Kotiseutuarkistoissa tarvitaan innostuksen lisäksi pitkäjänteisyyttä ja resursseja
Kotiseutuliitto ja Kansallisarkisto toteuttivat kyselyn kotiseutuarkistoille alkuvuonna 2022. Vastauksista on valmistunut yhteenveto, joka Kotiseutuliiton 15. marraskuuta julkaiseman tiedotteen mukaan ”antaa synkähkön kuvan” kotiseutuarkistojen tilasta.
Vastaavaan kyselyyn 20 vuotta aiemmin saatiin noin 250 vastausta, nyt vastaajia oli 111. Osin tätä selittää kuntien lukumäärän väheneminen noin 452:sta 309:ään. Jokunen kotiseutuarkisto on kuntaliitosten myötä tai muutoin lopettanut toimintansa. Rovaniemen kotiseutupäivillä nousi lisäksi esille, miksi osa vastauksista saattaa puuttua: kyselyä ei osattu kunnan kirjaamossa toimittaa eteenpäin asiantuntevalle taholle. Kotiseutuarkisto oli ”hukassa” siis omassa kunnassakin.
On tarpeen lisätä kotiseutuarkistojen tunnettuutta kunnan kirjaston ja museon rinnalla niin kunnan organisaatiossa kuin laajemminkin muun muassa potentiaalisten aineistojen luovuttajien ja käyttäjien piirissä. Esineiden ja rakennusten ohella myös paikallinen yksityisluontoinen asiakirjallinen kulttuuriperintö on tärkeää saada talteen.
Karkeasti arvioiden noin neljännes vastaajista ilmoitti yksityisarkistoaineiston hankinnan, säilyttämisen ja käyttöön antamisen sujuvan arkistovaatimusten mukaisesti. Puolestaan osalla oli jopa perustavanlaatuisia haasteita selvitä asianmukaisesti tehtävistään. Tämä ei ole yllätys kotiseutuarkistojen toimintaympäristön muutosten vuoksi. Muun muassa lainsäädännössä ja kuntien mahdollisuuksissa ja halussa hoitaa ei-lakisääteisiä kulttuuriperintötehtäviä on tapahtunut vuosien mittaan haastavia muutoksia. Pelkästään yksittäisten kotiseutuaktiivien palava innostus ja omaleimaisen yksityisluontoisen asiakirjallisen kulttuuriperinnön merkityksen tunnustaminen juhlapuheissa eivät riitä asianmukaiseen toimintaan ‒ kotiseutuarkistoissa tarvitaan lisäksi resursseja, pitkäjänteisyyttä toiminnassa ja monenlaista osaamista.
Kotiseutuarkistot ovat tärkeä osa yksityisarkisto-organisaatioiden kokonaisuutta
Lisää merkitystä kotiseutuarkistoille on tulossa kansallisen hankintapoliittisen työnjaon kautta. Tällä työnjaolla tarkoitetaan erilaisten yksityisiä arkistoaineistoja vastaanottavien, säilyttävien ja niitä käyttöön antavien arkisto-organisaatioiden keskinäistä työnjakoa. Tämä edistää arkisto-organisaatioiden keskinäistä tunnettuutta, selkiyttää kunkin hankintapolitiikkaa sekä luo mahdollisuudet ohjata luovuttajat oikeiden arkisto-organisaatioiden puoleen. Kotiseutuarkistot on tarkoitus jatkossa ottaa mukaan tähän yhteistyöhön.
Yhteistyö ei muuta kotiseutuarkistojen perustehtävää tallettaa, säilyttää ja antaa käyttöön paikallisesti merkittäviä yksityisarkistoaineistoja ‒ paikallisten yhdistysten, seurojen, liikelaitosten ja esimerkiksi yksityishenkilöiden arkistoja ‒ mutta se nostaa kotiseutuarkistot paremmin esille osana yksityisarkisto-organisaatioiden kokonaisuutta.
Kotiseutuarkistojen merkitys korostuu edelleen, kun monen muun arkisto-organisaation hankintapolitiikka ei suinkaan kata maanlaajuisenakaan kaikkea paikallista aineistoa. Oma kotiseutuarkisto onkin paras tae paikallista merkitystä omaavan yksityisen arkistoaineiston talteen ja käyttöön saamiseksi. Pohdittaessa keinoja turvata oman paikkakunnan elinvoimaa sekä veto- ja pitovoimaa ei kannata unohtaa elämänlaatua, merkityksellisyyden kokemuksia ja kotiseuturakkautta. Näihin vaikuttaa kunnan halu huolehtia omaleimaisesta paikallisesta kulttuuriperinnöstä. Kotiseutuarkistot puolestaan osaltaan huolehtivat tästä turvatessaan paikkakuntalaisten oikeutta muistaa ja tulla muistetuksi.
Kohti digitaalistuvaa kotiseutuarkistoa
Kehitys kohti digitaalistuvaa kotiseutuarkistoa ja digitaalisia asiakirjoja heijastuu selvityksessä. Silti painopiste vastaanotettavissa ja säilytettävissä arkistoissa on edelleen analogisissa pöytäkirjoissa, kirjeenvaihdossa, toimintakertomuksissa, jäsenluetteloissa, päiväkirjoissa, valokuvissa jne. Digitaalistuminen haastaa silti väistämättä kotiseutuarkistotkin.
Kotiseutuliitto järjesti 2010-luvun alkupuolella kotiseutuarkistoille aineistojen kuntoon saattamiseen liittyneen koulutussarjan eri puolilla maata. Parina viime vuonna olen luennoinut useilla Kotiseutuarkistot ja tietosuoja -kursseilla. Osalle kurssilaisista lainsäädännön vaatimukset olivat yllätys: tietosuojavaatimukset koskevat myös kotiseutuarkistoja, pienimpiäkin niistä. Ja ne koskevat paitsi kotiseutuarkistoa myös sen vastaanottamia aineistoja, jotka sisältävät elossa olevien henkilöiden henkilötietoja. Kotiseutuarkiston täytyy tietosuojalainsäädännön vaatimukset huomioon ottaen suunnitella, toimia, informoida, antaa hallussaan olevia arkistoaineistoja käyttöön ‒ ja tarvittaessa osoittaa toimineensa lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.
Vaatimukset voivat tuntua ankarilta ‒ etenkin jos kotiseutuarkistoa hoidetaan oman toimen ohella tai vapaaehtoisvoimin. Mutta rohkaisen silti: tietosuojasta huolehtiminen ei ole ylivoimaista tai estä arkistojen toimintaa. Tietosuojasta huolehtiminen on tärkeää meille jokaiselle yksityisyytemme turvaamiseksi. Perehtymistä ja opettelua toki vaaditaan.
Voit tutustua yksityiskohtaisesti Kotiseutuliiton julkaisemaan selvitykseen Kotiseutuliiton nettisivujen kautta tai suoraan osoitteesta bit.ly/3ObE7M0.