Tietosuoja ja kotiseutuarkistot

Vuokko Joki, johtaja, Kansallisarkisto Oulu
Vuokko Joki. Kuva: Anna-Maija Halme.

EU:n tietosuoja-asetus tuli voimaan 25. toukokuuta 2018 ja kansallinen tietosuojalaki 1. tammikuuta 2019. Näitä säädöksiä sovelletaan myös kotiseutuarkistoihin, sekä organisaatioina että liittyen niiden säilyttämiin arkistoihin. Vaikeaselkoisena tietosuojalainsäädäntöä on haastavaa soveltaa, joten kotiseutuarkistojen kannattaa hyödyntää tulossa olevaa eri tahojen, myös kotiseutuliiton, tulkintoja ja ohjeistusta soveltuvin osin.

Keskeinen käsite tietosuojalainsäädännössä on yleisen edun mukainen arkistointitarkoitus. Haasteita aiheutuu siitä, että tätä käsitettä ei ole määritelty missään. Se sisältänee silti asiakirjallisen kulttuuriperinnön suunnitelmallinen talteen ottamisen, säilyttämisen ja käyttöön antamisen sekä tiedottamisen näiden aineistojen hyödyntämisen edistämiseksi. Viime kädessä yleinen etu -käsite määrittyy EU:n oikeuskäytännön kautta. Arkistointi puolestaan sisältää asiakirja-aineiston vastaanottamisen, rekisteröinnin, säilyttämisen, järjestämisen, luetteloinnin ja kuvailun sekä tietopalvelun.

Elävien henkilötietoja saa käsitellä sillä ehdolla, että ”henkilötietoja sisältävien tutkimusaineistojen, kulttuuriperintöaineistojen sekä näiden kuvailutietoihin liittyvien henkilötietojen käsittely arkistointitarkoituksessa on tarpeen ja oikeasuhtaista sillä tavoiteltuun yleisen edun mukaiseen tavoitteeseen ja rekisteröidyn oikeuksiin nähden” (tietosuojalaki 4 §). Näiden ehtojen tulee täyttyä kotiseutuarkistoissa, joissa lisäksi ainakin seuraavat neljä ehtoa tulee täyttää siten, että näistäkin on olemassa kirjallinen dokumentointi viimeistään nyt tietosuojalainsäädännön edellyttämän osoitusvelvollisuuden vuoksi:

1. Kotiseutuarkiston toiminta on organisoitu: Toiminnan tulee perustua paitsi lainsäädännön noudattamiseen myös omaan ohjeistukseen ja sen noudattamiseen. Toiminta organisoidaan vastuunalaisen hoitajan tehtävistä ja aineiston vastaanottamisesta säilyttämiseen ja tietopalveluun asti.

2. Hallussa olevasta asiakirja-aineistosta on tieto: Aineistot otetaan vastaan vakiintunein menettelyin ja kunnostetaan ja luetteloidaan sellaiseen kuntoon, että se voidaan antaa kiinnostuneiden käyttöön soveltaen mahdollisia käyttörajoituksia joko lainsäädännön velvoittamana tai luovuttajan tahdon mukaisesti. Samalla kotiseutuarkistolla on välttämätön tieto siitä, mitä aineistoa sillä on hallussaan.

3. Käytössä on valvotut ja lukittavat arkistotilat: Tiloihin, jossa arkistoaines ja siihen sisältyvä elävien henkilöiden henkilötieto säilytetään, ei saa olla vapaata pääsyä kenelläkään, jolla ei työnsä puolesta ole välttämätöntä päästä sinne.

4. Tietopalvelu on järjestetty: Ei riitä, että paikallisia yksityisarkistoja otetaan vastaan kotiseutuarkistoon, niiden käyttöön antaminen tulee myös järjestää lainsäädäntö ja mahdolliset luovuttajien asettamat käyttörajoitukset huomioon ottaen. Tietopalvelu voi perustua säännöllisiin aukioloihin tai esimerkiksi sopimuksesta auki olemiseen. Tulee myös tiedostaa, että lähtökohtaisesti elävien tai mahdollisesti elävien (ts. jos kuolinaika ei ole tiedossa ja aikaa asiakirjan päiväyksestä ei ole kulunut riittävästi) henkilöiden tietojen vieminen internetiin ei ole itsestään selvästi sallittua, ja joka tapauksessa se on kiellettyä, kun kyse on ns. arkaluonteisista tai salassa pidettävistä henkilötiedoista.

Paitsi että kotiseutuarkiston henkilökunnan tulee noudattaa menettelyjä, näistä myös on tiedotettava kirjallisesti esimerkiksi kotisivuilla asiakkaille, ts. sekä aineistojen luovuttajille että niiden käyttäjille.

Kannattaa tiedostaa, että kotiseutuarkistojen ja muiden asiakirjallista aineistoa säilyttävien tahojen on mahdollista säilyttää näitä aineistoja sen jälkeen, kun niiden alkuperäinen käyttötarkoitus (esimerkiksi toimiva yhdistys ei enää tarvitse vanhoja asiakirjojaan toiminnassaan) on päättynyt, vain jos ne arkistoidaan yleisen edun mukaisessa arkistointitarkoituksessa. Mutta vain julistautumalla arkistoksi ja jättämällä huolehtimatta toimintansa ja ohjeistuksensa asianmukaisuudesta tämä ei onnistu: kotiseutuarkistotoimintaa harjoittavan arkiston, museon tai kirjaston tulee täyttää ja sen tulee pystyä osoittaa täyttävänsä ehdot, joilla voidaan tulkita sen toimivan yleisen edun mukaisessa arkistointitarkoituksessa.

KAM-sektorilla (kirjastot, arkistot ja museot) valmistellaan paraikaa vakiintuneet toimintatavat -ohjetta, jonka soveltuvuutta kotiseutuarkistoihin arvioidaan Kotiseutuliiton valmistellessa ohjeistusta kotiseutuarkistoille. Jo ennen tätä kotiseutuarkistojen kannattaa olla liikkeellä oman toimintansa ja organisointinsa asianmukaisuuden tarkistamiseksi esimerkiksi edellä esitetyn listan avulla, koska tämä on joka tapauksessa tehtävä. Ohjeistusta on luvassa lähikuukausina esimerkiksi siitä, mitä ns. minimoinnin vaatimus merkitsee kotiseutuarkistoon vastaanotettavan aineiston osalta tai voiko jo kotiseutuarkistoon arkistoidun yhdistyksen jäsenluettelosta vaatia oman nimensä poistettavaksi sillä perusteella, että tietosuojalainsäädäntö sisältää oikeuden tulla unohdetuksi.

Edellä esitetty kuulostaa haastavalta ja jopa pelottavalta. Silloin on hyvä muistaa, miksi kotiseutuarkistot ovat olemassa: kyse on niin kuolleiden kuin meidän edelleen elävienkin oikeudesta muistaa ja tulla muistetuksi. Samalla arkistojen on silti huolehdittava tietosuojasta. Kannattaa olla kotiseutuarkistoissa viimeistään nyt liikkeellä toiminnan asianmukaisuutta tarkistamassa ja tulossa olevaan tietosuojaohjeistukseen varautumassa!