Tietosuoja

Euroopan kulttuuriympäristöpäivien tietosuojaseloste.

Käsittelyn tarkoitus

Käsittelemme henkilötietoja toteuttaaksemme Euroopan kulttuuriympäristöpäivien ohjelmakokonaisuutta, viestiäksemme Euroopan kulttuuriympäristöpäivistä, niihin liittyvästä Kulttuuriympäristön tekijät -kilpailusta ja mahdollisista muista päivien oheistoimintamuodoista. Käsittelemme henkilötietoja myös ympäristöministeriön järjestämisvastuulle kuuluvissa Euroopan kulttuuriympäristöpäivien tapahtumissa. Lisäksi käsittelemme henkilötietoja Kotiseutuliiton verkkosivuilla sijaitsevaa Euroopan kulttuuriympäristöpäivien tapahtumakalenteria ylläpitääksemme.

Mitä tietoja käsittelemme?

Euroopan kulttuuriympäristöpäivien tapahtumakalenteri Kotiseutuliiton verkkosivustolla:

• Tallennamme tapahtuman ilmoittajan nimen ja sähköpostiosoitteen. Lisäksi tallennamme tapahtumailmoituslomakkeeseen mahdollisesti kirjatut tiedot tapahtuman lisätietojen antajasta (kuten nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero). Tallennamme myös tapahtumailmoitukseen liitetyn valokuvan kuvaajan nimen tai muut tiedot.

Kulttuuriympäristön tekijät –kilpailu:

• Tallennamme kilpailuun kutsuttavista tahoista sähköpostiosoitteen. Kilpailuun osallistuvista ryhmistä tallennamme ryhmän ohjaajan nimen, sähköpostiosoitteen sekä ryhmän jäsenten nimet, mahdollisesti annetut sähköpostiosoitteet ja syntymävuodet. Lisäksi tallennetaan ryhmän taustaorganisaation kuten koulun tai kerhon nimi.

Ympäristöministeriön järjestämät Euroopan kulttuuriympäristöpäivien tapahtumat:

• Keräämme tapahtumien osallistujista tiedot, jotka vaihtelevat tilaisuuden mukaan. Tyypillisesti tallennamme osallistujan nimen, sähköpostiosoitteen ja taustaorganisaation. Tarkempia tietoja henkilötietojen käsittelystä ympäristöministeriön järjestämissä tilaisuuksissa ja tapahtumissa löydät verkkosivulta: https://ym.fi/tietosuoja.

Euroopan kulttuuriympäristöpäivien uutiskirje

• Keräämme uutiskirjeen tilaajista sähköpostiosoitteen. Tarkempia tietoja henkilötietojen käsittelystä ympäristöministeriön uutiskirjeissä löydät verkkosivulta: https://ym.fi/tietosuoja.

Euroopan kulttuuriympäristöpäivien muu viestintä

• Keräämme kulttuuriympäristöpäivien potentiaalisten sidosryhmien edustajista sähköpostiosoitteen ja taustaorganisaation.

Keräämme henkilötietoja rekisteröidyiltä itseltään, Kulttuuriympäristön tekijät –kilpailun lomakkeelta www.europeanheritagedays.com sivuston julkaisujärjestelmässä ja ryhmänohjaajilta, Kotiseutuliiton verkkosivujen tapahtumailmoituslomakkeelta sekä julkisista lähteistä kuten organisaatioiden internetsivustoilta.

Mihin käsittelymme perustuu?

Käsittelemme henkilötietoja yleistä etua koskevan tehtävämme suorittamiseksi (tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 6 artiklan 1 kohdan e-alakohta ja tietosuojalain (1050/2018) 4 §:n 2 kohta). Ympäristöministeriön tehtävistä säädetään valtioneuvoston asetuksessa ympäristöministeriöstä (1286/2015). Kulttuuriympäristön tekijät -kilpailuun osallistuvien ja tapahtumakalenterin lomakkeen täyttävien henkilöiden tietoja käsittelemme suostumuksen perusteella (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a-alakohta).

