Yhdistyksen kevätkokous tai tapahtuma tulossa, miten toimia epidemia-aikana?
Päivitetty 30.3.2020
Koronavirus saattaa estää myös yhdistysten kokoontumisia. Tällä hetkellä on voimassa suositus, että kaikki yli 10 hengen yleisötilaisuudet perutaan ainakin 13.5. asti. Yhdistysten kokouksia ei kuitenkaan ole suoranaisesti kielletty.
Suositamme kuitenkin kaikkien kasvokkain pidettävien kokousten ja tapahtumien perumista tänä ajankohtana.
Epidemian hillitsemiseen tähtäävät viranomaistoimet menevät monen muun asian edelle. Yhdistystoimijat voivat melko turvallisesti lähteä siitä, että yhdistyslaki ja yhdistysten omat säännöt ovat toissijaisia joukkokokoontumisten kieltoihin ja suosituksiin nähden.
Hallitus määräsi yli 70-vuotiaat kotiin – riskiryhmät vaarassa
Toimintaohjeena maamme hallitus velvoittaa yli 70-vuotiaat pysymään erillään kontakteista muiden ihmisten kanssa mahdollisuuksien mukaan (karanteenia vastaavat olosuhteet), poislukien kansanedustajat, valtiojohto ja kunnalliset luottamushenkilöt.
Kotiseutuliikkeen piirissä toimii paljon ikäihmisiä, mikä on syytä huomioida jos päädytte kuitenkin pitämään kokouksen. Yli 70-vuotiaat eivät saa siihen osallistua.
Lähikontaktien välttäminen on juuri nyt tärkeintä, ja etenkin riskiryhmiä tulee suojella. Riskiryhmiin kuuluvat ikäihmiset ja henkilöt, joilla on jokin perussairaus.
Suositamme yhdistyksiä toimimaan vankkaa harkintaa käyttäen, riskit kullakin paikkakunnalla arvioiden. Tilanne elää koko ajan.
Voimassa on myös suositus on perua yli 500 hengen tilaisuudet toukokuun loppuun saakka. Tänä aikana myös muiden kokoontumisten järjestäjien tulee harkita riskiarvioiden pohjalta tilaisuuksiensa järjestämistä.
Riskiarviointia, hallituksen etäkokoukset suositeltavia
Kevätkokouksen siirto vaikkapa kesäkuulle tai jopa syksyyn on parempi kuin jättää kokous kokonaan väliin, vaikka säännöt määräisivät kokouksen pidettäväksi aiemmin.
Kannattaa tiedottaa aktiivisesti yhdistyksen jäsenille, jos kevätkokous perutaan tai siirretään. Siirto on näkemyksemme mukaan parempi kuin pienenkään kokouksen järjestäminen nyt epidemia-aikaan. Sama ohjeistus koskee myös muita yleisötapahtumia.
Jos yhdistyksen säännöissä mainitaan, että yhdistyksen kokoukseen voi osallistua niin sanotusti etänä tai sähköisin välinein, niin tämä voi olla joillakin yhdistyksillä ratkaisu tilanteeseen.
Etäosallistumisesta voi hakea lisätietoa yhdistysoppaista (esimerkkinä Yhdistysoikeus -niminen teos, tekijät Heikki Halila – Lauri Tarasti). Jos säännöt eivät salli etäosallistumista, kannattaa valmistella kenties sen suhteen sääntömuutosta.
Pakottavia syitä pitää kevätkokous poikkeusoloissa ei tavallisilla yhdistyksillä ole. Kunnat ja myös valtio ovat tulleet nyt keväällä 2020 vastaan näissä asioissa: toimintakertomukset ym. voi lähettää hallituksen hyväksyminä versioina. Tärkeintä: kaikkien halukkaiden jäsenten tulee voida osallistua kokoukseen tasavertaiseti ja turvallisesti. Siksi suositukesemme on kokousten lykkäys. Tästä on yhdistyksen johdon tehtävä päätös.
Ohjeet etäkokouksen pitämiseen Kotiseutuliiton tietopankissa.
Yleinen ohje yhdistyksille on tietysti, että niiden tulee noudattaa yhdistyslakia ja yhdistyksen sääntöjä. Jos yhdistys jättää kevätkokouksensa pitämättä, niin esimerkiksi Patentti- ja rekisterihallituksella ei ole ohjeistusta siihen, mitä yhdistyksen pitäisi erityisesti ottaa huomioon tuollaisessa tilanteessa. PRH:sta kerrotaan, että heidän tehtävänään ei ole valvoa, että yhdistykset järjestävät sääntömääräiset kokouksensa ajallaan. Varsinaisesti tätä ei valvo kukaan muukaan, mutta yhdistyksen jäsen voi riitauttaa asian, jos katsoo että yhdistys ei ole toiminut oikein.
Patentti- ja rekisterihallituksen ohje kevään 2020 koronatilanteen aikana
Yhdistysten sääntömääräiset kokoukset
Yhdistyslain perusteella valtuuttamiseen ja etäosallistumisen järjestämiseen vaaditaan yleensä sääntömääräys. Yhdistyslaissa etäosallistumisesta on säädetty muun muassa 17 §:ssä.
Lisätietoa etäosallistumisesta saat yhdistysoppaista, joissa on tietoa myös muista yhdistyksen sisäiseen toimintaan liittyvistä kysymyksistä.
PRH ei voi ottaa kantaa yhdistysten sääntömääräisten kokousten järjestämiseen, mutta nykyisessä poikkeustilanteessa on ensisijaisesti noudatettava Suomen hallituksen, valmiuslain ja terveysviranomaisten määräyksiä.
PRH neuvoo yhdistyksiä yhdistysrekisteriin tehtävissä ilmoituksissa mutta ei kokousmenettelyissä tai muissa yhdistyksen sisäiseen toimintaan liittyvissä kysymyksissä. PRH ei myöskään valvo yhdistysten toimintaa.
Kokousten ja päätösten pätevyys
Kokouksessa tehtyjen päätösten pätevyyteen voi vaikuttaa se, miten etäosallistumista varten käyttöön otetut yhteydet ja muut tekniset ratkaisut käytännössä toimivat.
Yhdistyslaien nojalla tuomioistuin on pitänyt päätöstä pätemättömänä yleensä silloin, kun kanne on nostettu päätöksen sisältöön vaikuttavan muotovirheen perusteella. Pätevyyden ennakoimisessa hyväksi havaittu keino on, että selvitetään etukäteen enemmistöön riittävä kannatus kokouksessa käsiteltäville päätösehdotuksille. Yleensä tarvittavaa enemmistöä voi arvioida aiempien kokousten osallistumisaktiivisuuden perusteella.
—————————————
Kotiseutuliitto päivittää ohjeistuksia uusien tietojen mukaan.
Tarvittaessa Suomen Kotiseutuliitto neuvoo jäseniään kokouksiin ja tapahtumien järjestämiseen liittyvissä kysymyksissä. Kysymyksiin vastaa järjestöpäällikkö Liisa Lohtander, liisa.lohtander@kotiseutuliitto.fi tai puh. 045 1509 109.