Suositus kotiseutuarkistoista

Hyväksytty Suomen Kotiseutuliiton hallituksessa 27.10.2000

Tämä suositus on tarkoitettu kunnallista kotiseutuarkistotoimintaa varten. Vaikka lähtökohtana suosituksessa on, että kotiseutuarkistot ovat osa kunnan toimintaa, suositus on sovellettavissa myös yhdistysten ylläpitämiin kotiseutuarkistoihin.

Suositus kumoaa Suomen Kotiseutuliiton 27.1.1983 hyväksymän suosituksen kotiseutuarkistoista. Muuttuneen lainsäädännön (arkistolaki 1994, kuntalaki 1995, henkilötietolaki 1999) lisäksi suositus pohjautuu vuonna 1999 toteutetun valtakunnallisen kotiseutuarkistokyselyn tuloksiin.

Suosituksen tarkoituksena on edistää koko maan kattavan kotiseutuarkistojärjestelmän luomista ja toimintaa. Tavoitteena on kotiseutuarkistojen avulla turvata paikallisen asiakirja-aineiston sekä henkisen perinteen keruu, tallentaminen ja asettaminen tutkimuksen ja muun käytön ulottuville. Kotiseutuarkisto on tärkeä perusta paikallisidentiteetin voimistamiseksi tehtävälle työlle mm. kouluopetuksen ja kunnan kulttuuritoiminnan piirissä.

TEHTÄVÄT

Kotiseutuarkiston tehtävänä on tallentaa paikallinen yksityisluontoinen arkistoaines sekä paikkakunnan henkinen perinne, saada se säilymään ja saattaa käytettäväksi siten, että se palvelee sekä yleisen että paikallisen tutkimuksen, opetuksen, harrastustoiminnan ja käytännön tarpeita.

AINEISTO

Valtion- ja kunnallishallinnon sekä ortodoksisen kirkon arkistoja säädellään arkistolailla ja ev.lut. seurakuntien arkistoja kirkkolailla. Nämä arkistot eivät kuulu kotiseutuarkistoon. Jos kotiseutuarkistoon toimitetaan valtion, kunnan tai kirkollisiin arkistoihin kuuluvia asiakirjoja, nämä on toimitettava välittömästi säilytettäväksi asianomaiseen arkistoon.

Kotiseutuarkistoon kuuluvat ne paikallistason yksityisluontoiset aineistot, jotka eivät muutoin ole päätyneet säännöllisen ja julkisen arkistonhoidon piiriin.

Kotiseutuarkistoon voivat kuulua mm. paikalliset

- yhdistysten, seurojen ja kansanliikkeiden arkistot

- osuuskuntien ja liikelaitosten arkistot

- perheiden, sukujen ja talojen arkistot

- yksityishenkilöiden arkistot

Arkistoon kuuluvat paperimuotoisten asiakirjojen ohella mm. kartat ja piirustukset, valokuvat, filmit, ääninauhat, videokasetit, ATK-aineistot, käsikirjoitukset ja edellä mainittujen jäljennökset ja kopiot, painotuotteiden arkistokappaleet sekä muut paikallisen perinteen tallentamiseen liittyvät dokumentit.

HALLINTO

Kotiseutuarkistotoimintaa hoitavien ja kotiseutuarkistoja ylläpitävien organisaatioiden tulee määritellä kotiseutuarkiston asema organisaatiossa ja käytännön hoitovastuu. Kuntien toimiessa tässä tehtävässä toiminta järjestetään samoin kuin kunnan muiden tehtävien hoito. Kotiseutuarkistoja ylläpitävien kotiseutuyhdistysten sääntöjen tulee sisältää vastaavat määräykset.

ARKISTON SIJOITUSPAIKKA

Kotiseutuarkiston sijaintipaikkaa valittaessa on otettava huomioon tilojen arkistokelpoisuus. Arkistotiloja valittaessa on kiinnitettävä huomiota kotiseutuarkiston toimivuuteen, mm. yleisönpalvelutilojen osalta.

Paikallisista olosuhteista riippuen kotiseutuarkisto voidaan sijoittaa kunnanarkistoon, kunnankirjastoon, paikalliseen museoon tai alueen maakunta-arkistoon. Erityistapauksissa sijoituspaikka voi olla kotiseutuyhdistyksen tiloissa, mikäli ne täyttävät edellä mainitut vaatimukset.

TOIMINTA JA HOITO

Kotiseutuarkistolla tulee aina olla vastuullinen hoitaja, joka vastaa ja huolehtii kotiseutuarkiston käytännön toiminnasta.

Kotiseutuarkiston käyttöön asettamisesta vastaa sen säilyttäjä. Kotiseutuarkiston vastuullinen hoitaja huolehtii aineiston asianmukaisesta vastaanottamisesta, hoidosta ja käyttöön asettamisesta. Annettaessa asiakirjoja käytettäväksi tutkijoille ja muille asiakkaille vastuullisen hoitajan on toimittava henkilötieto- ja julkisuuslainsäädännön mukaan ja kyseisen arkiston luovuttajan mahdollisesti asettamia käyttörajoituksia noudattaen.

Kotiseutuarkisto laatii säännöt käytännön toiminnalleen, tekee esityksiä tarvittavista henkilö- ja muista resursseista, huolehtii koulutuksen järjestämisestä paikallistasolla ja edistää kaikin tavoin paikallisen perinteen tallennusta ja tutkimusta.

YHTEISTYÖ

Kotiseutuarkistot toimivat yhteistyössä arkistolaitoksen, erityisesti alueen maakunta-arkiston, ja Suomen Kotiseutuliiton kanssa. Viimeksi mainitun tehtävänä on huolehtia yleisestä kotiseutuarkistokoulutuksesta ja tiedotustoiminnasta.

Kukin maakunta-arkisto järjestää toimialueellaan sellaisia koulutustilaisuuksia ja kursseja, joista on hyötyä kotiseutuarkiston hoidossa