Lausunto Kansallisarkistolle luonnoksesta arvonmääritys- ja seulontapolitiikaksi
Kansallisarkistolle 28.6.2020
Kooste vastauksista jotka annetaan lausuntopalvelu.fi:ssä.
Yleistä
Kotiseutuliitto kiittää lausuntomahdollisuudesta.
On hyvä päästä vaikuttamaan luonnosvaiheessa tuleviin linjauksiin, koska pienessä maassa on järkevää pyrkiä mahdollisuuksien mukaan yhteistyössä yhtenäisiin linjauksiin myös siellä, mihin Kansallisarkiston päätösvalta ei ulotu, kuten kotiseutuarkistoihin. Kyse on asiakirjallisen analogisen ja sähköisen kulttuuriperintökokonaisuuden riittävän kattavasti talteen saamisesta eri puolilta maata, eri ajoilta ja erilaisilta ryhmiltä, mm. kieliryhmät ja etnisyys huomioiden.
Kotiseutuliitolla on oma rooli kotiseutuarkistojen neuvonnassa, joten seulontastrategia ja –politiikka kiinnostaa ja vaikuttaa myös Kotiseutuliiton toimintaan ja noudatettaviin suuntaviivoihin. Kyseinen Kansallisarkiston luonnos koskee sekä viranomais- että yksityisarkistojen arvonmääritys- ja seulonta- politiikkaa eli toisin sanoen, mitä ja millä perustein tulee seuloa ja hävittää, ja loogisesti samalla, mitä tulee jäämään pysyvästi talteen arkistoihin. Tämä on siten merkittävä Kansallisarkiston asiakirja, jolla on vaikutusta myös siihen, mitä jälkipolville jäävä asiakirjallinen kulttuuriperintö pitää sisällään. Kulttuuriperintötyö on puolestaan Kotiseutuliiton toiminnan ydintä.
Kotiseutuliitto pitääkin hyvänä, että luonnos koskee sekä viranomais- että yksityisarkistojen arvonmääritystä ja seulontaa, koska ne yhdessä muodostavat kansallisen asiakirjallisen kulttuuriperinnön kokonaisuuden, jota säilytetään paitsi Kansallisarkistossa myös lukuisissa muissa arkistoissa, kuten kotiseutuarkistoissa. Luonnos koskee varsinaisesti viranomaisaineistoja ja julkista tehtävää koskevia yksityisiä toimijoita, mutta luonnoksessa todetaan, että sitä voi hyödyntää myös yksityisluontoisia aineistoja käsiteltäessä.
Kotiseutuliitto pitää tätä tarpeellisena päivityksenä, koska toimintaympäristö on muuttunut huomattavasti vuodesta 2012. Kun arvonmääritys ja seulonta on julkinen tehtävä, myös sen perusteiden tulee olla mahdollisimman näkyviä ja saavutettavissa. Asiakirjallinen kulttuuriperintö kuuluu kaikille, ja siksi on tärkeää, että asiakirja on ymmärrettävä ja perusteltu myös muiden kuin julkisyhteisöjen näkökulmasta, joiden toimintaa se suoraan ohjaa. Tämän vaatimuksen asiakirja hyvin täyttää. Myöhemmin viestinnässä asiasisältöjä voidaan konkretisoida vielä enemmän.
Yksityisten asiakirjojen hankinta on rajattu tämän asiakirjan ulkopuolelle. Kotiseutuliitto toteaakin, että myös yksityinen aineisto kaipaisi kansallista arvonmääritysasiakirjaa, sillä asiakirjallinen kulttuuriperintö toteutuu suurelta osin julkisyhteisöjen ulkopuolella.
Kotiseutuliitto haluaa ottaa esille lisäksi tietosuojalainsäädännön soveltamisen lausunnossaan. On tärkeää arvioida, onko olemassa vaara, että väärin tulkittuna tietosuojalainsäädäntöön vedoten tuhotaan aineistoa, joka olisi tärkeä saada arkistoihin talteen osana kansallista asiakirjallista kulttuuriperintöä. Tietosuojalainsäädäntö on otettava toki huomioon. Se estää tarpeettoman laajan elävien henkilöiden henkilötietojen arkistoinnin. Arkistojen tarvitsijoiden näkökulmasta arkisto, jossa ei ole henkilötietoja tallessa, on käyttökelvoton, jos poistetut henkilötiedot tekevät arkistosta ei-ymmärrettävän.
Numeroidut asiakohdat
1. Erittäin kannatettavaa, että laaja-alaisimpien seulontapäätösten luonnokset asetetaan yleisesti lausuttavaksi. Kotiseutuliitto kannustaa lausuntojen pyytämiseen matalalla kynnyksellä niiltä kohderyhmiltä, joita valmisteltava päätös koskee.
2. Asiakirjan linjaus henkilötietojen säilyttämisestä ja arvonmäärityksestä on erittäin kannatettava. Henkilötietojen harkitsematon hävittäminen olisi tuhoisaa. Yhteiskunta ei ole vain rakenteita, vaan ihmisten ja ihmisryhmien toimintaa.
6. Luku on konkreettinen ja asiat on käsitelty sopivassa laajuudessa. Esimerkit ovat tarpeellisia ja hyvin valittuja.
6.5. Kotiseutututkimus on merkittävä ja koko ajan lisääntyvä asiakirjojen käyttömuoto. Kotiseutuliitto esittää sen lisäämistä taulukon 3 kohtaan tutkimus.
6.7. Digitaalisen arkistoinnin priorisointi on järkevää ja kannatettavaa. Vaikka asiakirja ei käsittelekään arkistotiedon käytettävyyttä ja saavutettavuutta, esitys jättää avoimeksi, miten ne voidaan digitaalisen asiakirjatiedon osalta varmistaa erityisesti niiden arkistojen osalta, jotka eivät tule siirtymään Kansallisarkistoon (esim. kunnat).
7. Käsitteiden määrittely on tarpeellista. Viittaukset lainsäädännön määrityksiin eivät aina ole riittäviä, sillä ne käytännössä rajaavat käsitteitä vain asiantuntijakäyttöön.