Jäsenrekisteri ja rekisteriseloste

Yhdistyslain mukaan hallituksen on pidettävä yhdistyksen jäsenistä luetteloa, eli rekisteriä. Rekisterinpitäjän on puolestaan henkilötietolain mukaan laadittava henkilörekisteristä rekisteriseloste. Tälle sivulle on koottu ohjeita aiheesta yhdistysten näkökulmasta.

Jäsenrekisteristä vastaa usein esimerkiksi yhdistyksen sihteeri, taloudenhoitaja tai muu hallituksen jäsen, jonka erityiseksi tehtäväksi on määrätty jäsenrekisteristä huolehtiminen. Hallituksen on yhdessä huolehdittava siitä, ettei luettelossa ole virheellisiä, epätäydellisiä tai vanhentuneita tietoja.

Yhdistyksen jäsenluettelo on henkilötietolaissa määritelty henkilörekisteri. Siihen on merkittävä vähintään kunkin jäsenen koko nimi sekä kotipaikka. Jäsenrekisteri sisältää usein lisäksi jäsenten yhteystiedot, jäsenmaksutietoja, jäseneksi liittymisen ajankohdan ja muita yhdistyksen toiminnan kannalta oleellisia tietoja.

Kaikkien jäsenrekisteriin merkittävien tietojen on oltava yhdistyksen toiminnan kannalta tarpeellisia.

Arkaluonteiset tiedot

Jäsenrekisteriin ei saa tallentaa arkaluonteisia tietoja. Arkaluonteisina pidetään sellaisia tietoja, jotka kuvaavat henkilön rotua tai etnistä alkuperää, vakaumusta tai ammattiliittoon kuulumista, rikollista tekoa, tai rangaistusta, terveydentilaa, sairautta, vammaa tai hoitotoimenpiteitä, seksuaalista suuntautumista tai sosiaalihuollon tarvetta, tukitoimia ja muita sosiaalihuollon etuuksia.

Arkaluonteisia tietoja saa kuitenkin tallentaa jäsenluetteloon jäsen nimenomaisella suostumuksella. Arkaluonteiset tiedot on poistettava rekisteristä heti, kun niille ei ole enää tarvetta. Arkaluonteisia tietoja ovat esimerkiksi henkilötunnukset ja ruoka-aineallergiat. Jälkimmäisen voi kiertää pyytämällä terveystiedoiksi katsottujen allergioiden sijaan jäseniä ilmoittamaan erityisruokavalionsa.

Tietojen käsitteleminen ja suojaaminen

Jäsenluettelon tietoja pitää käsitellä lain mukaisesti ja huolellisesti, eikä jäsenten yksityisyyttä saa loukata. Kerättävät ja käsiteltävät tiedot on suojattava asiattomalta pääsyltä tietoihin sekä tietojen hävittämiseltä, muuttamiselta, luovuttamiselta, siirtämiseltä ja muulta laittomalta käsittelyltä. Jäsenrekisteriä on syytä säilyttää esimerkiksi salasanan takana ja vain rekisteristä vastaavan henkilön saatavilla.

Kullakin jäsenellä on oikeus saada tietää, mitä tietoja hänestä itsestään on jäsenrekisteriin tallennettu. Tietojen suojaaminen luovuttamiselta tarkoittaa sitä, ettei jäsenrekisterin tietoja saa luovuttaa edes yhdistyksen muille jäsenille. Henkilötietolaki määrää myös vaitiolovelvollisuudesta. Mikäli jäsenrekisteriä hallitessaan on saanut tietää jotakin toisen henkilön ominaisuuksista, henkilökohtaisista oloista tai taloudellisesta asemasta, ei saamiaan tietoja saa ilmaista sivulliselle.

Yhdistyksen jäsenillä on oikeus tietää muiden jäsenten nimet ja kotipaikat. Tällaista tietoa voidaan tarvita muun muassa silloin, kun yhdistyksen säännöt määräävät yhdistyksen kokouksen voivan kokoontua tietyn määrän jäsenistöstä sitä vaatiessa.

Rekisteriseloste

Rekisterinpitäjän on henkilötietolain mukaan laadittava henkilörekisteristä rekisteriseloste. Tämä koskee siis myös yhdistysten jäsenluetteloita. Rekisteriselosteen on sisällettävä seuraavat asiat:

  • rekisterinpitäjän ja tarvittaessa tämän edustajan nimi ja yhteystiedot
  • henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
  • kuvaus rekisteröityjen ryhmästä tai ryhmistä ja näihin liittyvistä tiedoista tai tietoryhmistä
  • mihin tietoja säännönmukaisesti luovutetaan ja siirretäänkö tietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
  • kuvaus rekisterin suojauksen periaatteista

Rekisterinpitäjän on pidettävä rekisteriseloste jokaisen saatavilla. Valmiita lomakkeita ja ohjeet rekisteriselosteen tekoon saa sähköisenä Tietosuojavaltuutetun toimistosta. Rekisteriselosteen voi sijoittaa esimerkiksi järjestön verkkosivuille.

Lähde: HYY:n järjestöwiki

Henkilötietolaki / Finlex.fi

Tietosuojavaltuutetun malli rekisteriselosteesta