tietoa liikutellaan globaalissa infrastruktuurissa (esimerkiksi Google, MailChimp ja Dropbox).

Kotiseutuliiton tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä
Suomen Kotiseutuliitto ry, Kalevankatu 13 A 5, 00100 Helsinki, Y-tunnus: 0202170-2

2. Yhteyshenkilö
Järjestöpäällikkö Marika Punamäki, puh. 045 150 9109, marika.punamaki @kotiseutuliitto.fi

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Suomen Kotiseutuliiton jäsen- ja asiakasrekisterin pääkäyttötarkoitus on jäsenten tavoittaminen, palvelujen tarjoaminen ja väliaikaisesti käytettynä esimerkiksi tilaisuuksien järjestäminen. Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille. Rekisteri muodostuu seuraavista alarekistereistä:

• Suomen Kotiseutuliiton jäsenrekisteri, jäsenyyden, postitusten, laskutuksen sekä koulutuksiin ja tapahtumiin ilmoittautumisten hoitamiseksi.
• Suomen Kotiseutuliiton sidosryhmärekisteri uutiskirjeen ja tiedotteiden lähettämiseen, Suomen Kotiseutuliiton tiedotusta varten MailChimpin kautta (Tilaus vastaanottajan vapaasti peruttavissa).
• Seurantalojen avustusrekisteri, seurantalojen korjausavustuksen sekä muiden mahdollisten avustusten hakemiseen, myöntämiseen, maksamiseen sekä seurantaan liittyvien asioiden hoitaminen Vetoboxin kautta
• Seurantalot.fi-sivusto, talojen esittely seurantalot.fi-sivustolla ja taloista kiinnostuneiden henkilöiden yhteydenottojen mahdollistaminen talon omistajayhteisöön sekä keskusjärjestöjen työntekijöihin.
• Mestarit & kisällit -uutiskirjeen rekisteri, ylisukupolvisen kotiseututyön tiedotusta varten MailChimpin kautta
• Seurantalojen uutiskirjeen rekisteri, Suomen Kotiseutuliiton seurantalotyön tiedotusta varten MailChimpin kautta
• Taloushallinnon rekisteri myyntilaskuja varten Netvisorin kautta
• Euroopan kulttuuriympäristöpäivien uutiskirjeen tilaajat, uutiskirjeiden lähettämistä varten.
• Euroopan kulttuuriympäristöpäivien tapahtumajärjestäjät -Excel, tiedotusta ja palautetta varten. Kerätty tapahtumailmoitusten yhteydessä.
• Paikallismuseoiden yhteystiedot -Excel tiedotusta varten. Kerätty hankkeen yhteydessä museoilta ja täydennetty myöhemmin museoiden verkkosivuilta.
• Kulttuurisen moninaisuuden uutiskirjeen tilaajat, uutiskirjeiden lähettämistä varten. Excel-taulukko, kerätty kulttuurisen moninaisuuden hankkeiden yhteydessä.
• Postin kautta saapuneet paperiset lomakkeet jäseneksi liittymistä varten
• Rekisteri Kotiseutuliiton ansiomerkin ja kotiseututyön ansiomitalin saaneista henkilöistä Excel-taulukkona

 Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavia tarkoituksia varten:

• palvelun ja toiminnan toteuttaminen ja kehittäminen
• asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen
• markkinointi ja viestintä
• analysointi ja tilastointi
• mielipide- ja muut tutkimukset
• Suomen Kotiseutuliiton toiminnan dokumentointi

4. Rekisterin tietosisältö
Rekisterit sisältävät seuraavia tietoja:

• yhteys- ja henkilötiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
• jäsen- ja asiakassuhdetta koskevat tiedot, kuten laskutus- ja maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot sekä peruutustiedot
• viestinnän toteuttamiseen liittyvät tiedot
• luvat ja suostumukset
• tarjonnanestotiedot sekä
• muut asiakkaan suostumuksella kerätyt tiedot

5. Käsittelyn oikeusperusteet
Tietoja käsitellään seuraavin oikeusperustein:

• Rekisteröidyn yksiselitteisesti antama suostumus (joka on asiakkaan peruutettavissa, milloin tahansa)
• Käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä

6. Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakasta koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti:

• asiakkaalta itseltään sähköisesti (verkkolomakkeet, sähköposti), kirjallisesti, puhelimitse tai muulla vastaavalla tavalla
• jäsenten, asiakkaiden ja sidosryhmien muun viestinnän perusteella sekä
• julkisesti saatavilla olevista tietolähteistä

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä tai luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Poikkeuksena asiakas- ja jäsenrekisteristä lähetettävät joukkosähköpostit, kuten uutiskirje, kulkevat myös EU-/ETA-alueen ulkopuolella pilvipalvelussa. Palvelun tuottajalla on GDPR:n mukainen sopimus henkilötietojen käsittelystä alihankkijan kanssa. Henkilötietoja siirretään Yhdysvaltoihin Privacy Shield -ohjelmaan kuuluvan palveluntarjoajan kautta ja palveluntarjoaja on Mailchimp.

8. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää pääsy häntä itseään koskeviin tietoihin sekä oikeus pyytää tietojen oikaisemista niiden poistamista tai käsittelyn rajoittamista. Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen marika.punamaki @kotiseutuliitto.fi.

9. Tietojen säilyttäminen
Tietoja säilytetään vain rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisen ajan. Tietoja voidaan kuitenkin säilyttää rekisterin välittömän käyttötarkoituksen lisäksi toimintaan liittyviä historiallisia ja tilastollisia tarkoituksia ja kirjallista ilmaisua varten, silloin kun se on näitä tarkoituksia varten perusteltua.
Jäsenrekisterin tiedot säilyvät kaksi vuotta eroamisen jälkeen. Osallistumistiedot poistetaan vuosittain.

10. Tietosuojaselosteen muuttaminen
Rekisterinpitäjä pidättää oikeuden päivittää ja muuttaa tietosuojaselostetta.
Lainsäädännön niin vaatiessa ilmoitamme siitä rekisteröidyille.
Rekisteriseloste on päivitetty viimeksi 7.11.2023.

Voit kysyä tarkempia tietoja henkilötietojesi käsittelystä ottamalla meihin yhteyttä: marika.punamaki @kotiseutuliitto.fi tai toimisto @kotiseutuliitto.fi.