Ympäristöministeriön lakisääteisiin tehtäviin kuuluu kulttuuriympäristön hoito. Osana toimintaansa ympäristöministeriö kannustaa eri tahoja lisäämään kulttuuriympäristön tuntemusta, arvostusta ja hyvää hoitoa osallistumalla Euroopan kulttuuriympäristöpäiviin ja järjestämällä kulttuuriympäristöä esitteleviä yleisötapahtumia. Viestimme kohdennetusti tahoille, jotka kuuluvat kulttuuriympäristösektorin sidosryhmiin. Viestien vastaanottajat voivat kieltää heille kohdistetut viestit.

Yhteisrekisterinpitäjät

Euroopan neuvosto ja kansallisena koordinaattorina toimiva ympäristöministeriö toimivat yhteisrekisterinpitäjinä Kulttuuriympäristön tekijät -kansallisen kilpailun suomalaisten osallistujien osalta. Henkilötietojen käsittelyyn liittyvien oikeuksien käyttämistä koskevissa asioissa rekisteröity voi olla yhteydessä kumpaan tahansa yhteisrekisterinpitäjään. Lisätietoa kilpailuun liittyvästä henkilötietojen käsittelystä Euroopan neuvostossa saat tietosuojaselosteesta www.europeanheritagedays.com sivustolla (englanniksi)

Kulttuuriympäristön tekijät -kilpailun osallistujien ja ohjaajien tietoja käsitellään Euroopan neuvoston ylläpitämällä tietoalustalla, joka sijaitsee EU:n alueella. Kilpailuun osallistuvien lasten/nuorten etunimi ja ryhmänohjaajan koko nimi ja taustaorganisaatio sekä kilpailutyö julkaistaan Euroopan neuvoston European Heritage Days -verkkosivulla.

Henkilötietojen käsittelijät

Euroopan kulttuuriympäristöpäivien koordinointi- ja viestintäpalveluja tuottaa yhteistyökumppanimme Suomen Kotiseutuliitto, jonka kanssa olemme sopineet henkilötietojen käsittelystä tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

Suomen Kotiseutuliiton-verkkosivuston teknisenä toteuttajana toimii Flo Apps Oy. Henkilötietojen käsittelyssä käytettävät muut tietojärjestelmäpalvelut ministeriölle tuottaa valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori alihankkijoineen.

Henkilötietojen siirto ja luovuttaminen

Voimme luovuttaa tietoja niitä pyytävälle taholle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti. Tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi.

Emme luovuta tietoja suoramarkkinointia tai markkina- ja mielipidetutkimuksia varten.

Milloin tiedot poistetaan?

Säilytämme henkilötietoja niin kauan ja siinä laajuudessa kuin se on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin käyttötarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty.

Ympäristöministeriön järjestämiin Euroopan kulttuuriympäristöpäivien tapahtumiin osallistuvien henkilötiedot säilytetään tapahtumien järjestämisen ajan, jonka jälkeen henkilötiedot poistetaan.

Tapahtumakalenteriin ilmoitettujen tapahtumien järjestäjien tiedot säilytetään tapahtuman kalenterivuoden ajan, jonka jälkeen henkilötiedot poistetaan.

Kulttuuriympäristön tekijät –kilpailuun osallistuvien tiedot säilytetään Euroopan neuvoston palvelimilla ja –European Heritage Days –verkkosivulla niin kauan kuin sen katsotaan olevan tarpeellista kilpailun toteuttamisen ja edistämisen kannalta. Tämän jälkeenkin henkilötietoja saatetaan säilyttää Euroopan neuvoston palvelimilla arkistointitarkoituksissa.

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Hanna Hämäläinen, suunnittelija, hanna.p.hamalainen@gov.fi, p. +358 295 250 095.